Funzioni e poteri dell’OdV. Le funzioni istituzionali dell’OdV sono state indicate all’art. 6, co. 1, lett. b) del Decreto, e sono ricomprese nelle seguenti espressioni: vigilare sul funzionamento e sull’osservanza dei Modelli; curare il loro aggiornamento. In particolare, l’OdV di ADR Assistance è chiamato a vigilare in merito: all’effettiva capacità del Modello di prevenire la commissione dei reati e degli illeciti amministrativi previsti dal Decreto; all’osservanza delle prescrizioni del Modello da parte dei Destinatari, verificando la coerenza tra i comportamenti concreti e il Modello definito, proponendo l’adozione degli interventi correttivi e l’avvio dei procedimenti disciplinari nei confronti dei soggetti interessati; all’aggiornamento del Modello, laddove si riscontrino esigenze di adeguamento in relazione all’ampliamento del novero dei reati e degli illeciti amministrativi rilevanti ai sensi del Decreto ovvero alle sopravvenute variazioni organizzative in relazione alle quali l’OdV effettua proposte di adeguamento. A fronte degli obblighi di vigilanza sopra riportati l’OdV è chiamato, in un’ottica operativa, a svolgere i seguenti specifici compiti: con riferimento alla verifica dell’efficacia del Modello: - condurre ricognizioni dell’attività aziendale ai fini della valutazione sull’aggiornamento della mappatura dei processi e delle aree di attività a potenziale rischio 231; - verificare l’adeguatezza delle soluzioni organizzative adottate per l’attuazione del Modello (definizione delle clausole standard, formazione del personale, provvedimenti disciplinari, etc.), avvalendosi delle Unità / Strutture aziendali competenti, nonché, eventualmente, delle Direzioni aziendali competenti di ADR; con riferimento alla verifica dell’osservanza del Modello: - stimolare la promozione di idonee iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione dei principi del Modello; - raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del Modello, nonché aggiornare periodicamente la lista delle informazioni che devono essere trasmesse all’OdV o messe a sua disposizione; - in ogni caso, effettuare periodicamente verifiche ispettive interne sull’operatività posta in essere nell’ambito delle attività sensibili o non ancora pienamente rispondenti ai principi di controllo; - condurre le indagini interne, anche ricorrendo al supporto di professionisti esterni, per l’accertamento di presunte violazioni delle prescrizioni del Modello; con rife...
Funzioni e poteri dell’OdV. L’OdV ha il compito di svolgere le seguenti attività:
a. provvedere, nell’ambito aziendale, alla diffusione, conoscenza e comprensione del Modello;
b. vigilare sull’osservanza e corretta attuazione del Modello;
c. vigilare sull’efficacia nel tempo del Modello, con particolare riferimento ai comportamenti riscontrati nell’ambito aziendale. Le attività svolte dall’OdV in ordine alla adeguatezza del Modello non sono soggette alla valutazione degli organi della Società; ciò nonostante, rimane in capo al Consiglio di Amministrazione la responsabilità in merito all’adeguatezza ed all’efficacia del Modello;
d. promuovere l’aggiornamento del Modello nell’ipotesi in cui si renda necessario e/o opportuno effettuare correzioni e adeguamenti dello stesso, a seguito delle mutate condizioni aziendali e/o legislative, segnalando con immediatezza al Consiglio di Amministrazione la necessità di procedere alle integrazioni ed agli aggiornamenti;
e. eseguire verifiche periodiche nella Società finalizzate alla corretta applicazione delle procedure descritte nel Modello e dei principi contenuti nel Codice Etico (per le parti relative alla prevenzione della commissione dei reati Presupposto). L’OdV accerta che le procedure interne redatte al fine di prevenire la commissione dei reati vengano documentate per iscritto;
f. segnalare tempestivamente al Consiglio di Amministrazione qualsiasi violazione del Modello ritenuta significativa, di cui l’OdV sia venuto a conoscenza per segnalazione da parte dei dipendenti o per verifica dell’OdV stesso;
g. comunicare e relazionare al Consiglio di Amministrazione le attività svolte, le segnalazioni ricevute, gli interventi correttivi e migliorativi del Modello. In ogni caso, ogni anno verrà trasmessa al Consiglio di Amministrazione una relazione riepilogativa sull’attività svolta nel corso dell’anno, le attività cui non si è potuto procedere per ragioni di tempo e/o di risorse, i necessari e/o opportuni interventi correttivi del Modello, altro ritenuto utile e necessario;
h. documentare e riportare al Consiglio di Amministrazione le conclusioni relative alle verifiche effettuate, segnalando le problematiche emerse e i provvedimenti da adottare per correggere tali situazioni;
i. raccogliere e conservare in uno specifico archivio, con accesso riservato solo ai membri dell’OdV, la documentazione e le informazioni di rilievo ottenute nell’esecuzione delle attività di controllo e verifica; tali informazioni sono considerate riservate e potranno e...
