Gestión Documental Cláusulas de Ejemplo

Gestión Documental. Profesional designado de la 34 Modificaciones contractuales Documentos elaborados y/o publicados en SECOP II Acta de liquidación de mutuo acuerdo del contrato. Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación Supervisor e interventor del contrato con el apoyo

Gestión Documental. Durante la etapa precontractual los documentos contractuales se conservarán bajo la guardia y custodia del área técnica, esto es del área en la cual surgió la necesidad de la contratación. Una vez sean radicados en el Grupo Interno de Trabajo de Contratación de la entidad, la custodia quedará a cargo de este grupo hasta tanto se remitan al Grupo Interno de Trabajo de Gestión de la Información de la entidad, momento en el cual su guardia y custodia corresponderá a esta última, acorde con lo establecido en el MIG. Forman parte del presente manual, los procedimientos de gestión documental adoptados por la entidad en los cuales se establecen los trámites a seguir para el manejo y custodia de los documentos generados durante el proceso contractual. Fecha Versión Descripción

Gestión Documental. 1. Los elementos a los que hace referencia el sistema de gestión documental serán los incluidos en el inventario actualizado del SCCT. 2. La documentación generada dentro del contrato de mantenimiento será, al menos, la siguiente: a. Programa o Plan anual de Mantenimiento preventivo b. Programa de inspecciones. c. Gestión de stocks de materiales, repuestos y equipos asociados al contrato mediante inventariado, incluso de todos aquellos elementos retirados y almacenados. d. Resumen mensual de incidencias, que reunirá toda la información de mantenimiento del mes anterior. e. Informes puntuales por causas extraordinarias: Puntualmente se indicarán los daños observados en las instalaciones, indicando las medidas a tomar para la corrección de los referidos daños. f. Partes de trabajo de mantenimiento preventivo: El adjudicatario se compromete a realizar, introducir en el sistema de gestión y entregar con la frecuencia requerida (parte diario y resumen mensual valorados), un informe detallado de cada una de las actuaciones de mantenimiento realizadas, indicando, como mínimo lo reflejado en el correspondiente apartado del presente Pliego. g. Partes de trabajo de mantenimiento correctivo: El adjudicatario se compromete a realizar, introducir en el sistema de gestión y entregar con la frecuencia requerida (parte diario y resumen mensual valorados), un informe detallado de cada una de las actuaciones de reparación (mantenimiento correctivo) realizadas, en el que se reflejarán, como mínimo lo reflejado en el correspondiente apartado del presente Pliego. h. Partes de trabajo de reparación de instalaciones dañadas por terceros: El adjudicatario se compromete a realizar, introducir en el sistema de gestión y entregar con la frecuencia requerida (parte diario y resumen mensual valorados), un informe detallado de cada una de las actuaciones de reparación de instalaciones dañadas por terceros realizadas, en el que se reflejarán, como mínimo lo reflejado en el correspondiente apartado del presente Pliego. i. Partes de trabajo de modificaciones y reformas: El adjudicatario se compromete a realizar, introducir en el sistema de gestión y entregar con la frecuencia requerida (parte diario y resumen mensual valorados), un informe detallado de cada una de las actuaciones de modificaciones y reformas realizadas, en el que se reflejarán, como mínimo lo reflejado en el correspondiente apartado del presente Pliego.

