Gestión Documental. Profesional designado por 21 Modificaciones contractuales Documentos elaborados y/o publicados en SECOP II Acta de liquidación de mutuo acuerdo del contrato. el ordenador del gasto o delegatario de la ordenación. Supervisor e interventor del contrato con el apoyo
Gestión Documental. Durante la etapa precontractual los documentos contractuales se conservarán bajo la guardia y custodia del área técnica, esto es del área en la cual surgió la necesidad de la contratación. Una vez sean radicados en el Grupo Interno de Trabajo de Contratación de la entidad, la custodia quedará a cargo de este grupo hasta tanto se remitan al Grupo Interno de Trabajo de Gestión de la Información de la entidad, momento en el cual su guardia y custodia corresponderá a esta última, acorde con lo establecido en el MIG. Forman parte del presente manual, los procedimientos de gestión documental adoptados por la entidad en los cuales se establecen los trámites a seguir para el manejo y custodia de los documentos generados durante el proceso contractual. Fecha Versión Descripción
Gestión Documental. El proyecto de “Gestión Documental” es una iniciativa que ha incorporado la Coordinación General Administrativa en un esfuerzo por aportar procesos de calidad hacia el interior de la Coordinación misma y compartirlos con las demás entidades de la Red Universitaria. La tarea principal del proyecto es la elaboración de instrumentos descriptivos de los procesos de flujo de información, es decir, la columna vertebral del total de las actividades que la Coordinación realiza; analiza a fondo sus trámites y evalúa su logística; propone el mejoramiento continuo de los sistemas de correspondencia; implementa nuevas tecnologías en las tareas cotidianas para hacer más eficiente el flujo de la información. Asimismo, evalúa el desempeño de los procesos a través de la medición de los tiempos entre cada punto de control identificado, da el soporte necesario al Sistema de Gestión de Calidad para generar los indicadores de tiempo por proceso identificado. Las etapas de implementación de este sistema de calidad abarcan las siguientes fases: -Descripción de los procesos según las delegaciones que hace la normatividad universitaria. -Análisis del flujo de información, detección de rutas críticas, reingeniería de procesos. -Planeación; Diseño; Programación; Implementación de software especializado en gestión de documentos propiedad intelectual de la Coordinación General Administrativa. -Diseño del sistema de digitalización y archivo. -Capacitación constante a usuarios y servidores. -Socialización de los resultados del proyecto a través del portal web de la Coordinación. Con la intención de ser generadores de conocimiento administrativo que sea útil a esta casa de estudios, hemos puesto este proyecto a disposición de la Red Universitaria, y se ha llevado a cabo la charla introductoria al proyecto y la demostración del sistema con diversas dependencias entre ellas: Dirección General de Medios, Secretaría Particular de Rectoría General, Centro Universitario de Ciencias Exactas e Ingenierías, Centro Universitario de Ciencias Biológicas y Agropecuarias, Coordinación General de Tecnologías de Información y la Oficina del Abogado General. Conforme al resolutivo sexto del dictamen II/2010/275 en relación a lo establecido en el artículo 29Bis del Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Universidad de Guadalajara, se aprueba la propuesta del “Formato institucional de Orden de Compra y de Servicios” e instructivos correspondientes, mismo que fue elab...
