Lições Aprendidas. Sobre a existência da prática de Lições Aprendidas nas Unidades, apenas dois gerentes afirmaram não existir ou existirem iniciativas isoladas. Os que afirmaram existir julgaram a prática importante, porém com resultados tímidos. Como motivos, foram apontados: ▪ Falta de valorização devida e disseminação; ▪ Falta de banco de dados como memória; ▪ Ações estão no campo da individualidade; Sobre a importância dessa prática, um dos respondentes comentou: “A prática é primordial por razões altamente intuitivas: tange ao imensurável o quanto uma empresa perde em eficiência ao repetir indefinidamente os exatos mesmos erros”. Foi solicitado aos gerentes de contrato que sugerissem ações de melhoria visando garantir melhor estruturação do processo de planejamento durante todo o ciclo de vida dos contratos (desde a identificação de necessidade até o encerramento). As melhorias sugeridas foram: ▪ Implantação de um banco de dados para gerar dados estatísticos e memória das ocorrências do contrato, com a finalidade de buscar melhorias; ▪ Implantação de um modelo de estrutura matricial forte, com reconhecimento da função ‘gerente de contratos’; ▪ Dedicação exclusiva de profissionais gerenciando contratos; ▪ Reforçar e manter um sistema de ‘boas práticas’. Um dos respondentes entende que “cada contrato tem sua natureza de planejamento, e não tem uma receita que atenda a todos”. Segundo ele, é preciso estudar os contratos como entidades independentes.
Lições Aprendidas. Necessidade do aperfeiçoamento do Manual do Censo abrangendo ações iniciais na fase de planejamento. O Manual está focado na execução; • Melhor divulgação sobre o censo em curso, bem como o acesso ao Manual na página oficial da Previdência; • Maior divulgação do Módulo Censo Previdenciário do SIPREV/Gestão antes do início de um programa desta envergadura; • Necessidade de um prazo maior entre a reunião inicial e o início das atividades da execução do Censo para que o Ente Federativo se prepare melhor para o alcance dos resultados desejados; • Atendimento dos servidores ativos, apartado dos aposentados e pensionistas; • Estratégia considerando a convocação dos servidores por data de aniversário como melhor forma de organização; • Análise criteriosa dos locais disponibilizados para atendimento versus capacidade de atendimento (com ou sem triagem); • Necessidade de participação do Ministério no processo de planejamento inicial nos Entes Federativos de grande porte; • Compartilhamento de atribuições entre e Ente Federativo e a empresa contratada; • Documentar tudo o que for dito e feito durante a fase de planejamento, ou seja, ter a memória dos fatos; • A boa interlocução entre o Ministério e o Consórcio na resolução dos problemas enfrentados; • Necessidade de um Coordenador de TI para os Entes Federativos de menor porte; e, • Inclusão nos instrumentos legais (Acordo de Cooperação e Contrato) de itens como: segurança dos locais de atendimento, mobiliário – cadeira de rodas, mesas, cadeiras e acesso à internet com capacidade para atender a demanda).
Lições Aprendidas. Estabelecimento de um check list para verificar os pré-requisitos necessários para atestar as condições de locais (acessibilidade, mobiliário, banheiro, rede elétrica, acesso à internet, refrigeração do ambiente, etc.); • Cumprimento dos 30 (trinta) dias entre a publicação do Decreto estabelecendo o Censo e o início do atendimento já estabelecido no Manual; • Necessidade de utilização dos meios de comunicação adequados para o atingimento do público alvo (ex. nos pequenos municípios utilização das rádios, carro de som, etc.); • Instalação e testes dos equipamentos e do software nas unidades de atendimento num prazo mínimo de 03 (três) dias úteis antes do início do Censo, bem como, do treinamento dos colaboradores e facilitadores; • Teste piloto do atendimento 01 (um) dia útil antes do início do Censo; • Melhoria dos locais disponíveis para a instalação das Unidades de Atendimento Permanente por parte do Ente Federativo (legado); • Centralização das Unidades Permanentes de Atendimento. Quanto menos unidades, melhor; • Divulgação realizada com antecedência do início do prazo de atendimento; e • Definição de um prazo para disponibilização das UPAS, dos colaboradores (obrigatoriamente ocupantes de cargos efetivos) e das informações necessárias antes da data do início do período de atendimento. Fase da Execução do Censo Cadastral Previdenciário:
Lições Aprendidas. Necessidade de treinamento por parte do Ministério no Ente Federativo para contemplar todos os envolvidos no processo do Censo, otimizando gasto com deslocamento; • Avaliação do horário de almoço durante o atendimento versus a quantidade de supervisores (com ou sem intervalo); • Definição de uma forma de convocação (ex.: mês de aniversário, local de atendimento, ativos, inativos) • Não conciliação de atendimento do Censo com outros atendimentos disponibilizados no mesmo ambiente; • Definição mais rigorosa das exigências para os atendimentos especiais; e, • Dedicação de todas as equipes do Ente Federativo durante todo o processo do Censo.
