DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Actividad Responsable Documentos/Registros ¿Contratista solicita terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo? - Si: El procedimiento continúa con la actividad No 1. - No: El procedimiento continúa con el condicional ¿Hay interventor? 1. Solicitar la terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo Solicitar mediante oficio, al Interventor o al Supervisor según corresponda, la terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo entre las partes, exponiendo las respectivas justificaciones. Contratista ▪ Oficio (solicitando terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo) ¿Hay interventor? - Si: El procedimiento continúa con la actividad No 2. - No: El procedimiento continúa con la actividad No 3. 2. Informar al Supervisor la terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo incluyendo la respectiva recomendación Informar al Supervisor, mediante oficio, que el Contratista ha solicitado efectuar la terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo entre las partes. El oficio debe incluir la recomendación dada por el Interventor sobre el caso. Interventor ▪ Oficio (informando solicitud de terminación anticipada del contrato por mutuo acuerdo)
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO 1 CONSOLIDAR LOS SOPORTES PARA ELABORACIÓN DEL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y/O CONVENIO: El supervisor y/o interventor del contrato deberán allegar respectivos soportes para realizar la terminación y liquidación del contrato; para tal fin el elaborará la Certificación sobre la ejecución y cumplimiento del objeto contractual; a su vez solicitará el Estado de Cuenta a la Dirección Financiera y certificar la forma como se amortizó el anticipo del contrato (si aplica). Una vez terminado el plazo contractual Supervisor o interventor del contrato o convenio Director financiero Certificación de ejecución y cumplimiento del objeto contractual. Certificación del estado de cuenta Certificación de amortización del anticipo si aplica. 2 REMISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A LA OFICINA JURÍDICA: El supervisor o interventor entregará los documentos soportes a la Oficina Jurídica- Coordinación de contratos, Máximo Cinco días hábiles siguientes al recibido de la documentación Jefe de la Oficina Jurídica Coordinador Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica. Revisión de la documentación soporte # ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO donde se asignará un profesional de dicho grupo para el cotejo del cumplimiento de los documentos, según lo establecido en el contrato principal y sus modificaciones (cuando a ello hubiere lugar), en cuanto a su ejecución y al cumplimiento de las obligaciones. Si la información necesaria para elaborar el acta de terminación y liquidación no se encuentra completa; el coordinador de contratos dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la documentación devolverá mediante memorando al supervisor o interventor la documentación para que ésta sea complementada en la Oficina Jurídica/Coordin ación contratos, en el caso de requerir ajustes de la documentación Profesional asignado del grupo de contratos 3 PROYECTAR EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO, BAJO LOS PRECEPTOS Y FUNDAMENTOS LEGALES. El profesional asignado del grupo de contratos de la oficina jurídica, elaborará el acta de terminación y liquidación del contrato Máximo tres días hábiles siguientes al recibo de la documentación soporte Profesional asignado del Grupo de Contratos de la Oficina Jurídica Acta de terminación y liquidación del contrato 4 JEFE DE LA OFICINA JURÍDICA APRUEBA EL ACTA DE TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y LA REMITE AL ORDENADOR...
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. Secuencia de Etapas Actividad Responsable
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. DEPENDENCIA QUE SOLICITA EL PROCESO SUBDIRECCIÓN JURIDICA Y DE DIRECTOR/A SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO id ACTIVIDAD / TAREA ¿QUÉ? DESCRIPCIÓN ¿CÓMO? ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA PARTICIPANTE REGISTRO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Actividad Responsable Documentos/Registros 1. Presentar al Supervisor la solicitud de cesión del contrato Presentar al Supervisor o Interventor la solicitud escrita y firmada de cesión del contrato explicando los motivos o razones que impiden continuar con la ejecución. El cedente puede presentar una o varias hojas de vida con los soportes “candidatos a Cesionarios” quienes deben cumplir con los requisitos de experiencia e idoneidad exigidos inicialmente al contratista cedente. Contratista (Cedente) ▪ Oficio de solicitud de cesión del contrato dirigida al Supervisor. ▪ Hoja de vida con anexos de posibles cesionarios (opcional).
