Gestão de Documentos Cláusulas Exemplificativas
Gestão de Documentos. 3.1. Organização de documentos com fornecimento de caixa Box Caixa - Box 5.000 20.000
3.2. Cartonagem Caixa - Box 1.000 2.000
3.3. Armazenagem externa dos documentos físicos Caixa – Box 100.000 300.000
3.4. Armazenagem externa dos documentos físicos Caixa – 20 Kg 40.000 80.000
Gestão de Documentos. Descrição: Elaboração e acompanhamento da implantação da Metodologia de Gestão de Documentos da Agência das Bacias PCJ. Objetivos: Durante o redesenho de processos foi identificada a expectativa da Agência das Bacias PCJ para que fosse adotada uma estratégia para a minimização dos documentos em papel que circulam na organização, de maneira a possibilitar a adesão às proposições de um projeto denominado “Papel Zero”.
a) Reduzir a quantidade de cópias de processos e documentos produzidas pelas diversas áreas da Agência das Bacias PCJ, principalmente, relativos à gestão de empreendimentos;
b) Garantir que os processos de gestão de documentos e arquivos orientem-se pelas diretrizes legais para o Arquivo Público, tanto no estado de São Paulo, quanto federal, o que implica realizar estudos para estabelecimento de uma Política de Arquivos pautada por tabela de temporalidade; e
c) Estabelecer, nos diversos processos de trabalho, mecanismos de envio, análise e encaminhamento de documentos por via digital, viabilizando assim a eliminação dos diversos arquivos físicos existentes nas áreas da Agência das Bacias PCJ. Para uma redução significativa dos documentos em papel na Agência das Bacias PCJ, são necessárias providências específicas que garantam que, ao implantar o processo redesenhado, esteja preparada uma estrutura de gestão dos documentos e arquivos que garanta a preservação dos conteúdos nos termos necessários para o bom desempenho organizacional e para o cumprimento dos requisitos legais da Administração Pública. Dessa forma, tornou-se necessário que a Agência das Bacias PCJ implante o novo processo de gerenciamento do arquivo para que as áreas de trabalho possam contar com a possibilidade de guarda, tratamento e recuperação de informações da forma necessária ao cotidiano de suas atividades e à garantia da memória institucional. Isso significa estabelecer uma política de gerenciamento de arquivos e eliminar os arquivos existentes nas diversas áreas.
Gestão de Documentos. As folhas de respostas dos(as) candidatos(as) ficarão sob a responsabilidade da Contratada pelo prazo de validade do certame, após o que serão entregues à Contratante ou eliminadas.
Gestão de Documentos. 5.2.47.1. Permitir criar uma formalização de manipulação dos documentos;
5.2.47.2. Possibilitar ao gestor criar a estrutura de armazenamento dos documentos (repositórios e pastas);
5.2.47.3. Disponibilizar todo um controle de segurança de acesso aos repositórios e pastas;
5.2.47.4. Permitir criação de ciclo de vida do documento (verificação, aprovação e publicação) com pessoas responsáveis para cada fase;
5.2.47.5. Exibir visualização gráfica do atual status do ciclo de cada documento;
5.2.47.6. Permitir visualizar de forma fácil o Histórico de toda vida do documento;
5.2.47.7. Disponibilizar Dashboard que apresenta uma visão macro para cada gestor;
5.2.47.8. Realizar bloqueio de impressão e download dos documentos;
5.2.47.9. Dispor de central de segurança que concentra em um único local todas as funcionalidades;
5.2.47.10. Permitir criação de categoria que permite a numeração automática dos documentos;
5.2.47.11. Permitir associar palavras chaves ao documento criando um sistema dinâmico de buscas;
5.2.47.12. Possibilitar anexar vídeos, planilhas, documentos, pdf ao ciclo de vida do documento;
5.2.47.13. Permitir a criação de documentos internos com editor próprio;
5.2.47.14. Possibilitar criar um sistema de alertas; 5.2.47.15. Fornecer visualização fácil das pendências (verificação, aprovação e publicação) de cada gestor.
Gestão de Documentos. Controla todo o fluxo de movimentação de documentos dentro da instituição ou entre filiais, provendo rastreabilidade e minimizando a possibilidade de extravio. # 2 ) Objeto da Proposta: Fornecimento de Licenças de Uso de Software, através do regime de locação, com seus respectivos descritivos, quantidades e preços relatados no “Anexo A”.
Gestão de Documentos. 3.1 Protocolos. 3.1.1 Recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. 3.2 Classificação de documentos de arquivo. 3.3 Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo. 3.4 Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 4 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo. 5 Preservação e conservação de documentos de arquivo. NOÇÕES DE RECURSOS MATERIAIS: 1 Classificação de materiais.
1.1 Tipos de classificação. 2 Gestão de estoques. 3 Compras. 3.1 Modalidades de compra. 3.2 Cadastro de fornecedores. 4 Compras no setor público. 4.1 Edital de licitação. 5 Recebimento e armazenagem. 5.1 Entrada. 5.2 Conferência.
