MANUAL DE CONTRATACIÓN





MANUAL DE CONTRATACIÓN





GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL









2015

ÍNDICE


PRESENTACIÓN


CAPÍTULO 1

GENERALIDADES


    1. OBJETIVO

    1. NORMATIVIDAD APLICABLE

    2. CAMPO DE APLICACIÓN

    3. ALCANCE

    4. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN

    5. COMPETENCIA Y DELEGACIÓN PARA CONTRATAR

    6. DE LAS INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR

    7. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

    8. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES



CAPÍTULO 2

DEL PROCESO CONTRACTUAL


    1. DEFINICIÓN Y ALCANCE

    2. PARTÍCIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

    3. INSTANCIAS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL

      1. Área que solicita el bien, obra o servicio

      2. Comité asesor y evaluador

        1. Funciones del comité asesor y evaluador

        2. Algunas precisiones sobre el comité asesor y evaluador

    4. SELECCIÓN DE CONTRATISTAS

      1. Licitación pública

      2. Selección abreviada

      3. Concurso de méritos

      4. Contratación directa

      5. Mínima cuantía

    5. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL

      1. ETAPA PRECONTRACTUAL

        1. Estudios Previos

        2. Estudio xx xxxxxxx y de sector

        3. Disponibilidad presupuestal

        4. Certificaciones y/o autorizaciones

        5. Aviso de convocatoria

        6. Acto administrativo de apertura del proceso de selección

        7. Pliegos de condiciones

        8. Publicidad en el SECOP

        9. Observaciones al pliego de condiciones

        10. Modificación de los pliegos de condiciones

        11. Cierre de la convocatoria

        12. Verificación de las condiciones habilitantes

        13. Subsanabilidad de propuestas

        14. Ofrecimiento artificialmente bajo

        15. Criterios de evaluación y asignación de puntajes

        16. Traslado del informe de verificación y evaluación

        17. Observaciones al informe de verificación y evaluación

        18. Factores de desempate

        19. Audiencia y/o acto administrativo de adjudicación

        20. Acto administrativo de declaratoria de desierta

      2. ETAPA CONTRACTUAL

        1. Elaboración del contrato y suscripción

        2. Perfeccionamiento y legalización

        3. Certificado de registro presupuestal

        4. Garantías: mecanismo de cobertura del riesgo

          1. Riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento

          2. Riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales

          3. Suficiencia de la garantía

        5. Acta de inicio de ejecución

        6. Novedades contractuales - otrosí

          1. La adición

          2. La prórroga

          3. La suspensión

          4. La cesión

          5. La modificación y/o aclaración

        7. Terminación anticipada por mutuo acuerdo de las partes

        8. Acta de recibo final o certificación de cumplimiento

      3. ETAPA POSTCONTRACTUAL

        1. Liquidación bilateral del contrato

        2. Liquidación unilateral del contrato

        3. Incumplimiento, multas y cláusula penal

          1. Elaboración del informe de incumplimiento

          2. Procedimiento para la imposición de multas, declaratoria de incumplimiento y caducidad


CAPÍTULO 3

DE LA SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA


    1. Introducción

    2. Objeto de la supervisión e interventoría

    3. Designación del supervisor

    4. Procedimientos que se deben realizar en actividad de supervisión o interventoría

      1. Acta de inicio del contrato

      2. Seguimiento del anticipo

      3. Facturas, cuentas de cobro y documentos equivalentes

      1. Solicitud de adición y prórroga al contrato

      2. Solicitud de suspensión

      3. Solicitud de cesión

      4. Recibo final o certificación de cumplimiento

      5. Actas de liquidación del contrato

    1. Obligaciones y funciones a cargo del supervisor

    2. Obligaciones de verificación técnica en la supervisión



CAPÍTULO 4

POTESTADES EXORBITANTES

    1. Definición y clases

      1. Interpretación unilateral

      2. Modificación unilateral

      3. Terminación unilateral

      4. Caducidad

      5. Reversión


CAPÍTULO 5

PROCEDIMIENTOS EN LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN

    1. ESTUDIOS PREVIOS

    2. LICITACIÓN PÚBLICA

    3. SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA

    4. SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA

    5. CONCURSO DE MÉRITOS

    6. SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

    7. ACUERDO MARCO DE PRECIOS

    8. CONTRATACIÓN DIRECTA

      1. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN

      2. CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

      3. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Y PARA LA ADQUISICIÓN DE INMUEBLES



CAPÍTULO 6

GLOSARIO



PRESENTACIÓN


En la administración pública, la contratación estatal tiene como objetivo la provisión de bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de los fines estatales señalados en el artículo 2° de la Constitución Política.


En cumplimiento de lo anterior, el Instituto Caro y Xxxxxx ha desarrollado una herramienta de consulta que describe y unifica la aplicación adecuada de las normas y procedimientos contractuales, acorde con los principios de transparencia, economía, responsabilidad, publicidad, celeridad, eficacia, imparcialidad y eficiencia para fortalecer y mejorar los procesos dentro un esquema de calidad.


