SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO. Il presente Manuale della Conservazione del sistema LegalSolutionDOC, erogato e gestito da 2C Solution SRL, è adottato secondo le disposizioni dell’art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013. Il documento illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, le procedure, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento nel tempo, del sistema di conservazione. Il predetto documento e gli eventuali ulteriori documenti rilasciati quali “specifiche forniture del servizio di conservazione” sono custoditi presso la sede del Conservatore 2C Solution SRL. Il documento è identificato attraverso il livello di revisione e la data di emissione. Il Conservatore esegue periodicamente un controllo di conformità del processo di erogazione del servizio di conservazione e, ove necessario, aggiorna il documento in oggetto anche in considerazione dell’evoluzione della normativa e degli standard tecnologici. Il Manuale della Conservazione, depositato e pubblico presso l’Agenzia per l’Italia Digitale, è un documento informatico prodotto nel formato PDF/A, su cui è apposta la firma digitale del Responsabile del Servizio di Conservazione e Rappresentante Legale ed è conservato secondo le disposizioni della normativa vigente, al fine di assicurarne l’origine, la data certa e l’integrità del contenuto dalla sua emissione e per tutto il periodo di conservazione. Il presente Manuale della Conservazione è collegato ai documenti riportati nella successiva tabella, che entrano più nel dettaglio in diversi aspetti del sistema e del servizio di conservazione e costituiscono parti integranti e sostanziali del Manuale della Conservazione. Documenti collegati Specificità del Contratto Rappresenta il documento che contiene le specifiche condizioni del servizio di conservazione (SPECIFICITÀ DEL CONTRATTO) ed è parte integrante e sostanziale del contratto di servizi sottoscritto tra le parti e del Manuale di conservazione. In genere denominato “Richiesta di attivazione” o “Scheda Servizio”. Redatto dal Conservatore sulla base delle informazioni condivise con il Produttore dei documenti, contenente i requisiti essenziali del Servizio, le relative specifiche tecnico-funzionali e procedurali per le varie fasi del sevizio (attivazione, versamento, conservazione, post-produzione, d...
SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO. Lo scopo del presente documento, adeguato in recepimento delle Linee Guida AgID con decorrenza 1 gennaio 2022, è quello di descrivere nel dettaglio:
SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO. 5 2 TERMINOLOGIA 6 2.1 Glossario 6 2.2 Acronimi 12 3 NORMATIVA E STANDARD DI RIFERIMENTO 13
SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO. II presente documento ha lo scopo di descrivere sulla base di quanto previsto dalle disposizioni di cui al D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 (nel seguito Regole tecniche) la struttura organizzativa ed il funzionamento del sistema di conservazione dell’Istituto Comprensivo di Marmirolo. Più nel dettaglio, ai sensi dell’articolo 8 delle Regole tecniche, il presente documento illustra l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di Conservazione. La redazione del manuale di conservazione si basa sui principi dell’aggiornamento e della trasparenza al fine di garantire all’utente fruitore del Servizio di conservazione una descrizione fedele del sistema di conservazione adottato dall’Istituto Comprensivo di Marmirolo. Il principio della completezza nella redazione del presente manuale è soddisfatto dall’Istituto Comprensivo di Marmirolo per il tramite di documenti allegati al manuale, che rappresentano parti integranti e sostanziali del manuale stesso. I documenti allegati, di seguito riportati, vengono condivisi in fase di attivazione del Servizio ed aggiornati nel tempo al verificarsi di variazioni nelle condizioni del Servizio stesso.
SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO. 4 2. TERMINOLOGIA 5
SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO. Il presente Manuale della Conservazione (MdC), predisposto dal Responsabile della Conservazione (RdC) a norma dell’art. 7 c. 1 lett. m del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 è un documento della SOCIETà DELLA SALUTE PISTOIESE (d’ora in poi SDS) che descrive le responsabilità e l’organizzazione logica e fisica del sistema di conservazione dei documenti digitali in particolare indica i soggetti che nel tempo ne hanno assunto la responsabilità, i processi attuati nell'ambito della conservazione, gli oggetti e le tipologie documentarie da destinare a conservazione. Il presente documento e i dati contenuti devono essere mantenuti puntualmente aggiornati. La responsabilità dell’aggiornamento è in capo al RdC a seguito di variazioni avvenute nel ciclo di produzione e conservazione dei documenti informatici.
SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO. Il presente documento è il Manuale di Conservazione di Credemtel Spa. Il Manuale di Conservazione descrive il modello organizzativo della conservazione adottato e illustra l’organizzazione della struttura che realizza il processo di conservazione, definendo i soggetti coinvolti, i ruoli ricoperti e le funzioni svolte dagli stessi, nel modello organizzativo di funzionamento dell’attività di conservazione. Descrive poi il processo, le architetture e le infrastrutture utilizzate, le modalità di descrizione e di versamento nel Sistema di conservazione dei documenti informatici e delle aggregazioni documentali oggetto di conservazione, il monitoraggio del sistema dal punto di vista della sua integrità, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento nel tempo, del Sistema di conservazione. Nel presente Manuale di Conservazione sono contenute anche tutte le informazioni aventi rilevanza, all’interno del processo di conservazione, sul Responsabile del Servizio di Conservazione e sui suoi eventuali delegati, descrivendo i processi e l’operatività del Sistema di Conservazione implementato. Vengono illustrate le regole e gli adempimenti che sono stati messi in atto per rispettare gli obblighi di legge e gli standard tecnologici di riferimento. Viene infine descritta la struttura del Sistema di Conservazione cogliendone e sottolineandone le fasi, gli aspetti più importanti, e il supporto al sistema, soffermandosi sulle sue caratteristiche fisiche, logiche e tecnologiche e tutte le procedure per la gestione e l’evoluzione del sistema medesimo. Eventuali personalizzazioni del servizio di conservazione saranno dettagliate in un apposito allegato denominato “Specificità del contratto”.
SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO. L’art. 44-bis del dlgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione digitale, di seguito CAD) attribuisce all’Agenzia per l’Italia Digitale il compito di accreditare ” i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e intendono conseguire il riconoscimento dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza. Con il DPCM del 3 dicembre 2013 (G.U. n. 59 del 12 Marzo 2014 – S.O. 20) sono state emanate le regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi degli artt. 20, commi 3 e 5 bis, 23 ter, comma 4, 43, commi 1 e 3 44, 00 xxx x 00, xxxxx 0 xxx XXX, xx xxxxxx dall’11 Aprile 2014 (art. 14 comma 1). Il manuale della conservazione di CSE, secondo l’art. 8 DPCM 3 Dicembre 2013 ha lo scopo di descrivere: • l’organizzazione della struttura che realizza il processo di conservazione, definendo i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi; • il modello di funzionamento, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate; • le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. Il presente manuale di conservazione è un documento informatico.. Torna al sommario Il software utilizzato per la gestione del processo di conservazione dei documenti informatici è Legal Archive® di proprietà di Ifin Sistemi S.r.l. a socio unico (di seguito Ifin Sistemi). Il sistema Legal Archive® si configura come un servizio a disposizione di qualsivoglia piattaforma, applicativo e sistema di document management (DMS). Il sistema Legal Archive® ha come oggetto la realizzazione di un insieme di funzionalità atte a consentire la conservazione dei documenti informatici e a fornire un supporto alle figure coinvolte nel processo di conservazione. La suite Legal Archive® è in grado di gestire l’intero processo di conservazione dei documenti informatici in conformità alla normativa vigente.
SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO. 1. Il presente documento informatico è il Manuale di gestione documentale adottato ai sensi della normativa vigente e, con l’insieme dei suoi allegati e con il Manuale di conservazione, costituisce il corpus regolamentare organico della gestione documentale del Comune di Cervia.
SCOPO E AMBITO DEL DOCUMENTO. 4 1.1 - Scopo del documento 4 1.2 - Ambito del documento 4 2 - TERMINOLOGIA 6 2.1 Glossario 6 2.2 Acronimi 9