Strutture organizzative. Il SERVIZIO è svolto da XX.XX con infrastrutture proprie, senza ricorrere a terze parti per le attività ordinarie di erogazione del servizio. È individuato il Responsabile del Servizio di Conservazione e non sono previste attività delegate a terzi. (rif. art. 6 del DPCM 3 dicembre 2013). Riguardo alle principali attività del SERVIZIO, si descrive di seguito l’articolazione funzionale ed organizzativa che ne assume le responsabilità e le modalità di presa in carico.
Strutture organizzative. Compiti e responsabilità delle strutture organizzative individuate nel capitolo precedente, con l’esclusione dei servizi che fungono solo da raccordo con gli uffici sottoposti: • CdA: Il Consiglio di Amministrazione nomina il RSC e le altre figure professionali indicate nel capitolo 4.
Strutture organizzative. Solution considera il miglioramento continuo delle performance dei propri processi e servizi, nonché del Sistema della Sicurezza delle informazioni, uno degli strumenti strategici attraverso il quale conseguire gli obiettivi del proprio business, costituito dalla fornitura di risorse e professionalità e quindi di una struttura organizzativa a supporto per la progettazione, sviluppo, gestione, erogazione e commercializzazione dei propri servizi. In particolare, per il servizio LegalSolutionDOC di conservazione di documenti informatici, 2C Solution ha certificato il proprio sistema di gestione della sicurezza delle informazioni nel dominio logico, fisico e organizzativo nel quale viene realizzato il processo di conservazione (certificazione ISO/IEC 27001:2013), in particolare nel perimetro “Progettazione ed erogazione di servizi gestiti in modalità Saas, Paas e on premise in ambito Enterprise Content Management e paperless business (Business Process Management, acquisizione e trasmissione dei documenti, fatturazione elettronica, formazione documenti, gestione archiviazione e conservazione a Norma di documenti informatici)”; Il servizio di conservazione LegalSolutionDOC di 2C Solution presenta un ciclo di vita caratterizzato da tre fasi principali: Attivazione, Esercizio e Post-Produzione. MAN Manuale della Conservazione DOC PUBBLICO Pag. 18 di 59 In ciascuna fase del servizio sono presenti sotto fasi.
Strutture organizzative. Coinvolte Fase gestione corrispondenza in ingresso Servizio Protocollo UO RPA
Strutture organizzative. Fasi del servizio di conservazione a norma
1. Individuazione e definizione delle classi documentali da inviare in conservazione;
2. Definizione dei dati o attributi specifici da correlare a ciascuna classe documentale;
3. Definizione, controllo e verifica degli strumenti software di visualizzazione, delle versioni e dei formati dei documenti;
4. Definizione dei tempi di conservazione;
5. Definizione dell’anagrafica dei documenti ossia dell’area organizzativa e dell’ufficio proprietario dei documenti da inviare in conservazione; l’associazione dell'anagrafica di un documento, della classe e della versione della classe (ossia ente/area/ufficio/classe/versione) definisce il meccanismo per l’aggregazione dei documenti in lotti;
Strutture organizzative. Fasi del servizio di conservazione a norma Affidatari del Servizio e classi documentali Il Responsabile della Conservazione Iter procedurale, ruoli e responsabilità Titolare dei documenti Produttore dei documenti Responsabile della conservazione Responsabile tecnico Conservatore Gestore del servizio di conservazione
Strutture organizzative. La CNI eroga servizi di conservazione utilizzando soluzioni tecnologiche che soddisfano i requisiti di alta affidabilità richiesti dalla normativa. Il modello organizzativo adottato dal soggetto conservatore è idoneo a gestire il servizio di conservazione in base a quanto stabilito dalle vigenti regole tecniche DPCM 3 Dicembre 2013 dell’art. 5 comma 2 lettera b). Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscano la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente. Il modello organizzativo del soggetto conservatore è stato realizzato tenendo conto del modello OAIS (Open Archival Information System certificato standard ISO 14721 nel 2003 e recentemente aggiornato in ISO 14721:2012), ovvero una struttura organizzata di persone e sistemi, che accetti la responsabilità di conservare l’informazione e di renderla disponibile per una comunità di riferimento. Seguendo quanto indicato dalle Regole tecniche vigenti e, sulla base dello stesso modello OAIS, il sistema identifica i seguenti ruoli fondamentali: Produttore (o ente produttore o soggetto produttore), Utente, Responsabile della conservazione.
Strutture organizzative. Strutture organizzative che intervengono nelle servizio di conservazione attività proprie di ciascun contratto di servizio di conservazione: attività proprie di ciascun contratto di servizio di conservazione: R e s p . S e r v i z i o R e s p . S i c u r e z z a d e i S i s t e m i R e s p . F u n z i o n e A r c h i v i s t i c a R e s p . T r a t t a m e n t o d a t i p e r s o n a li R e s p . S is t e m i I n f o r m a ti vi Re sp. Svi lup po e Ma nut en zio ne attivazione del servizio di conservazione X X X acquisizione, verifica e gestione dei pacchetti di versamento presi in carico e generazione del rapporto di versamento X X preparazione e gestione del pacchetto di archiviazione X preparazione e gestione del pacchetto di distribuzione ai fini dell’esibizione e della produzione di duplicati e copie informatiche su richiesta X X X scarto dei pacchetti di archiviazione; X X chiusura del servizio di conservazione X X X attività proprie di gestione dei sistemi informativi: R e s p . S e r v i z i o R e s p . S i c u r e z z a d e i S i s t e m i R e s p . F u n z i o n e A r c h i v i s t i c a R e s p . T r a t t a m e n t o d a t i p e r s o n a li R e s p . S is t e m i I n f o r m a ti vi Re sp. Svi lup po e Ma nut en zio ne conduzione e manutenzione del sistema di conservazione X X monitoraggio del sistema di conservazione X X X change management X X X X verifica periodica di conformità a normativa e standard di riferimento. X X
Strutture organizzative. Torna al sommario
Strutture organizzative