Werking van de Raad van Bestuur Voorbeeldclausules

Werking van de Raad van Bestuur. Algemene bepalingen

Werking van de Raad van Bestuur. Planning en agendapunten van de vergaderingen van de Raad van Bestuur Oproeping tot de vergadering en voorafgaande verspreiding van documenten

Werking van de Raad van Bestuur. Het interne reglement van de Raad van Bestuur is een onderdeel van het Corporate Governance Charter. De Raad van Bestuur vergaderde tien (10) maal in 2023 en besprak onder meer de volgende aangelegenheden: • Financiële resultaten van de Groep • Financiële en juridische risico’s waaraan de Groep onderhevig is • Strategisch beleid • Beleid inzake dividenden • Budget voor het volgende boekjaar • Uitbreiding in Maleisië • Toeleveringsketen • Aandelenovereenkomst Xpeqt NV • Operationele vooruitbetalingen aan X-FAB • Wijzigingen in de aandeelhoudersstructuur • Aanbevelingen van het Auditcomité en het Benoemings- en Remuneratiecomité • CSRD-/ESG-comité. De effectiviteit van de Raad van Bestuur en de comités wordt opgevolgd en elke drie jaar geëvalueerd om mogelijke verbeteringen aan te brengen in het bestuur van Melexis. De meest recente evaluatie vond plaats in 2023 onder leiding van de voorzitter. Tijdens de evaluatie wordt bijzondere aandacht besteed aan: Het functioneren van de Raad van Bestuur en de comités De grondigheid waarmee belangrijke materie wordt voorbereid en besproken De effectiviteit van de interactie met het Uitvoerend Management De kwaliteit van de verstrekte informatie De individuele bijdrage van elke bestuurder. Het algemene resultaat van de evaluatie was zeer positief. Het ruim op tijd verstrekken van gedetailleerde (technische) informatie, met inbegrip van de daarmee samenhangende risico's en risicobeperking, aan elke directeur blijft van essentieel belang.

Werking van de Raad van Bestuur. In principe komt de Raad van Bestuur minstens vijf keer per jaar bijeen. Bijkomende vergaderingen kunnen te allen tijde met passende kennisgeving worden bijeengeroepen om specifieke zakelijke behoeften te bespreken. In 2021 is de Raad van Bestuur in totaal twaalf (12) keer bijeengekomen. Alle bestuursleden (of hun vertegenwoordigers) tekenden present. De belangrijkste onderwerpen die in 2021 door de Raad van Bestuur werden besproken, waren: • de financiële en algemene prestaties van de Groep; • voortdurend toezicht op de cashflowsituatie, het actieplan voor aankopen en de maatregelen in het kader van COVID-19; • executie, evaluatie en opvolging van initiatieven op het vlak van gezondheid en veiligheid; • grondige doorlichting van de vorderingen die zijn gemaakt met NEXT, ons driejarige transformatie- en winstverhogingsprogramma; • algemene strategische, financiële en operationele zaken van de Vennootschap; • goedkeuring van de verkoop van Balta home, Captiqs en Residential Broadloom PP aan Victoria PLC; • op aanbeveling van het Auditcomité, goedkeuring van de driemaandelijkse en halfjaarlijkse financiële resultaten en de bijbehorende verslagen en persberichten, herfinancieringsmogelijkheden, het budget voor 2021 en de wijziging van het RCF; • op aanbeveling van het Remuneratie- en Benoemingscomité, de goedkeuring van de bonus voor 2020 en het bonussysteem voor 2021 voor de leden van het Managementcomité, en de benoeming van een nieuwe bestuurder; • opvolging van specifieke acties en projecten en goedkeuring van relevante documenten die verband houden met die projecten; • goedkeuring van de bedrijfsstrategie (vereffeningen, aandelenoverdrachten, …). De Raad van Bestuur wordt samengeroepen door de voorzitter of de CEO telkens wanneer het belang van de Vennootschap dat vereist, of op verzoek van twee bestuurders. Onder leiding van de voorzitter zal de Raad regelmatig zijn omvang, samenstelling en werking en die van zijn comités evalueren, evenals de relatie met het uitvoerend management. De CEO en andere uitvoerende managers worden uitgenodigd om de vergaderingen bij te wonen als dat nodig wordt geacht. De Chief Financial Officer (‘CFO’) is aanwezig op alle vergaderingen van de Raad van Bestuur en ook andere leden van het Managementcomité worden regelmatig uitgenodigd. Dat garandeert een goede interactie tussen de Raad van Bestuur en het management van Balta.