Gestión Documental. El Proponente Adjudicatario debe acoger y cumplir las políticas de gestión documental de ICETEX, para las cuales se han definido procedimientos dinámicos a nivel nacional que son de estricto cumplimiento para el correcto desarrollo de la operación; en este sentido, la principal herramienta de ICETEX es el Sistema Documental Mercurio el cual permite optimizar los procesos documentales asegurando la conservación, idoneidad, auditoria y consulta de la información. De acuerdo con la política estatal establecida en el programa de gobierno en línea, el Proponente Adjudicatario debe acogerse a la política “Cero Papel” definiendo su estrategia para la implementación de esta y acogiendo como eje principal el Sistema Documental Mercurio. Así mismo, el Proponente Adjudicatario debe garantizar que toda comunicación escrita que ingrese y salga de la Entidad debe registrarse en el sistema Mercurio a nivel nacional. El Sistema de Información del Proponente Adjudicatario (CRM) deberá contar con interacción con el Sistema Documental Mercurio. El Proponente Adjudicatario debe manejar a nivel nacional a través de sus asesores el proceso de gestión de correspondencia; así mismo, el traslado de los documentos físicos debe hacerse directamente al grupo archivo; el costo generado por el traslado de documentos de la Entidad a nivel nacional corresponde a ICETEX. El Proponente Adjudicatario deberá cumplir con los niveles de servicios exigidos por ICETEX, por cada uno de los canales, según se establece en el Anexo Indicadores de Gestión. Para efectos de la supervisión del contrato se tendrá como parámetro los niveles de servicio exigidos; así mismo, los que se requiera por parte de ICETEX durante la ejecución del contrato. ICETEX decidirá si la supervisión del contrato será interna o externa de acuerdo con sus necesidades; en todo caso el Proponente Adjudicatario deberá sistematizar el cálculo de los indicadores, para que estos se puedan consultar en cualquier momento por la supervisión del contrato. En este sentido, el Proponente Adjudicatario debe diseñar un módulo de información que cuente con un Dash Board (reporte de estadísticas e indicadores gráficos) en el que se actualicen las estadísticas en tiempo real y sirva de consulta para la supervisión en el control de los indicadores, niveles de servicio, estadísticas, datos facturables e informes de operación por cada canal en forma diaria. Este Dash Board (reporte de estadísticas e indicadores gráficos) deberá generar reportes c...
Gestión Documental. La FDN mantendrá los archivos de todos los documentos del proyecto en formato electrónico (digital) y en papel, según sea necesario. Incluyendo la información suministrada por los contratistas. Se implementará un sistema de control documental de las versiones enviadas y revisadas, así como una codificación que permita tener registro correcto de la trazabilidad de aprobaciones y revisiones. A través de una carpeta compartida en la plataforma virtual (Google drive) que maneje la FDN se dará acceso al supervisor del contrato por parte de EMB y a las personas que éste expresamente autorice. La carpeta compartida que ha dispuesto la FDN para tal fin, tiene por nombre “Contrato 136_2021”la cual, en su interior está dividida en tres carpetas
Gestión Documental. 1. Los elementos a los que hace referencia el sistema de gestión documental serán los incluidos en el inventario actualizado del SCCT.
Gestión Documental. Supervisor y/o interventor del contrato con el apoyo jurídico de la Secretaría del ordenador del gasto.
Gestión Documental. Profesional asignado por el 7 Modificaciones contractuales Documentos elaborados y/o publicados en SECOP II Acta de liquidación de mutuo acuerdo del contrato y/o ordenador del gasto o delegatario de la ordenación. Supervisor y/o interventor 8 Liquidación del Contrato y/o convenio, cuando a ello hay lugar. convenio. Resolución de liquidación unilateral. Se realiza a través del SECOP II del contrato con el apoyo jurídico de la Secretaria del ordenador del gasto.
Gestión Documental. El CSIC se compromete a hacer entrega en plazo a la UAH de la documentación que ésta precise para dar debido cumplimiento a las obligaciones de justificación de la acción que como beneficiaria de la ayuda ha contraído con la Agencia de la Comisión Europea
Gestión Documental. Los soportes documentales resultantes de los diferentes procesos de contratación que adelante la E.S.E. San Xxxxxxxxx para cumplir con su Plan Anual de Adquisiciones, deberán cumplir con los lineamientos establecidos en el “Programa de Gestión Documental código GC-MA-9”, así mismo deberán cumplir con el procedimiento de “Control de Documentos y Registros, Código DE-PR-1”. Con lo anterior se garantizará la organización, conservación y custodia de dichos documentos, en cumplimiento de la “Política del Sistema Interno de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia (S.I.G.A.)”, enmarcada en el Subsistema de Gerencia de la Información del Sistema Integrado de Gestión adoptado por la E.S.E. Así mismo, harán parte del Manual de Contratación, código GR-MA-2, todos los documentos relacionados en el numeral 15.1 del presente documento, los cuales podrán ser objeto de ajustes, modificaciones y/o aclaraciones cuando las necesidades institucionales así lo ameriten. Se garantiza la vigencia de cada uno de estos, si los mismos corresponden a la versión publicada en la intranet de la ESE San Xxxxxxxxx I Nivel.