Gestión Documental. El proyecto de “Gestión Documental” es una iniciativa que ha incorporado la Coordinación General Administrativa en un esfuerzo por aportar procesos de calidad hacia el interior de la Coordinación misma y compartirlos con las demás entidades de la Red Universitaria. La tarea principal del proyecto es la elaboración de instrumentos descriptivos de los procesos de flujo de información, es decir, la columna vertebral del total de las actividades que la Coordinación realiza; analiza a fondo sus trámites y evalúa su logística; propone el mejoramiento continuo de los sistemas de correspondencia; implementa nuevas tecnologías en las tareas cotidianas para hacer más eficiente el flujo de la información. Asimismo, evalúa el desempeño de los procesos a través de la medición de los tiempos entre cada punto de control identificado, da el soporte necesario al Sistema de Gestión de Calidad para generar los indicadores de tiempo por proceso identificado. Las etapas de implementación de este sistema de calidad abarcan las siguientes fases: -Descripción de los procesos según las delegaciones que hace la normatividad universitaria. -Análisis del flujo de información, detección de rutas críticas, reingeniería de procesos. -Planeación; Diseño; Programación; Implementación de software especializado en gestión de documentos propiedad intelectual de la Coordinación General Administrativa. -Diseño del sistema de digitalización y archivo. -Capacitación constante a usuarios y servidores. -Socialización de los resultados del proyecto a través del portal web de la Coordinación. Con la intención de ser generadores de conocimiento administrativo que sea útil a esta casa de estudios, hemos puesto este proyecto a disposición de la Red Universitaria, y se ha llevado a cabo la charla introductoria al proyecto y la demostración del sistema con diversas dependencias entre ellas: Dirección General de Medios, Secretaría Particular de Rectoría General, Centro Universitario de Ciencias Exactas e Ingenierías, Centro Universitario de Ciencias Biológicas y Agropecuarias, Coordinación General de Tecnologías de Información y la Oficina del Abogado General. Conforme al resolutivo sexto del dictamen II/2010/275 en relación a lo establecido en el artículo 29Bis del Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Universidad de Guadalajara, se aprueba la propuesta del “Formato institucional de Orden de Compra y de Servicios” e instructivos correspondientes, mismo que fue elab...

Gestión Documental. Se retoman conversaciones con la Secretaría de Educación, a través del funcionario ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇ del área gestión documental, donde se manifiesta la necesidad de revisar el tema del fondo documental acumulado Biblored- Sed. Por lo anterior, Israel solicita copia del inventario en estado natural, para su revisión y comentar la situación, con la Directora de Servicios Administrativos, ▇▇▇ ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇. Finalmente, revisaran la información enviada ( actas de reunión, correos electrónicos,) para analizar en contexto la situación y formularán un plan de trabajo, el cual comentaran a mediados del mes de ▇▇▇▇▇, en una reunión virtual entre la SED,SCRD- Biblored y el Consorcio Cinde Proyectamos. Se realizaron capacitaciones virtuales en el uso y acceso al gestor de archivos Alfresco, instructivo de archivo y correspondencia, para las bibliotecas, áreas misionales y administrativas de la Red,del contrato 275. Gestión Administrativa y Contractual, para la compra de insumos de archivo ( Cajas, ganchos plásticos y separadores en cartulina blanca) con el proveedor Oficiar sas Entrega de insumos de archivo por el proveedor Oficiar sas ( Carpetas, Cajas y Ganchos plásticos), para la organización del archivo físico , en las bibliotecas , áreas misionales y administrativas, durante el contrato 275. Reuniones con funcionarios ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇, ▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇ y ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ y ▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ de la SCRD-DLB, Biblored Gestion Documental, sobre retomar actividades de elaboración de propuesta del cuadro de clasificación documental, como requisito previo a la elaboración de las tablas de retención documental Retomar conversaciones con SCRD-DLB tema; tablas de retención documental Biblored-SCRD, para avanzar en el plan de trabajo articulado, durante el contrato 275

Gestión Documental. La gestión documental hace referencia tanto a los documentos que debe permanecer enel local del proveedor y en el Centro de Desarrollo Infantil y se describen los siguientes: • El proveedor contratado y el Coordinador/a cuentan con la “Normativa del Servicio de Externalización y sus anexos, tanto en el espacio de preparación de alimentos como en el Centro de Desarrollo Infantil. • El proveedor contratado y el Coordinador/a Centro de Desarrollo Infantil cuentancon la planificación del ciclo de menús, revisados, aprobados y firmados, por el proveedor y el Coordinador/a del Centro de Desarrollo Infantil. • En el local de preparación de alimentos y en el Centro de Desarrollo Infantil se encuentra el cartel de semaforización actualizado a la fecha y con el correspondiente plan de mejoras. • El proveedor cuenta con la carpeta de documentos de los manipuladores y los respaldos de capacitaciones. • El Coordinador/a del Centro de Desarrollo Infantil registra por tiempo de comida la recepción de los alimentos y/o preparaciones en la ficha diaria y lo legaliza consu firma y de la responsable de la distribución de alimentos. • El proveedor dispone de la carpeta en donde se registra: el mantenimientoprogramado y periódico de los equipos y utensilios de cocina. • El proveedor cuenta con los documentos de registro de calibración de instrumentos de medición (termómetro y balanza) • El proveedor cuenta con los registros de limpieza y desinfección de las instalaciones, así como del control de vectores y plagas. • El proveedor cuenta con los documentos de registros de limpieza e higienización del tanque de reserva y/o cisterna si dispone de la misma. • En el local de preparación de alimentos y distribución de alimentos se cuenta conel cartel ▇▇ ▇▇▇▇▇▇ de manos y el registro de desinfección de las mismas.