Werking van de Raad van Bestuur. 1. Frequentie van de vergaderingen en agenda

Werking van de Raad van Bestuur. 13.2.1 Samenstelling van de Raad van Bestuur‌ De Raad van Bestuur bestaat uit enerzijds (maximum zeven) interne bestuurders, dat zijn bestuurders die tevens aandeelhouder-melkveehouder zijn van Milcobel, en anderzijds (maximum drie) externe bestuurders, dat zijn bestuurders die geen aandeelhouder zijn van Milcobel. De leden van de Raad van Bestuur worden benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders. De duurtijd van hun mandaat bedraagt hoogstens vier jaar. Elk mandaat verstrijkt met de afsluiting van een jaar- vergadering. Het mandaat is tweemaal hernieuwbaar voor zover de betrokkene nog over de vereiste hoeda- nigheden beschikt. Indien een bestuurder niet tijdig vervangen of verkozen wordt, blijft hij zijn mandaat waar- nemen tot hij vervangen of herkozen is. Het mandaat vervalt met onmiddellijke ingang van rechtswege, met uitzondering van de externe bestuurders, indien de bestuurder geen aandeelhouder en melkveehouder meer is of indien hij de melk en/of room van zijn koeien die hij voor verkoop aan de zuivelfabriek bestemt niet meer levert aan Milcobel. Het mandaat van een interne bestuurder die de wettelijke pensioenleeftijd geldig in Bel- gië bereikt heeft, vervalt op de algemene vergadering van aandeelhouders volgend op het bereiken van die leeftijd. De Raad van Bestuur kiest onder zijn leden een voorzitter en één of meerdere ondervoorzitters voor een periode van vier jaar. Xxxxx Xxxxxxxx (interne bestuurder) is verkozen tot voorzitter van de Raad van Bestuur. Op datum van het Prospectus bestaat de Raad van Bestuur uit zes interne bestuurders en twee externe be- stuurders. Voor de identificatie van deze bestuurders, evenals de looptijd van hun benoeming, wordt verwe- zen naar sectie 11.1 (Leden van de Raad van Bestuur). 13.2.2 Bevoegdheid‌ De Raad van Bestuur is met de meeste uitgebreide macht bekleed voor alle handelingen zowel van bestuur als van beschikking in alle aangelegenheden die Milcobel aanbelangen, behalve voor die handelingen waar- voor volgens de wet of de statuten enkel de algemene vergadering van aandeelhouder bevoegd is. Als dus- danig heeft de Raad van Bestuur in essentie de rol om de coöperatieve ledenbeweging te organiseren, de strategische beslissingen te nemen op groepsniveau, toezicht te houden op het beleid van de groepsdirectie evenals de CEO te benoemen, te evalueren en desgevallend te ontslaan. De groepsdirectie geeft verdere uitvoering aan de beslissingen genomen door de Raad van Bestuur. Zij wordt benoemd door de...