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Actividad Responsable Documentos/Registros 8. Elaborar Minuta de Cesión del contrato. Elaborar la Minuta de cesión del contrato con la documentación enviada por la Dependencia. Profesional Universitario o Especializado – Dirección Jurídica ▪ 208-DJ-ft-27 Minuta de cesión del contrato 9. Suscribir Minuta de cesión del contrato. Ordenador del gasto ▪ 208-DJ-ft-27 Minuta de cesión del contrato 10. Convocar al cedente y al cesionario para firma de Minuta de cesión del contrato Comunicar al Cedente y al Contratista (cesionario) que se requiere de sus firmas en la Minuta de cesión del contrato. Auxiliar Administrativo – Dirección Jurídica 11. Entregar copia de la Minuta de la cesión del Contrato al cedente y al cesionario Auxiliar Administrativo – Dirección Jurídica ▪ 208-DJ-ft-27 Minuta de cesión del contrato 12. Ajustar las garantías del contrato. Ajustar las garantías a favor de la Entidad, según la cesión del contrato efectuada Contratista (Cesionario) ▪ Garantía
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No. Actividad Responsable Documentos/Registros 13. Revisar garantía Revisar que la garantía se ajuste de acuerdo a la cesión del contrato efectuada. Profesional Universitario o Especializado – Dirección Jurídica ▪ Garantía 14. Informar el resultado de la revisión de la garantía Informar al Contratista y al solicitante de la Dependencia, el resultado de la revisión de la garantía. En caso de que no se apruebe la garantía, se debe indicar lo que se debe ajustar en la garantía. Profesional Universitario o Especializado – Dirección Jurídica ▪ Correo electrónico ¿Se aprueba garantía? - Si: El procedimiento continúa con la actividad No 15. - No: El procedimiento continúa con la actividad No 12. 15.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro aplicable 1. Elaboración del contrato Xxxxxxx el Contrato según la naturaleza del proceso que se adelantó, revisa y envía para la firma del Director General. Subdirector General Área Administrativa y Financiera Contrato Firma el contrato, devuelve a la SGAAF, para firma del Contratista. Director General No Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro aplicable Asigna número consecutivo, fecha y registra en el libro radicador, una vez firmado el contrato por el Director General y el Contratista. Envía a Presupuesto el original del contrato junto con el expediente para su Registro Presupuestal. Profesional de Apoyo Área Administrativa y Financiera Contrato. Libro radicador Recibe, revisa y expide el registro presupuestal, sella los documentos y envía al Jefe de Presupuesto para la firma del Registro Presupuestal. Jefe de Presupuesto Registro presupuestal. Firma y devuelve al Profesional de Presupuesto quien a su vez envía a la SGAAF. Coordinador Sub Área Financiera
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO SOLICITAR EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DEL INTERMEDIARIO DE SEGUROS 1. Se elaboran los estudios previos con el objeto de contratar el intermediario de seguros a través del proceso de contratación correspondiente. (Ver proceso Gestión Contractual). Dos meses Profesional del Grupo Recursos Físicos Estudios Previos GCFL03 ESTRUCTURAR EL PROGRAMA DE SEGUROS 2. La Entidad con el intermediario de seguros, deberán identificar las pólizas que se deben contratar para integrar el programa de seguro de la Entidad, entre ellas: Todo Riesgo daños materiales: Contratar los seguros requeridos para la adecuada protección de los bienes e intereses patrimoniales de su propiedad y de aquellos por los cuales son legalmente responsables la Entidad, en el territorio Nacional y en los consulados; así como de aquellos por los que llegaren a ser legalmente responsables. Responsabilidad Civil Servidores Públicos: Contratar el seguro de Responsabilidad Civil Servidores Públicos, para amparar el patrimonio de la Entidad, con motivo de las reclamaciones en contra de sus funcionarios, vinculados en nómina de la Entidad, incluyendo los costos y gastos de defensa. Responsabilidad Civil Extracontractual: Amparar todo riesgo de responsabilidad civil que sea imputable al asegurado, incluyendo la responsabilidad civil Cuatro meses Profesional del Grupo Recursos Físicos Corredor de Seguros contratado Circular de la Superintendencia Financiera # ACTIVIDAD TIEMPO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL REGISTRO Y/O DOCUMENTO extracontractual generada por equipos de propiedad de la Entidad o entregados o recibidos en comodato, arriendo o administración u operación del asegurado o de terceros, que sea imputable al asegurado, en desarrollo de su objeto social, así como los prejuicios patrimoniales y extra patrimoniales que sufra el asegurado con motivo de la responsabilidad civil extracontractual, incluido el lucro cesante, daño moral daño en la vida de relación, costas y gastos de proceso, originada dentro y/o fuera de sus instalaciones, en el desarrollo de sus actividades o en lo relacionado con ella, lo mismo que los actos de sus empleados y funcionarios donde sean ejecutadas dentro y/o fuera del territorio nacional. Manejo: Amparar los riesgos que impliquen menos cabo de fondos o bienes de la Entidad, causados por acciones y omisiones de sus servidores que incurran en delitos contra la administración pública o en alcances por incu...