Gestión Documental. El ISP deberá llevar de forma ordenada y cronológica un archivo que cumpla con estándares mínimos de gestión documental, el cual deberá estar a disposición del Patrimonio Autónomo y la persona delegada para el seguimiento por el Patrimonio Autónomo, lo requiera. Estos estándares de calidad corresponden como mínimo a la aplicación sistemática de criterios de registro, clasificación, seguridad, y a almacenamiento o conservación de la información que se produzca a lo largo de la ejecución del proyecto, tanto en formato físico como digital, con el fin de garantizar la calidad y fiabilidad de la información que se requiera consultar. En todo caso, a la fecha de finalización de ejecución del proyecto el ISP deberá hacer entrega de toda la información almacenada hasta ese día.
Gestión Documental. El proyecto de “Gestión Documental” es una iniciativa que ha incorporado la Coordinación General Administrativa en un esfuerzo por aportar procesos de calidad hacia el interior de la Coordinación misma y compartirlos con las demás entidades de la Red Universitaria. La tarea principal del proyecto es la elaboración de instrumentos descriptivos de los procesos de flujo de información, es decir, la columna vertebral del total de las actividades que la Coordinación realiza; analiza a fondo sus trámites y evalúa su logística; propone el mejoramiento continuo de los sistemas de correspondencia; implementa nuevas tecnologías en las tareas cotidianas para hacer más eficiente el flujo de la información. Asimismo, evalúa el desempeño de los procesos a través de la medición de los tiempos entre cada punto de control identificado, da el soporte necesario al Sistema de Gestión de Calidad para generar los indicadores de tiempo por proceso identificado. Las etapas de implementación de este sistema de calidad abarcan las siguientes fases: -Descripción de los procesos según las delegaciones que hace la normatividad universitaria. -Análisis del flujo de información, detección de rutas críticas, reingeniería de procesos. -Planeación; Diseño; Programación; Implementación de software especializado en gestión de documentos propiedad intelectual de la Coordinación General Administrativa. -Diseño del sistema de digitalización y archivo. -Capacitación constante a usuarios y servidores. -Socialización de los resultados del proyecto a través del portal web de la Coordinación. Con la intención de ser generadores de conocimiento administrativo que sea útil a esta casa de estudios, hemos puesto este proyecto a disposición de la Red Universitaria, y se ha llevado a cabo la charla introductoria al proyecto y la demostración del sistema con diversas dependencias entre ellas: Dirección General de Medios, Secretaría Particular de Rectoría General, Centro Universitario de Ciencias Exactas e Ingenierías, Centro Universitario de Ciencias Biológicas y Agropecuarias, Coordinación General de Tecnologías de Información y la Oficina del Abogado General. Conforme al resolutivo sexto del dictamen II/2010/275 en relación a lo establecido en el artículo 29Bis del Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Universidad de Guadalajara, se aprueba la propuesta del “Formato institucional de Orden de Compra y de Servicios” e instructivos correspondientes, mismo que fue elab...
Gestión Documental. Profesional designado por 21 Modificaciones contractuales Documentos elaborados y/o publicados en SECOP II Acta de liquidación de mutuo acuerdo del contrato. el ordenador del gasto o delegatario de la ordenación. Supervisor e interventor del contrato con el apoyo
Gestión Documental. Durante la etapa precontractual los documentos contractuales se conservarán bajo la guardia y custodia del área técnica, esto es del área en la cual surgió la necesidad de la contratación. Una vez sean radicados en el Grupo Interno de Trabajo de Contratación de la entidad, la custodia quedará a cargo de este grupo hasta tanto se remitan al Grupo Interno de Trabajo de Gestión de la Información de la entidad, momento en el cual su guardia y custodia corresponderá a esta última, acorde con lo establecido en el MIG. Forman parte del presente manual, los procedimientos de gestión documental adoptados por la entidad en los cuales se establecen los trámites a seguir para el manejo y custodia de los documentos generados durante el proceso contractual. Fecha Versión Descripción
Gestión Documental. Supervisor y/o interventor del contrato con el apoyo jurídico de la Secretaría del ordenador del gasto.
