Lições Aprendidas i. Principais lições aprendidas;
Lições Aprendidas. No desenvolvimento do projeto constatamos a importância da participação dos servidores do DER/MG na construção dos aplicativos. A contribuição dessas pessoas foi fundamental para mapear os processos e definir o melhor caminho para a constituição dos módulos, uma vez que elas detêm a competência técnica e expertise nos processos. A divulgação da evolução do desenvolvimento do projeto bem como dos potenciais ganhos na qualidade das informações junto à alta administração do Sistema de Transporte e Obras Públicas foi fundamental para incentivar a utilização dos sistemas pelos usuários em produção. Os usuários que efetivamente utilizam o sistema como ferramenta de trabalho e verificam na prática suas potencialidades e instrumentos para a melhoria no desempenho das atividades, são os que mais contribuem com solicitações de manutenções evolutivas pertinentes para o melhoramento do sistema.
Lições Aprendidas. ∙ A realização de reuniões periódicas com o gerente de projetos e os principais envolvidos da equipe, e o preenchimento mensal do Relatório de Avaliação de Projeto (RAP) foram importantes para manter a SGEP in formada sobre o andamento do projeto e a necessidade de correção de possíveis desvios de prazo;
Lições Aprendidas. Necessidade do aperfeiçoamento do Manual do Censo abrangendo ações iniciais na fase de planejamento. O Manual está focado na execução; • Melhor divulgação sobre o censo em curso, bem como o acesso ao Manual na página oficial da Previdência; • Maior divulgação do Módulo Censo Previdenciário do SIPREV/Gestão antes do início de um programa desta envergadura; • Necessidade de um prazo maior entre a reunião inicial e o início das atividades da execução do Censo para que o Ente Federativo se prepare melhor para o alcance dos resultados desejados; • Atendimento dos servidores ativos, apartado dos aposentados e pensionistas; • Estratégia considerando a convocação dos servidores por data de aniversário como melhor forma de organização; • Análise criteriosa dos locais disponibilizados para atendimento versus capacidade de atendimento (com ou sem triagem); • Necessidade de participação do Ministério no processo de planejamento inicial nos Entes Federativos de grande porte; • Compartilhamento de atribuições entre e Ente Federativo e a empresa contratada; • Documentar tudo o que for dito e feito durante a fase de planejamento, ou seja, ter a memória dos fatos; • A boa interlocução entre o Ministério e o Consórcio na resolução dos problemas enfrentados; • Necessidade de um Coordenador de TI para os Entes Federativos de menor porte; e, • Inclusão nos instrumentos legais (Acordo de Cooperação e Contrato) de itens como: segurança dos locais de atendimento, mobiliário – cadeira de rodas, mesas, cadeiras e acesso à internet com capacidade para atender a demanda).
Lições Aprendidas. Estabelecimento de um check list para verificar os pré-requisitos necessários para atestar as condições de locais (acessibilidade, mobiliário, banheiro, rede elétrica, acesso à internet, refrigeração do ambiente, etc.); • Cumprimento dos 30 (trinta) dias entre a publicação do Decreto estabelecendo o Censo e o início do atendimento já estabelecido no Manual; • Necessidade de utilização dos meios de comunicação adequados para o atingimento do público alvo (ex. nos pequenos municípios utilização das rádios, carro de som, etc.); • Instalação e testes dos equipamentos e do software nas unidades de atendimento num prazo mínimo de 03 (três) dias úteis antes do início do Censo, bem como, do treinamento dos colaboradores e facilitadores; • Teste piloto do atendimento 01 (um) dia útil antes do início do Censo; • Melhoria dos locais disponíveis para a instalação das Unidades de Atendimento Permanente por parte do Ente Federativo (legado); • Centralização das Unidades Permanentes de Atendimento. Quanto menos unidades, melhor; • Divulgação realizada com antecedência do início do prazo de atendimento; e • Definição de um prazo para disponibilização das UPAS, dos colaboradores (obrigatoriamente ocupantes de cargos efetivos) e das informações necessárias antes da data do início do período de atendimento. Fase da Execução do Censo Cadastral Previdenciário:
Lições Aprendidas. Necessidade de treinamento por parte do Ministério no Ente Federativo para contemplar todos os envolvidos no processo do Censo, otimizando gasto com deslocamento; • Avaliação do horário de almoço durante o atendimento versus a quantidade de supervisores (com ou sem intervalo); • Definição de uma forma de convocação (ex.: mês de aniversário, local de atendimento, ativos, inativos) • Não conciliação de atendimento do Censo com outros atendimentos disponibilizados no mesmo ambiente; • Definição mais rigorosa das exigências para os atendimentos especiais; e, • Dedicação de todas as equipes do Ente Federativo durante todo o processo do Censo.
Lições Aprendidas. Divulgação por parte do Ente Federativo do resultado alcançado pelo Censo; e, • Nível de satisfação dos Chefes dos Poderes.
Lições Aprendidas. Utilização de aplicativos/redes sociais para o compartilhamento/monitoramento das informações/imagens; • Os produtos servem como histórico para o Ente Federativo do Censo Cadastral Previdenciário; • Necessidade de registrar pari passu todas as informações durante todo o ciclo do Censo (reuniões de planejamento, preparatórias, e de execução); e, • Elaboração de um roteiro disponibilizado para os supervisores constando as informações necessárias para cada produto.
Lições Aprendidas. Permissão do consórcio/empresa para realizar a instalação do sistema SIPREV/Gestão com antecedência mínima de 30 (trinta) dias antes do início do Censo. • Instalação de equipamentos (ex. Servidor) em local adequado; • Não utilizar o SIPREV/Gestão numa rede livre, sem que tenha nesta rede o Proxy; e, • Não utilizar o SIPREV/Gestão em rede sem fio (ex. quanto maior o número de computadores ligados na rede wi-fi, maior lentidão).
Lições Aprendidas. Permissão do consórcio/empresa para realizar a importação dos dados necessários no SIPREV/Gestão com antecedência mínima de 30 (trinta) dias antes do início do Censo; • Necessidade de atualização dos layouts dos ‘xml’ da importação disponível no site; e, • Planejar o início do Censo para período posterior ao fechamento da folha de pagamento.