Gestión Documental. El ISP deberá llevar de forma ordenada y cronológica un archivo que cumpla con estándares mínimos de gestión documental, el cual deberá estar a disposición del Patrimonio Autónomo y la persona delegada para el seguimiento por el Patrimonio Autónomo, lo requiera. Estos estándares de calidad corresponden como mínimo a la aplicación sistemática de criterios de registro, clasificación, seguridad, y a almacenamiento o conservación de la información que se produzca a lo largo de la ejecución del proyecto, tanto en formato físico como digital, con el fin de garantizar la calidad y fiabilidad de la información que se requiera consultar. En todo caso, a la fecha de finalización de ejecución del proyecto el ISP deberá hacer entrega de toda la información almacenada hasta ese día.
Gestión Documental. Con la suscripción del presente documento, el CONTRATISTA acepta expresamente que si en desarrollo del objeto del presente contrato se debe o requiere realizar algún tipo de gestión o actividad relacionada con el archivo y/o custodia de documentos (físico o digital) derivados del mismo, ello se deberá realizar bajo las directrices establecidas por parte FIDUCOLDEX en calidad de vocera y administradora de COLOMBIA PRODUCTIVA para estos efectos, de acuerdo con lo señalado en la normatividad Colombiana vigente en materia de Gestión Documental, Ley 527 de 1999, Ley 594 de 2000, Ley 1437 de 2011, Ley 2080 de 2021, Decreto 2364 de 2012, Decreto 2609 de 2012, Decreto 1080 de 2015, Decreto 1081 de 2015, Decreto 2106 de 2019, Circular Externa 05 de 2012, Circular Externa 01 de 2020 y demás normas aplicables. Los documentos físicos deberán ser entregados por el contratista a COLOMBIA PRODUCTIVA debidamente organizados de acuerdo con las Tablas de Retención Documental (TRD) de FIDUCOLDEX en calidad de vocera y administradora de COLOMBIA PRODUCTIVA y de COLOMBIA PRODUCTIVA, según corresponda, los cuales deben estar clasificados por series y subseries, ordenados, foliados y descritos en el Formato Único de Inventario documental – FUID - , encarpetados y con rótulo en orden cronológico para ser digitalizados en formato PDF/A con OCR. Los documentos digitales y electrónicos deberán ser entregados mediante un expediente electrónico de archivo conformado por la totalidad de los documentos producidos en el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, garantizando la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad del índice electrónico durante los tiempos de retención conforme a las TRD de FIDUCOLDEX en calidad de vocera y administradora de COLOMBIA PRODUCTIVA y de COLOMBIA PRODUCTIVA, según corresponda. El expediente electrónico deberá estar conformado por los siguientes elementos: Foliado electrónico, Índice electrónico, firma del índice electrónico y documentos debidamente digitalizados en formato PDF/A con OCR. Los expedientes Híbridos están conformados simultáneamente por documentos físicos y electrónicos que, a pesar de estar separados, forman una unidad documental por razones del trámite o de la actuación y deberán ser entregados de manera asociada mediante un Índice electrónico.”
Gestión Documental. Durante la etapa precontractual los documentos contractuales se conservarán bajo la guardia y custodia del área técnica, esto es del área en la cual surgió la necesidad de la contratación. Una vez sean radicados en el Grupo Interno de Trabajo de Contratación de la entidad, la custodia quedará a cargo de este grupo hasta tanto se remitan al Grupo Interno de Trabajo de Gestión de la Información de la entidad, momento en el cual su guardia y custodia corresponderá a esta última, acorde con lo establecido en el MIG. Forman parte del presente manual, los procedimientos de gestión documental adoptados por la entidad en los cuales se establecen los trámites a seguir para el manejo y custodia de los documentos generados durante el proceso contractual. Fecha Versión Descripción
Gestión Documental. Durante la etapa de preparación de propuestas, los oferentes deberán definir e indicar el software o sistema a ser utilizado para el desarrollo de la gestión documental del presente Proyecto, el cual debe estar disponible desde el inicio y durante la vida del proyecto para la emisión de la documentación generada. El CONTRATISTA deberá realizar sus actividades en base a un Sistema de gestión documental en el cual se pueda realizar el seguimiento a las revisiones de la ingeniería. En el sistema de gestión se deberá tener accesos para el CONTRATISTA, FISCALIZACIÓN y SUPERVISIÓN. El CONTRATISTA deberá habilitar un sitio FTP (File Transfer Protocol) para la transferencia de información con suficiente capacidad de almacenamiento acorde a la magnitud del proyecto. Se deberán habilitar accesos para el personal de SUPERVISIÓN y FISCALIZACIÓN. En el sitio FTP se deberá crear una carpeta para hacer seguimiento a todos los registros de calidad llenados y que permita ver las inspecciones para el día siguiente. El personal del CONTRATISTA deberá contar con correo