Gestión Documental. Si de la consulta jurídica realizada, el Abogado considera necesaria la revisión de documentos o correspondencia, solicitará al Asegurado remita por correo ordinario/electrónico o fax la pertinente documentación. Examinada y revisada, será devuelta por el mismo medio al Asegurado con las modificaciones, redactado o consideraciones jurídicas que el abogado entienda convenientes. La gestión documental relacionada con la consulta jurídica en el ámbito privado y familiar comprende exclusivamente la siguiente tipología de documentos: • Redacción de modelo de “cartas de reclamación” a empresas privadas y particulares. • Redacción de escritos dirigidos a empresas privadas y particulares rehusando pagos y obligaciones. • Revisión de documentos privados. • Revisión de cláusulas contractuales. Los Abogados verificarán los documentos y ayudarán a redactarlos de la forma que mejor convenga a los derechos del Asegurado en los siguientes reclamaciones y exclusivamente referidas a la vía amistosa de reclamación: • Por incumplimientos de contractos privados, instando al industrial, comerciante o profesional su cumplimiento. • Por pérdida de equipajes y/o retrasos injustificados del transportista. • Por productos defectuosos frente al fabricante o vendedor. • Por incumplimiento del plazo de la garantía en la compra de bienes de uso doméstico (lavadora, televisión, frigorífico, lavaplatos, aparatos de alta fidelidad de imagen y sonido, etc.). • Por cobro indebido de las Compañías de Suministros (agua, luz, gas y teléfono). • Para comunicar al inquilino o al propietario de la vivienda incrementos ▇▇ ▇▇▇▇▇ de alquiler o para oponerse a los mismos. • Por falta de pago de la renta por parte del Inquilino. • Para la prórroga del Contrato de Arrendamiento. • Para solicitar al Presidente de la Comunidad de propietarios puntos o temas del orden del día de la Junta de Propietarios. • Solicitudes el acceso, rectificación y/o cancelación de datos personales, en ficheros informáticos, cuando legalmente proceda. La gestión documental no comprende: • La firma del documento por cuenta del Asegurado, tramitación, envío o presentación. • La cumplimentación de impresos oficiales de cualquier tipo, instancias a Organismos oficiales o judiciales, auto-declaraciones de impuestos o de obligaciones legales. • La emisión de informes o dictámenes escritos sobre la cuestión sometida a consulta jurídica. • La defensa o representación del Asegurado en procedimientos judiciales, arbitrales o administra...

Gestión Documental. El Proponente Adjudicatario debe acoger y cumplir las políticas de gestión documental de ICETEX, para las cuales se han definido procedimientos dinámicos a nivel nacional que son de estricto cumplimiento para el correcto desarrollo de la operación; en este sentido, la principal herramienta de ICETEX es el Sistema Documental Mercurio el cual permite optimizar los procesos documentales asegurando la conservación, idoneidad, auditoria y consulta de la información. De acuerdo con la política estatal establecida en el programa de gobierno en línea, el Proponente Adjudicatario debe acogerse a la política “Cero Papel” definiendo su estrategia para la implementación de esta y acogiendo como eje principal el Sistema Documental Mercurio. Así mismo, el Proponente Adjudicatario debe garantizar que toda comunicación escrita que ingrese y salga de la Entidad debe registrarse en el sistema Mercurio a nivel nacional. El Sistema de Información del Proponente Adjudicatario (CRM) deberá contar con interacción con el Sistema Documental Mercurio. El Proponente Adjudicatario debe manejar a nivel nacional a través de sus asesores el proceso de gestión de correspondencia; así mismo, el traslado de los documentos físicos debe hacerse directamente al grupo archivo; el costo generado por el traslado de documentos de la Entidad a nivel nacional corresponde a ICETEX.

Gestión Documental. La documentación que soporte las decisiones del Comité estará bajo custodia del Secretario del Comité con respaldo electrónico en la carpeta definida por el Líder para ello.