Indexação. 22.18.6.1. A atividade de indexação deverá ser realizada mediante a atribuição de nomenclatura padronizada específica em relação aos arquivos resultantes do processo de digitalização, nos seguintes formatos, que será definida e poderá ser oportunamente alterada pela CONTRATANTE.
Indexação. A análise e a representação temática do conteúdo de um item, ou indexação, deverão ser feitas por meio de vocabulário controlado. Para a indexação dos materiais será utilizada a lista de cabeçalhos de assunto da Biblioteca Nacional, disponível em xxx.xx.xx e da Library of Congress, disponível em xxx.xxx.xxx.
Indexação. 8.6.1 Deverá automatizar a produção de documentos por meio da exibição de formulários e modelos predefinidos.
8.6.2 Deverá aceitar o conteúdo do documento, bem como as informações que definem sua aparência, mantendo as associações entre os objetos digitais que compõem o documento, isto é, anexos e links de hipertexto.
8.6.3 Deverá permitir a inserção de todos os metadados obrigatórios e opcionais definidos na sua configuração e garantir que se mantenham associados ao documento.
8.6.4 Deverá permitir que sejam definidos metadados obrigatórios e opcionais de acordo com os tipos documentais e/ou itens dos níveis de classificação.
8.6.5 Deverá preencher de forma automática os metadados nos documentos que possuam essa característica
8.6.6 Deverá prever a inserção dos metadados obrigatórios no momento da captura de processos e documentos.
8.6.7 Deverá ser capaz de atribuir um número identificador a cada dossiê/processo e documento capturado, que serve para identificá-lo desde o momento da captura até sua destinação final no SIGAD. O formato do número identificador será atribuído pela solução BPM de forma automática e sequencial visando manter a integridade e segurança.
8.6.8 Deverá gerar automaticamente o número identificador atribuído pelo sistema sendo vedada sua introdução manual e alteração posterior.
8.6.9 Deverá ser capaz de registrar um número de protocolo automaticamente.
8.6.10 Deverá garantir que os metadados associados a um documento sejam inseridos somente por usuários autorizados.
8.6.11 Deverá garantir que os metadados associados a um documento sejam alterados somente por administradores e usuários autorizados e devidamente registrados em trilhas de auditoria.
8.6.12 Deverá ser capaz de relacionar um documento digital (objeto digital) a mais de um dossiê ou processo.
8.6.13 Deverá garantir a visualização do registro de entrada do documento no sistema com todos os metadados inseridos automaticamente e os demais atribuídos pelo usuário.
8.6.14 Deverá garantir a inserção de outros metadados após a captura.
8.6.15 Para cada documento capturado, o sistema deverá acompanhar automaticamente os prazos de guarda determinados para classe à qual pertence.
8.6.16 Capturar qualquer tipo de formato de documentos sem restrição de tamanho;
8.6.17 Permitir que o conteúdo dos documentos em forma de texto possa ser pesquisado;
8.6.18 Possibilitar a aplicação do Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade, vinculada ou não às suas diversas tipolo...
Indexação. 3.6.8.1 A cada imagem será associado um registro em banco de dados relacional, contendo informações descritivas do documento. A indexação poderá ser do tipo manual ou automático. Integrações com base de dados preexistentes para cruzamento de dados também se fazem necessárias no escopo do projeto, visando a integração da solução com aplicações do legado.
3.6.8.2 Deverá ser utilizada solução tecnológica capaz de se adequar aos diferentes tipos de indexação a documentos, a qual deverá conter: ▪ Controle de acesso aos indexadores; ▪ Possibilidade de indexação automática ou manual com dupla digitação; ▪ Leitura dos principais padrões de código de barras utilizados no mercado em pelo menos quatro diferentes orientações: 0°, 90°, 180° e 270°; ▪ Definição de zonas para separação lógica dos documentos; ▪ Definição de zonas para identificação automática do formulário;
3.6.8.3 Cada documento conterá até 4 (quatro) campos que devem ser indexados com até 50 caracteres no total;
Indexação. Deve garantir que o processo de indexação não requeira qualquer alteração dos dados originais da instituição.
Indexação. 5.3.5.1. A indexação dos arquivos será realizada pela contratada de acordo com os seguintes metadados utilizados pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI): Tipo de processo (metadado obrigatório); Especificação (metadado obrigatório); Classificação por assunto (metadado obrigatório); Interessados (metadado obrigatório); Observação (metadado facultativo). Nível de acesso (metadado obrigatório) Nível de acesso (metadado obrigatório)
Indexação. 3.5.2.5.1. Para que seja possível a recuperação das imagens é necessária a atribuição de índices estruturados que deverão basear-se nos dados dos documentos digitalizados;
3.5.2.5.2. A CONTRATADA deverá montar um processo de carga que permita as importações dos dados de indexação e das imagens para a solução de digitalização;
3.5.2.5.3. Para fins de facilitar a formação da estrutura de indexação dos documentos digitalizados, a CONTRATADA poderá considerar os seguintes parâmetros, que podem ser modificados mediante acordo prévio, a depender do projeto:
a) Número de identificação;
Indexação. Inclusão de índices, possibilitando a busca pelos documentos ou informações neles contidas. Estes campos serão criados e disponibilizados de acordo com as especificações do contratante.
Indexação. 19.1. A cada imagem será associado um registro em banco de dados relacional, contendo informações descritivas do documento. A indexação poderá ser do tipo manual ou automático. Integrações com base de dados preexistentes para cruzamento de dados também se fazem necessárias no escopo do projeto, visando à integração da solução com aplicações do legado.
19.2. Deverá ser utilizada solução tecnológica capaz de se adequar aos diferentes tipos de indexação a documentos, a qual deverá conter:
19.2.1. Controle de acesso aos indexadores;
19.2.2. Controle de produção, retornando relatórios gerenciais para acompanhamento;
19.2.3. Sistemática para digitação;
19.2.4. Possibilidade de indexação automática ou manual com dupla digitação;
19.2.5. Possibilidade de indexação remota através do ambiente WEB;
19.2.6. Validação da indexação com regras predefinidas (exemplo: CPF);
19.2.7. Validação da indexação em base de dados preexistente;
19.2.8. Melhoramento da imagem de zonas previamente definidas;
19.2.9. Possibilidade de criação de perfis de tratamento de imagem;
19.2.10. Leitura dos principais padrões de código de barras utilizados no mercado em pelo menos quatro diferentes orientações: 0°, 90°, 180° e 270°;
19.2.11. Definição de zonas para separação lógica dos documentos;
19.2.12. Definição de zonas para identificação automática do formulário;
19.2.13. Verificação do campo indexado com recurso de auto zoom.
19.2.14. Recurso nativo de exportação de índices para arquivo tipo texto ASCII;
19.2.15. Recurso nativo de exportação de índices para banco de dados via ODBC.
Indexação. A indexação de documentos é a criação de um índice que tem como principal objetivo facilitar a pesquisa, visualização e a localização de todos os documentos digitalizados que irão compor o acervo. No contexto em questão, caberá à CONTRATADA realizar a indexação dos documentos digitalizados, considerando informações tais como o número do processo, número do protocolo, tipo de processo e Metadados mínimos exigidos do Decreto 10.278/2020, anexo II, item “a”: Metadados Definição