PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. La actividad contractual del ICBF constituye uno de los principales mecanismos a través de los cuales la Entidad logra materializar sus objetivos misionales y satisfacer sus necesidades, en tal virtud, se hace imprescindible adoptar mecanismos que le permitan orientar sus esfuerzos a la consecución eficiente de resultados armonizados con los objetivos del Gobierno Nacional y del sector al cual pertenece. En desarrollo de estos principios antes de dar inicio a cada contratación y de acuerdo con los procedimientos implementados, a través del Sistema Integrado de Gestión para el trámite contractual, publicados en la intranet del ICBF, se deberá seguir un proceso de identificación y precisión de las necesidades puntuales que se pretende atender. Se inicia con la identificación de la necesidad, los mecanismos para satisfacerla y el análisis de las condiciones xxx xxxxxxx y del sector; la cual deberá incluirse en el Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe ser publicado a más tardar el 31 de enero de cada año y actualizarse por lo menos una vez al año, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y en la Guía expedida por Colombia Compra Eficiente. Posteriormente la estructuración de los estudios y documentos previos, contar con las disponibilidades presupuestales que amparan la necesidad, los diseños, estudios y establecer las condiciones que se requieran para soportan la necesidad. Se debe determinar el costo beneficio en términos de cobertura, cantidad, impacto, equilibrio contractual, y de esa manera excluir, evitar y descartar sobre-precios o entrega de recursos sin un fin específico, en menoscabo de la austeridad del gasto, la moralidad de la inversión pública y la eficiencia de los recursos. En ese sentido, para materializar un esquema de planeación estratégica orientado a resultados en la Gestión Contractual del ICBF, la determinación de necesidades debe atender a una priorización de acuerdo con las funciones, propósitos y metas del ICBF y las establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo vigente.
PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. 1.1.1 Elaborar y actualizar el Plan Anual de Adquisiciones El procedimiento de planeación de la Gestión Contractual de la JEP empieza con la decisión de satisfacer sus necesidades contratando y termina con la definición de los términos y condiciones de tal contratación. El Plan Anual de Adquisiciones recoge las necesidades anuales de bienes, obras y servicios de la JEP. El Plan Anual de Adquisiciones empezará a elaborarse en el mes de octubre de cada año y publicarse antes del 31 de enero de cada año. Los diferentes órganos o dependencias de la JEP deben participar activamente en la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones para asegurar que sus necesidades estén contempladas. Para el efecto, deben enviar al Dependencia de Contratos y Compras para cada necesidad que tienen, la información que debe ir en cada una de las filas del formato del Plan Anual de Adquisiciones, de acuerdo con la Guía para Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones de Colombia Compra Eficiente. Ver: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxx_xxxxxx/xxxxx/xxx_xxxxxxxxx/xxxx_xxxx_xxxx l_adquisiciones_r.pdf La dependencia de Contratos y Compras consolidará la información de los diferentes órganos y dependencias en el Plan Anual de Adquisiciones y lo publicará en el SECOP II. El Plan Anual de Adquisiciones puede ser modificado en cualquier momento de acuerdo con las necesidades sobrevinientes de la JEP, y debe ser actualizado a más tardar el 31 de julio de cada año. Los órganos o dependencias interesadas en incluir nuevas filas o modificar las existentes deben enviar la solicitud a la Dependencia de Contratos y Compras indicando la fila que quieren modificar y el contenido de la línea luego de la modificación.
PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. La planeación de la actividad contractual corresponde a la etapa preparatoria del proceso, donde se identifica la necesidad que pretende satisfacer la Entidad para el cumplimiento de los cometidos institucionales, y, en consecuencia, donde se determina el objeto del contrato de manera clara y precisa. Esta necesidad debe verse reflejada en el Plan Anual de Adquisiciones.
PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. La Planeación de la actividad contractual será responsabilidad del Jefe del área y/o dependencia que requiere la contratación directamente, o el Gerente del Proyecto a través del cual se respaldará el proceso contractual. Las actividades requeridas en la Planeación de la Actividad Contractual son: Estudio de las necesidades de contratación. Estudios de sector. Estudios xx xxxxxxx.
PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. En la etapa de planeación la Entidad deberá adelantar las siguientes actividades:
a) Identificar las necesidades de contratación de bienes, servicios u obras que se requieren.
b) Incluir las necesidades requeridas en el listado de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante la vigencia fiscal, en el Plan Anual de Adquisiciones de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, y realizar la publicación correspondiente de conformidad con los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente.
c) Elaborar los estudios previos, análisis del sector y matriz de riesgo necesarios, de acuerdo con la normatividad vigente, la naturaleza, complejidad y cuantía de la contratación, los cuales deben contener los elementos contemplados en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015 y demás que las adicionen modifiquen o deroguen.
a) La elaboración del Plan Anual de Adquisiciones.
b) La formulación de los estudios previos, análisis del sector y matriz de riesgos.
PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. La planeación de la actividad contractual consiste en:
PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. El proceso de gestión precontractual del Municipio de La Calera inicia con la planeación de las necesidades que de acuerdo al Plan de Desarrollo vigente y el presupuesto aprobado ha de satisfacer la entidad, como a continuación se enuncia:
PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. De conformidad con el documento “Recomendaciones para la Elaboración de Estudios Previos –Aplicación del Principio de Planeación en la Contratación de las Entidades Públicas” de la Procuraduría Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Función Pública (2010) “… la etapa precontractual, es decir, la que antecede cualquier contratación, determina, en buena medida, el éxito o el fracaso de los procesos de selección o de los contratos que se suscriban. Con el propósito de adelantar una gestión contractual eficiente, oportuna y transparente, la Gerencia de Planeación, con el apoyo de cada una de las Vicepresidencias, Gerencias y Oficinas, elabora el Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios, que describe la programación de adquisición de bienes y servicios requeridos para el logro de los objetivos y metas institucionales que permitan el funcionamiento de la Entidad durante una vigencia fiscal. En consecuencia, es responsabilidad de cada Vicepresidencia, Gerencia y Oficina, realizar la programación de la contratación requerida para la ejecución del presupuesto, señalando que solo se podrá dar inicio a un proceso de contratación cuando éste se encuentre incorporado en el Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios.
PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. De conformidad con el documento “Recomendaciones para la Elaboración de Estudios Previos –Aplicación del Principio de Planeación en la Contratación de las Entidades Públicas” de la Procuraduría Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Función Pública (2010) “… la etapa precontractual, es decir, la que antecede cualquier contratación, determina, en buena medida, el éxito o el fracaso de los procesos de selección o de los contratos que se suscriban. (…) planear, en materia de contratación estatal, implica no sólo contar con un plan que consolide y priorice las adquisiciones de la Entidad, con fundamento en las necesidades técnicamente diagnosticadas, sino que exige la realización de una serie de estudios y análisis orientados a establecer mecanismos económicos, transparentes y adecuados para satisfacer dichas necesidades. (…) Antes de iniciar cualquier trámite encaminado a la suscripción de un contrato o al adelantamiento de un proceso de selección contractual se debe verificar que la satisfacción de la necesidad se encuentre incluida o se incluya en el Plan de Compras institucional y que, por tanto, se cuente o se efectúen los trámites xx xxx para contar con el presupuesto que ampare la contratación. (…). Después de esta verificación, que puede involucrar un ajuste al plan de compras, incluyendo el nuevo requerimiento, con las connotaciones presupuestales de rigor, la Entidad pública contratante debe proceder a elaborar los estudios previos.” Con el propósito de adelantar una gestión contractual eficiente, oportuna y transparente, la Gerencia de Planeación, con el apoyo de cada una de las Vicepresidencias, Gerencias y Oficinas, elabora el Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios, que describe la programación de adquisición de bienes y servicios requeridos para el logro de los objetivos y metas institucionales que permitan el funcionamiento de la Entidad durante una vigencia fiscal. En consecuencia, es responsabilidad de cada Vicepresidencia, Gerencia y Oficina, realizar la programación de la contratación requerida para la ejecución del presupuesto, señalando que solo se podrá dar inicio a un proceso de contratación cuando éste se encuentre incorporado en el Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios.
PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. La Dirección de Gestión Administrativa y Financiera será la encargada del trámite contractual y será responsable de liderar la planeación de la actividad contractual.