Gestión Documental. Profesional asignado por el 7 Modificaciones contractuales Documentos elaborados y/o publicados en SECOP II Acta de liquidación de mutuo acuerdo del contrato y/o ordenador del gasto o delegatario de la ordenación. Supervisor y/o interventor 8 Liquidación del Contrato y/o convenio, cuando a ello hay lugar. convenio. Resolución de liquidación unilateral. Se realiza a través del SECOP II del contrato con el apoyo jurídico de la Secretaria del ordenador del gasto.
Gestión Documental. El sistema dispondrá de una gestión documental que permita gestionar y administrar toda la información de ámbito documental que se genera dentro de la aplicación. De esta forma, la documentación estará organizada y disponible digitalmente en un solo medio y con una única vía de entrada para todos los usuarios del sistema. Podrá gestionar el almacenamiento de diferentes formatos de documentos: fotos, PDF, MS- Word, MS-Excel, enlaces a videos externos, etc.
Gestión Documental. El CSIC se compromete a hacer entrega en plazo a la UAH de la documentación que ésta precise para dar debido cumplimiento a las obligaciones de justificación de la acción que como beneficiaria de la ayuda ha contraído con la Agencia de la Comisión Europea
Gestión Documental. Los soportes documentales resultantes de los diferentes procesos de contratación que adelante la E.S.E. San Xxxxxxxxx para cumplir con su Plan Anual de Adquisiciones, deberán cumplir con los lineamientos establecidos en el “Programa de Gestión Documental código GC-MA-9”, así mismo deberán cumplir con el procedimiento de “Control de Documentos y Registros, Código DE-PR-1”. Con lo anterior se garantizará la organización, conservación y custodia de dichos documentos, en cumplimiento de la “Política del Sistema Interno de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia (S.I.G.A.)”, enmarcada en el Subsistema de Gerencia de la Información del Sistema Integrado de Gestión adoptado por la E.S.E. Así mismo, harán parte del Manual de Contratación, código GR-MA-2, todos los documentos relacionados en el numeral 15.1 del presente documento, los cuales podrán ser objeto de ajustes, modificaciones y/o aclaraciones cuando las necesidades institucionales así lo ameriten. Se garantiza la vigencia de cada uno de estos, si los mismos corresponden a la versión publicada en la intranet de la ESE San Xxxxxxxxx I Nivel.
Gestión Documental. El servicio consiste en proveer al CLIENTE con la revisión y redacción de los escritos y contratos. Todos los escritos y contratos son modelos estándar y personalizados con los datos del interesado. Esta lista de materias tiene carácter de “numerus clausus”, es decir, no podrá incluirse la revisión o redacción de otro escrito o contrato distinto de los que se enumeran en el ANEXO I del presente contrato. El equipo de abogados encargados de la Gestión Documental redactará y/o revisará los citados documentos en base a los datos facilitados por el CLIENTE, y le serán devueltos vía e-mail o correo ordinario. El escrito o documento revisado solicitado por el cliente, siempre se le entregará a él para que lo remita, por el medio que sea, a su destinatario. El plazo máximo de elaboración de los documentos será de 48 horas desde que el CLIENTE haya facilitado los datos necesarios para la realización de los mismos. Una vez el documento haya sido revisado y/o redactado, se entregará al CLIENTE para que cuide de su presentación ante el destinatario del mismo. Quedan excluidas segundas gestiones, peritajes, demandas o cualquier actuación que pudiera entenderse como un trámite de defensa o reclamación jurídica en vía amistosa o judicial. ARAG SERVICES SPAIN & PORTUGAL, S.L. no responde de la autenticidad de los datos facilitados por el CLIENTE, no asumiendo, en consecuencia, responsabilidad alguna en caso de inexactitud de los mismos. Si la información entregada por el CLIENTE a ARAG SERVICES SPAIN & PORTUGAL, S.L. no resultara verídica, y que a causa de ello se derive algún perjuicio para las partes, ARAG SERVICES SPAIN & PORTUGAL, S.L. podrá exigir del CLIENTE la reparación del mismo.