Designação dos Fiscais de Contrato. A cada contrato firmado pela Administração, deve ser designado pelo menos um servidor para o desempenho da função, sendo possível a designação de mais servidores em face da complexidade do objeto. É possível, também, no caso de múltiplos locais de execução, designar-se fiscais setoriais. A indicação do(s) servidor(es) aptos a desempenhar a função de fiscalização deve ser feita pela unidade solicitante do contrato no ato de solicitação do objeto a ser licitado via Comunicação Interna. Após a assinatura do contrato, a Coordenação de Contratos/PROPLAD solicitará a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP) que seja emitida a portaria de designação dos servidores indicados para a fiscalização. A solicitação do parágrafo anterior deverá ser feita com cópia para os servidores indicados para a função, bem como para a unidade solicitante do contrato, para fins de acompanhamento da demanda.
Designação dos Fiscais de Contrato. A indicação de fiscal e seu substituto caberá aos setores requisitantes dos serviços quando do pedido de contratação. Para o exercício da função, o fiscal deverá ser cientificado, expressamente, da indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação. Na indicação de empregado público devem ser considerados a compatibilidade com as atribuições do cargo, a complexidade da fiscalização, o quantitativo de contratos por empregado público e a sua capacidade para o desempenho das atividades. Nos casos de atraso ou falta de indicação, de desligamento ou afastamento extemporâneo e definitivo do fiscal e seus substitutos, até que seja providenciada a indicação, a competência de suas atribuições caberá à chefia da área solicitante da contratação ou aquisição. Em caso de impedimento da chefia, a fiscalização temporária ficará a cargo de seu superior hierárquico. O encargo de fiscal não pode ser recusado pelo empregado público, por não se tratar de ordem ilegal, devendo expor ao superior hierárquico as deficiências e limitações técnicas que possam impedir o diligente cumprimento do exercício de suas atribuições, se for o caso. O Cofen deverá providenciar a qualificação do empregado público para o desempenho das atribuições, conforme a natureza e complexidade do objeto, ou designar outro empregado público com a qualificação requerida. Após indicação da unidade requisitante do serviço, a autoridade competente deverá designar, por ato formal, o fiscal e o substituto. O fiscal substituto atuará como fiscal do contrato nas ausências e nos impedimentos eventuais e regulamentares do titular. Será facultada a contratação de terceiros para assistir ou subsidiar as atividades de fiscalização do representante da Administração, desde que justificada a necessidade de assistência especializada. O fiscal deverá elaborar relatório registrando as ocorrências sobre a prestação dos serviços referentes ao período de sua atuação quando do seu desligamento ou afastamento definitivo. Para o exercício da função, o fiscal deverá receber cópias dos documentos essenciais da contratação pelo Setor de Gestão de Contratos, a exemplo dos Estudos Preliminares, do ato convocatório e seus anexos, do contrato, da proposta da contratada, da garantia, quando houver, e demais documentos indispensáveis à fiscalização.