corporativos para contacto con el SUPERVISIÓN y FISCALIZACIÓN. El CONTRATISTA tendrá un plazo máximo de 7 días calendario para revisar, corregir las observaciones y/o comentarios emitidos por la SUPERVISIÓN realizando la emisión de respuestas y documentos corregidos en nuevas versiones dentro del mismo plazo. Todos estos tiempos deben estar considerados en el cronograma del proyecto. El CONTRATISTA previo al inicio de la etapa del desarrollo ingeniería de detalle, deberá desarrollar y entregar un Procedimiento de Gestión y Control de Documentación del Proyecto para la revisión y aprobación de la SUPERVISIÓN. La SUPERVISÓN utilizará sello, fecha y firma para la revisión y/o aprobación de la documentación generada por el CONTRATISTA. Asimismo, en la emisión de todo informe, reporte y documentación el CONTRATISTA deberá utilizar sello, fecha y firma. La información final emitida y entregada al CONTRATANTE (donde están incluidos, simulaciones, planos 3D, etc.) deberá estar en formato nativo, editable y con la base de datos completa sin ninguna restricción para el posterior uso del 30 CONTRATANTE. Durante la ejecución del proyecto, los documentos deberán ser emitidos en formato electrónico. Una vez finalizado el proyecto, el CONTRATISTA debe enviar al CONTRATANTE dos (2) copias de la totalidad de los archivos electrónicos, incluyendo sus formatos editables sin ningún tipo de restricción (.doc, .dwg, .dgn, .xls, etc....
Gestión Documental. Profesional asignado por el 7 Modificaciones contractuales Documentos elaborados y/o publicados en SECOP II Acta de liquidación de mutuo acuerdo del contrato y/o ordenador del gasto o delegatario de la ordenación. Supervisor y/o interventor 8 Liquidación del Contrato y/o convenio, cuando a ello hay lugar. convenio. Resolución de liquidación unilateral. Se realiza a través del SECOP II del contrato con el apoyo jurídico de la Secretaria del ordenador del gasto.
Gestión Documental. Profesional designado de la 34 Modificaciones contractuales Documentos elaborados y/o publicados en SECOP II Acta de liquidación de mutuo acuerdo del contrato. Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación Supervisor e interventor del contrato con el apoyo
Gestión Documental. El sistema dispondrá de una gestión documental que permita gestionar y administrar toda la información de ámbito documental que se genera dentro de la aplicación. De esta forma, la documentación estará organizada y disponible digitalmente en un solo medio y con una única vía de entrada para todos los usuarios del sistema. Podrá gestionar el almacenamiento de diferentes formatos de documentos: fotos, PDF, MS- Word, MS-Excel, enlaces a videos externos, etc.
Gestión Documental. La documentación que soporte las decisiones del Comité estará bajo custodia del Secretario del Comité con respaldo electrónico en la carpeta definida por el Líder para ello.
Gestión Documental. La empresa adjudicataria dotará al servicio de una aplicación, preferiblemente web, para la gestión de una información jerarquizada (con estructura de árbol) apoyada con la asociación de todo tipo de ficheros permitiendo su publicación. El objeto de este aplicativo es que el personal informador pueda tener toda la información referente a sus actividades centralizada y publicada para todos sus usuarios. El mantenimiento de esta información deberá ser dinámico y gestionado a tiempo real tanto por el personal de gestión del servicio como por el propio XXXX. La información tendrá tantos niveles como sea necesario. Niveles que se pueden complementar vinculando ficheros externos, enlaces a otros niveles dentro del mismo manual o páginas web publicadas tanto en entorno privados (Intranet) como públicos (Internet). La empresa adjudicataria deberá informar al MCIU del sistema de backup disponible para la prestación del servicio. El puesto de personal informador estará compuesto al menos por: • Ordenador personal de altas prestaciones y equipado con el software adecuado para la realización de las tareas descritas en el pliego. La empresa adjudicataria deberá disponer en sus dependencias de: • La infraestructura necesaria para la prestación del servicio, asumiendo todas las llamadas que se produzcan por la gestión del mismo. • Comunicaciones de voz y datos para asumir el tráfico que sea necesario para la prestación del servicio. • El coste telefónico de las eventuales llamadas emitidas por el servicio al MCIU será asumido por el adjudicatario.
Gestión Documental. -Adquisición de nuevas causas judiciales ejecutoriadas. - Adquisición de nuevas publicaciones sobre Derechos Humanos y temas de interés para el Archivo. De acuerdo a disponibilidad De acuerdo a -Número de unidades documentales descritas Número de registros ingresado a base de datos Funvisol. Ordenamiento, clasificación, descripción e ingreso a base de datos de información relevante de cada uno de los documentos tratados. disponibilidad Tarea permanente Número de documentos catalogados Número de registros ingresados a base de datos FUNVISOL