Stato attuale e obiettivi specifici. Le risorse a disposizione del MIUR, con potenzialità utili alla realizzazione di un adeguato livello di dematerializzazione, in linea con il dettato normativo, sono rappresentate da strumenti disponibili in tutti gli Uffici (ProtocolloASP, PEO, PEC, rete Intranet). Di questi si dirà più am- piamente sub Parte V – Infrastrutture. Unitamente alle dotazioni tecnologiche vanno presi in considerazione gli aspetti organizzativi e una diversa modalità di approccio allo svolgimento dei compiti e funzioni, rispetto a come sono stati sempre concepiti. La complessità dell’azione amministrativa e della conseguente produzione documentaria ri- chiede l’esercizio di un controllo sistematico (organizzazione e conservazione stabili) e rende per- tanto necessarie la progettazione, la realizzazione e la manutenzione di regole e di strumenti per la creazione e gestione del sistema documentario, con strutture dedicate e specializzate. Le nuove opportunità di comunicazione e gestione dei documenti in ambiente digitale, quali l’uso del protocollo informatico, della PEO e della PEC, nonché l’utilizzo/consultazione della In- tranet rappresentano già una forte spinta verso la dematerializzazione, benché esse richiedano per- fezionamenti sul fronte organizzativo e della formazione del personale. All’interno del MIUR, i Dipartimenti e le XX.XX., in quanto Aree Organizzative Omogenee (in seguito, anche “AOO”), si sono date organizzazioni diverse secondo le autonome scelte gestio- nali. È stato per lo più superato il nucleo minimo di protocollo, ed è stata altresì intrapresa la strada della gestione documentale informatizzata. Tale fase, al momento, si è realizzata solo in termini di assegnazione di attività tramite Pro- tocolloASP, a seguito della registrazione a protocollo dei documenti. Occorre tuttavia implemen- tare la gestione documentale informatizzata, a tal fine radicando nel personale la consapevolezza della equipollenza del trattamento dematerializzato degli atti rispetto alla gestione cartacea degli stessi, anche attraverso una adeguata formazione. Premesso quanto sopra, si può tuttavia affermare che l’uso consolidato e diffuso dell’appli- cativo ProtocolloASP ha comunque consentito una parziale dematerializzazione grazie all’uso dello scanner che permette l’acquisizione dell’immagine e la sua conservazione nel registro di protocollo informatico, unitamente ai dati del documento stesso. Ciò non ha limitato, rispetto alle potenzialità del sistema, la circolazione e conservaz...
Stato attuale e obiettivi specifici. La ricognizione della documentazione e degli strumenti utili a garantire il supporto ai processi di dematerializzazione è stata svolta partendo da una disamina della situazione attuale, per poter migliorare quanto di positivo è stato già perseguito e acquisito dalle scuole nelle quali già diversi ambiti, procedure e servizi risultano dematerializzati grazie all’utilizzo di strumenti in uso, a partire, ad esempio, dal portale SIDI, che attualmente offre a tutte le scuole servizi quali la gestione alunni, le rilevazioni e i monitoraggi, gli esiti degli Esami di Stato, la dematerializzazione dei contratti di lavoro, ecc. Il processo di dematerializzazione andrà ad integrarsi con i software proprietari utilizzati da diverse scuole, quali AXIOS, ARGO, MEDIASOFT, INFOSCHOOL ecc. che sono già interfac- ciati con il SIDI e che sono finalizzati a gestire le valutazioni periodiche, le assenze degli alunni, le assenze del personale docente e ATA, il protocollo informatico, l’inventario, ecc. e con strumenti, quali il protocollo informatico, la posta elettronica ordinaria e certificata, la firma digitale e l’albo on–line che sono già utilizzati da diverse realtà scolastiche. In particolare: ⮚ Protocollo informatico Diverse istituzioni scolastiche sono attualmente dotate di software di protocollo informatico acquistati in completa autonomia da software house. In ogni scuola esiste un Ufficio Protocollo che effettua lo scarico ed invio della posta ordi- naria o elettronica certificata e non; protocolla in entrata ed in uscita e provvede allo smistamento della posta in entrata e in uscita. Lo stesso Xxxxxxx procede successivamente all’archiviazione carta- cea dei vari documenti. ⮚ Posta Elettronica Ordinaria (PEO) Tutto il personale docente e ATA è attualmente dotato di indirizzo di PEO. Allo stato at- tuale, la posta elettronica ordinaria si conferma come uno degli strumenti di lavoro maggiormente usato da diverse tipologie di utenti (MIUR, USR, ATP, docenti, ATA, famiglie) per migliorare e velocizzare la circolazione delle informazioni. ⮚ Posta Elettronica Certificata (PEC) Da oltre un anno è stata avviata la procedura di dotazione della posta elettronica certificata a tutte le istituzioni scolastiche. I dirigenti scolastici o coloro che li rappresentano gestiscono la corrispondenza scambiata tramite la casella di PEC. La trasmissione dei messaggi PEC è immediata e ha lo stesso valore di una raccomandata postale consentendo un risparmio di costi e di tempi. ⮚ Firma dig...
Stato attuale e obiettivi specifici. L’analisi delle procedure di produzione e gestione degli atti di competenza del Dipartimento e delle correlate Direzioni Generali, condotta attraverso incontri mirati tra i diversi soggetti coin- volti, lo scambio di documenti ed il confronto con l’ente gestore delle banche dati al momento esistenti o in xxx xx xxxxxxxxxxxxxxx (XXXXX, XXXXXX), ha fatto emergere un diverso grado di informatizzazione delle stesse e, quindi, un diverso approccio con cui intervenire a seconda delle aree e dei livelli di possibile condivisione delle procedure già adottate, ancorché migliorabili.