Werking van de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur komt in principe ten minste vijf maal per jaar samen. Op voorwaarde dat ze op gepaste wijze worden bekendgemaakt, kunnen er op elk moment bijkomende vergaderingen worden bijeengeroepen om specifieke behoeften van de Vennootschap te bespreken. In 2018 kwam de Raad van Bestuur acht maal samen. Bij twee gelegenheden heeft de Raad van Bestuur beslissingen genomen met eenparige schriftelijke besluitvorming. Kairos Management bvba, vertegenwoordigd door Xxx Xxxxxxxxxxx 5/5 100% Xxxxxxx Xxxxxxx 8/8 100% Xxxxxx Xxxxxx 8/8 100% Xxxxxxxx Xxxxxxxx 2/2 100% Xxxx Xxxxx 6/6 100% Xxxxxx Xxxxxx 8/8 100% Xxxxxxx Xxxxxxxx 8/8 100% Xxxxxxx Xxxxxxx 8/8 100% Accelium bvba, vertegenwoordigd door Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx 8/8 100% Xxxxx Xxxxxx 8/8 100% Op elke vergadering heeft de Raad van Bestuur de fi vooruitzichten van de Vennootschap voor de korte to besproken. Bij elke gelegenheid werd een update gegeven over de gezondheids- en De Raad van Bestuur heeft samen met de managementte rojecten van nabij opgevolgd. De Raad van Bestuur wordt samengeroepen door de voorzitter of de CEO telkens wanneer het belang van de Vennootschap dit vereist of op verzoek van twee bestuurders. Onder leiding van de voorzitter zal de raad regelmatig zijn omvang, samenstelling en werking en die met het uitvoerend management. De CEO en andere uitvoerende managers worden uitgenodigd om de vergaderingen bij te wonen. De Chief Financial Officer (CFO) is aanwezig op alle vergaderingen van de Raad van Bestuur en ook elmatig uitgenodigd. Dat garandeert een goede interactie tussen de Raad van Bestuur en het management.

Werking van de Raad van Bestuur. Planning en agendapunten van de vergaderingen van de Raad van Bestuur

Werking van de Raad van Bestuur. Vergaderingen van de raad van bestuur

Werking van de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur vergadert indien de belangen van de Vennootschap dit vereisen of op verzoek van ten minste twee bestuurders. De Raad van Bestuur komt in ieder geval niet minder dan vijf maal per jaar samen. In 2023 vergaderde de Raad van Bestuur 24 maal. In het algemeen kunnen de Raad van Bestuur en de Comités van de Raad van Bestuur geldig besluiten met gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders, maar voor bepaalde bestuurskwesties is een tweederdemeerderheid vereist (bijvoorbeeld bij besluiten inzake de goedkeuring van alle hernieuwingen of wijzigingen van het beheerscontract en bepaalde besluiten betreffende de administratieve wettelijke status van statutaire werknemers). Bij staking van stemmen is de stem van de Voorzitter doorslaggevend. Het Corporate Governance Charter van de Vennootschap weerspiegelt de principes die de Raad van Bestuur en de Comités van de Raad van Bestuur hanteren. Het Corporate Governance Charter bepaalt, onder andere, dat de beslissingen van de Raad van Bestuur van strategisch belang, met inbegrip van de goedkeuring van het ondernemingsplan en het jaarlijkse budget en beslissingen betreffende strategische overnames, allianties en overdrachten, moeten worden voorbereid door een vast of een ad hoc Comité van de Raad van Bestuur. Voor deze beslissingen zal de Raad van Bestuur ernaar streven om een breed draagvlak te vinden onder de verschillende belanghebbende partijen, met dien verstande dat, na passende dialoog en overleg, de Voorzitter van de Raad van Bestuur het betrokken voorstel ter stemming kan voorleggen en het voorstel aangenomen zal zijn indien het wordt goedgekeurd door een meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Evaluatieproces van de Raad van Bestuur Onder leiding van de Voorzitter evalueert de Raad van Bestuur regelmatig zijn eigen strekking, zijn samenstelling en zijn prestaties en die van de Comités van de Raad van Bestuur, alsook de interactie met het Executive Committee. Indien nodig, stelt de Voorzitter de nodige maatregelen voor om bepaalde tekortkomingen van de Raad van Bestuur of van een Comité van de Raad van Bestuur te verhelpen. De Raad van Bestuur heeft een externe evaluatie laten uitvoeren over zijn werking en samenstelling. Deze externe beoordeling onder leiding van Guberna vond plaats tussen september en november 2022. De resultaten van deze evaluatie werden voorgesteld aan de Raad van Bestuur in december 2022 en er werd gewerkt aan initiatieven die ervoor moeten zorgen da...