5.3 Critérios e técnicas de armazenagem. 6 Gestão patrimonial. 6.1 Controle de bens. 6.2 Inventário. 6.3 Alterações e baixa de bens.
Gestão de Documentos. 4.1. Controle de fluxos dos documentos
4.2. Organização dos arquivos
4.3. Fluxo de aprovação dos documentos
4.4. Controle de permissões
4.5. Integração com o e.Ciga para assinaturas com certificado digital
Gestão de Documentos. Permitir o armazenamento de arquivos e documentos em nuvem, possibilitando a visualização e criação de documentos. Possibilitar anexar documentos com várias extensões, sendo no mínimo: PNG, JPG, JPEG, TXT, ODT, PDF, DOCX. Permitir anexar os arquivos através de botão que permite inserir o documento, e também arrastando o arquivo até o local desejado. Possuir design responsivo, permitindo o acesso através de computadores, tablets e smartphones. Dispor de lista das principais funcionalidades, como documentos, fluxo de trabalho e lixeira. Permitir a visualização de documentos adicionados pelo usuário, compartilhados com ele. Permitir a organização dos documentos através de criação de pastas e subpastas. Permitir ao proprietário do documento a visualização, edição ou exclusão de um documento podendo ainda baixar o arquivo ou movê-lo para outro local. Ao usuário que não é proprietário, devem estar disponíveis as opções de visualização e download. Possuir histórico de versões dos documentos, possibilitando a visualização das versões realizadas no arquivo. Possuir campo para realização de pesquisa para localização de documentos, permitindo a busca pelo autor, título ou conteúdo existente no teor do documento. Permitir o compartilhamento de documentos com um usuário, ou um grupo pré-definido, permitindo ainda a configuração quanto a permissão dos participantes (leitor ou editor). Possibilitar atribuir um fluxo de trabalho para um documento inserido, permitindo que outros usuários possam aprovar ou reprovar. Permitir a criação e gestão dos fluxos de trabalho, possibilitando inserir nome e descrição ao fluxo, bem como determinar às pessoas envolvidas na tramitação, como o aprovador. Permitir que na atribuição de um responsável pela aprovação, seja possível incluir a descrição da atividade solicitada, como analisar ou aprovar o documento. Permitir a visualização dos fluxos, com os responsáveis e suas respectivas atribuições. Permitir que o usuário visualize os documentos que estão pendentes de aprovação. Possibilitar que o usuário aprovador descreva um parecer em caso de reprovação do documento. Permitir o gerenciamento dos usuários, permitindo conceder e editar as autorizações necessárias para cada um. Possibilitar a realização de auditoria, permitindo que o administrador do sistema possa acompanhar as movimentações dos usuários. Possuir lixeira, para centralizar documentos excluídos, permitindo restaurá-los. Permitir que apenas o proprietário do documento possa real...
Gestão de Documentos. Os serviços pretendidos se destinam a organização, acondicionamento, guarda e gerenciamento de do acervo incremental ativo das unidades da CONTRATANTE, de forma a preservar a integridade dos papeis, conservando as informações neles contidas e permitir, sempre que necessário, o resgate dos mesmos para sua reativação ou simplesmente consulta. A CONTRATADA obriga-se a fornecer sem custos adicionais, todos os materiais necessários para a implantação do sistema de armazenamento (caixas padrão, etiquetas de codificação, formulários para registro de conteúdo, lacres, etc.) A CONTRATADA obriga-se a fornecer equipe especializada no desenvolvimento do trabalho, funcionários capacitados e com coordenação adequada presente na fase de implantação. A CONTRATADA obriga-se ao fornecimento de local adequado para armazenagem com as seguintes condições: Vigilância patrimonial e operacional 24 horas, incluindo serviços de brigada contra incêndio e inundações; Sistema de prevenção e combate ao fogo (detectores de fumaça/calor); Dispor de reservatório com volume de água e bomba de recalque que permita combater focos de incêndio permitindo assim que a atuação do Corpo de Bombeiros, se necessária, ocorra de forma adequada; Caixa d’água com bomba de alta pressão integrada exclusivamente à rede de hidrantes Botoeiras quebra-vidro para acionamento manual se necessário Conservação predial periódica, com a realização dos reparos necessários ao bom andamento dos serviços; Higienização executada, periodicamente, em conformidade com as normas definidas pelo órgão competente para o controle de pragas; Situadas em local livre de riscos de alagamento e inundações;
Gestão de Documentos. O sistema deverá: • Permitir o uso de assinatura eletrônica, através de Certificação Digital Padrão ICP Brasil, que permita dar validade jurídica aos documentos gerados, caso esteja disponível para os usuários da solução, a ser ativado na fase de implantação do sistema. • Possibilitar, caso o órgão licitante desejar, que os documentos digitalizados já salvos também possam ser assinados eletronicamente com o uso da certificação digital. A contratação da licença junto as empresas certificadoras será responsabilidade da Prefeitura. • Permitir que os documentos digitalizados possam ser salvos em formato PDF ou similar.