Funzioni e poteri dell’OdV. All’OdV è affidato il compito di vigilare: − sull'osservanza delle prescrizioni del Modello da parte dei Destinatari; − sull'efficacia ed effettiva capacità del Modello di prevenire la commissione dei reati previsti dal Decreto; − sull'opportunità di aggiornamento del Modello, proponendo al CDA l’adozione delle modifiche rese necessarie in dipendenza di novità normative o mutamenti nella realtà aziendale. L'OdV ha, in particolare, i seguenti poteri: − coordinarsi con le funzioni aziendali (anche attraverso apposite riunioni) per l’aggiornamento della mappatura delle Aree a rischio ed il migliore monitoraggio delle attività svolte nel loro ambito. A tal fine, l’OdV viene tenuto costantemente informato sull'evoluzione delle attività nelle suddette aree e ha libero accesso a tutta la documentazione aziendale rilevante. All’OdV devono essere inoltre segnalate da parte del management eventuali circostanze che possano esporrel'azienda al rischio di reato; − attivare idonee procedure di controllo al fine di vigilare sull’osservanza del Modello;
Funzioni e poteri dell’OdV. In conformità alle indicazioni fornite dal Decreto e dalle Linee Guida delle Associazioni di categoria precedentemente citate, l’intervento dell’OdV, al fine di eliminare o ridurre i rischi di commissione dei Reati, si delinea in generale nelle attività seguenti: • vigilare periodicamente sull’effettiva applicazione del Modello da parte dei destinatari (Dipendenti, Collaboratori, Amministratori, Sindaci etc.) in relazione alle diverse tipologie di Reati contemplate dal d. lgs. 231/2001; • vigilare sulla reale efficacia del Modello in relazione alla struttura aziendale ed alla effettiva capacità di prevenire la commissione dei Reati di cui al d. lgs. 231/2001; • analizzare il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del Modello; • individuare e proporre al Consiglio di Amministrazione aggiornamenti e modifiche del Modello stesso laddove si riscontrino esigenze di adeguamento in relazione a mutate condizioni aziendali e/o normative; • verificare che le proposte di aggiornamento e modifica formulate al Consiglio di Amministrazione siano effettivamente recepite nel Modello. Nell’ambito delle funzioni sopra descritte sono assegnati all’OdV i seguenti compiti: • effettuare interventi periodici volti all’accertamento di quanto previsto dal Modello e per vigilare affinché:
Funzioni e poteri dell’OdV. L’OdV, nel perseguimento della finalità di vigilanza sull’effettiva attuazione del Modello adottato dall’Organizzazione, è titolare dei seguenti poteri di iniziativa e controllo, che esercita nel rispetto delle norme di legge, nonché dei diritti individuali dei lavoratori e delle persone interessate: • svolge periodica attività ispettiva; • ha accesso a tutte le informazioni concernenti le attività a rischio; • può chiedere informazioni o l’esibizione di documenti, pertinenti alle attività a rischio, ai dirigenti della Società, nonché a tutto il personale dipendente che svolga attività a rischio o alle stesse sovrintenda; • qualora necessario, può chiedere informazioni o l’esibizione di documenti, pertinenti alle attività a rischio, agli amministratori, al Collegio Sindacale o all’organo equivalente; • può chiedere informazioni o l’esibizione di documenti pertinenti alle attività a rischio a collaboratori, consulenti e rappresentanti esterni alla società ed in genere a tutti i soggetti tenuti all’osservanza del Modello; • riceve periodicamente informazioni dai responsabili delle attività a rischio; • può rivolgersi, dopo averne informato l’Organo Amministrativo, a consulenti esterni per problematiche di particolare complessità o che richiedono competenze specifiche; • sottopone all’Organo Amministrativo le proposte di adozione di procedure sanzionatorie; • sottopone il modello a verifica periodica e ne propone l’aggiornamento. Per garantire un efficace ed effettivo svolgimento delle proprie funzioni, oltre alle eventuali disposizioni generali dettate dall’Organo Amministrativo l’OdV stabilisce apposite regole operative e adotta un proprio Regolamento interno al fine di garantire la massima autonomia organizzativa e d’azione del soggetto in questione.