Lições Aprendidas. Divulgação por parte do Ente Federativo do resultado alcançado pelo Censo; e, • Nível de satisfação dos Chefes dos Poderes.
Lições Aprendidas. Utilização de aplicativos/redes sociais para o compartilhamento/monitoramento das informações/imagens; • Os produtos servem como histórico para o Ente Federativo do Censo Cadastral Previdenciário; • Necessidade de registrar pari passu todas as informações durante todo o ciclo do Censo (reuniões de planejamento, preparatórias, e de execução); e, • Elaboração de um roteiro disponibilizado para os supervisores constando as informações necessárias para cada produto.
Lições Aprendidas. Permissão do consórcio/empresa para realizar a instalação do sistema SIPREV/Gestão com antecedência mínima de 30 (trinta) dias antes do início do Censo. • Instalação de equipamentos (ex. Servidor) em local adequado; • Não utilizar o SIPREV/Gestão numa rede livre, sem que tenha nesta rede o Proxy; e, • Não utilizar o SIPREV/Gestão em rede sem fio (ex. quanto maior o número de computadores ligados na rede wi-fi, maior lentidão).
Lições Aprendidas. Permissão do consórcio/empresa para realizar a importação dos dados necessários no SIPREV/Gestão com antecedência mínima de 30 (trinta) dias antes do início do Censo; • Necessidade de atualização dos layouts dos ‘xml’ da importação disponível no site; e, • Planejar o início do Censo para período posterior ao fechamento da folha de pagamento.
Lições Aprendidas. Todos os campos “datas” precisam de validação em tempo de execução do Censo; e, • Manter a informação do campo jornada do trabalho como pendência para servidor aposentado; Com os pontos observados, a Secretaria passou a adquirir conhecimento no que tange à realização de um Censo Cadastral Previdenciário, podendo compartilhar deste conhecimento com os demais Entes Federativos que não foram selecionados no Programa. Com relação ao SIPREV/Gestão, os apontamentos foram encaminhados à área técnica para conhecimento e providências necessárias. A SPPS realizou ainda três reuniões finais regionais para apresentar o resultado alcançado com a realização do censo nos Entes Federativos selecionados nas cidades de Brasília, Recife e São Paulo. • Brasília: dia 01/09/2016 Local: Brasília/DF Mini Auditório do Ministério da Previdência Social Esplanada dos Ministérios, Bloco 'F' - Anexo Ala 'A' - Térreo Horário: 09:30hs as 12:00hs - 14:00hs as 17:00hs 1 Mato Grosso do Sul MS 2 Belo Horizonte MG
Lições Aprendidas. O período em análise refletiu exclusivamente nas ações desenvolvidas pelo MPS, vinculadas ao BID e aos diversos setores técnico-administrativos do MPS, envolvidos na execução ainda parcial do Programa, tendo em vista que, as contratações somente foram efetivadas ao final de 2014 e nas inconsistências observadas durante a realização de auditoria da CGU que impactaram sobremaneira a execução do PROPREV - Segunda Fase. Sendo assim, segue:
1. Aperfeiçoar a elaboração de editais, e, agilizar dos processos licitatórios, provenientes das diversas reuniões e tratativas ocorridas entre o MPS e Banco financiador.
2. Necessidade de ajustar o fluxo de processos – que deverão ser bem definidos, de forma que conste de manuais ou outros documentos de acesso fácil para todos os envolvidos nas ações do programa. Tal medida garante que o conhecimento do desenrolar das ações não esteja nas mãos de pessoas específicas, mas na própria instituição. Procedimentos bem definidos garantem uma transição tranquila no caso de troca de gerentes ou mesmo de outro nível de funcionários do programa.
3. Aprimorar a elaboração de Termos de Referência – o termo de referência é o documento fundamental para se realizar contratações/aquisições de serviços nos programas. É importante que o Programa tenha em sua equipe ou contrate consultores especialistas no desenvolvimento do documento, de acordo com as regras do Banco, para evitar problemas futuros com as licitações.
4. Necessidade de aperfeiçoamento do Manual do Censo abrangendo todas as ações da fase de planejamento, da fase de execução, da fase de fiscalização e da fase de finalização do censo.