El presente manual de contratación, sintetiza elementos como la definición, los procedimientos y la documentación necesaria para la elaboración de los procesos de selección de contratistas dentro del marco normativo del Estatuto General de la Administración Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015 y demás normas vigentes sobre la materia).


Este documento, contribuirá al mantenimiento y funcionamiento de la entidad; así como a implementar los cambios institucionales necesarios para el cumplimiento de las metas trazadas, garantizando el fortalecimiento de la misión encomendada y la mejora continua de los procesos y procedimientos a nivel general. Es por eso que el presente manual pretende señalar los lineamientos, procedimientos, pautas de seguimiento, evaluación y control de las actividades en las etapas precontractual, contractual y post contractual que sirvan de guía para todos los funcionarios y contratistas del Instituto que participen en el sistema de compras y contratación pública de la entidad. Igualmente para los organismos de control y la ciudadanía en general, teniendo en cuenta que éste documento se presenta de manera didáctica, señalando los lineamientos y procedimientos a seguir, de conformidad con los principios consagrados en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y demás normas aplicables a la materia.


Así las cosas, el presente manual está estructurado en seis capítulos a saber: (1) el primero referido a todo lo concerniente a las disposiciones generales; (2) el segundo capítulo indica los aspectos y conceptos más relevantes en todo lo que tiene que ver con el proceso contractual, señalando asuntos que van desde los partícipes de la contratación y sus modalidades hasta referenciar las etapas de la contratación; (3) el tercer capítulo establece de forma sencilla el alcance, las obligaciones y funciones de la supervisión en las etapas de la contratación; (4) De otra parte, el capítulo cuarto enumera y explica las distintas potestades exorbitantes que la normativa contractual otorga a las entidades estatales para el cumplimiento del objeto contractual; (5) El quinto capítulo describe cada uno de los procedimientos que se adelantan en las distintas modalidades de selección de contratistas y; (6) un sexto y último capítulo del glosario del vocabulario de más frecuencia y utilización en la contratación pública.


La oportuna consulta del presente manual contribuye al adecuado desarrollo de las diferentes actividades que le compete adelantar a las personas que participan en el respectivo proceso. Por lo que, paralelamente con su expedición mediante acto administrativo, el Grupo de gestión contractual ha dispuesto la debida socialización y capacitación a los funcionarios y contratistas de las dos subdirecciones y áreas asesoras de la dirección general, para que este esfuerzo orientador, en principio de orden teórico, tenga aplicabilidad y eficacia en las actividades y tareas cotidianas del Instituto.


Este manual es una actualización de la versión anterior 3.0 xx xxxxxx de 2011, el cual ha sido ajustado a las nuevas modificaciones de la normativa contractual, en especial al Decreto 1082 de 2015.







































CAPÍTULO 1


GENERALIDADES


    1. OBJETIVO


Establecer una herramienta de consulta y fuente de orientación que describa, unifique y facilite la aplicación adecuada de las normas y procedimientos contractuales que requiera la entidad, para el desarrollo de la gestión contractual, de acuerdo con el Estatuto General de Contratación Pública, dando cumplimiento al Plan anual de adquisiciones aprobado por la Dirección General para cada vigencia, dentro de los parámetros establecidos en los principios de transparencia, economía, responsabilidad, eficacia y eficiencia.


El Instituto Caro y Xxxxxx seguirá la línea de la excelencia que implique el mejoramiento continuo, reflejado en el cumplimiento de los objetivos institucionales y en el adecuado control y seguimiento de las diferentes etapas del proceso.


    1. NORMATIVIDAD APLICABLE


Los contratos que celebre el Instituto Caro y Xxxxxx se rigen por lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, esto es, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 0011, decretos reglamentarios y en especial el Decreto 019 de 2012 y Decreto único reglamentario 1082 de 2015 y las demás disposiciones vigentes sobre la materia, tales como directivas y circulares de la Presidencia de la República, la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República y la Agencia Colombia Compra Eficiente.


    1. CAMPO DE APLICACIÓN


Este manual se aplicará para todos y cada uno de los funcionarios y contratistas, conforme con las funciones que se encuentren desempeñando dentro del Instituto. Los procedimientos establecidos en este documento, serán de obligada observancia para las dependencias que participan en los procesos contractuales de la entidad.


    1. ALCANCE


Este manual contempla las actividades de planeación de la contratación, los procesos y procedimientos que se surten en las diferentes etapas del proceso contractual en el Instituto Caro y Xxxxxx, iniciando con la etapa preparatoria, pasando por la precontractual, luego la contractual, hasta la liquidación del contrato.


    1. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN


En los procesos de contratación que adelante el Instituto Caro y Xxxxxx, se tendrán en cuenta los principios de la función administrativa consagrados en la Constitución Política, principalmente los contemplados en el Artículos 209, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; y el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en especial los consagrados en el artículo 23 de la Ley 80 de 1993, el cual señala que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa.

    1. COMPETENCIA Y DELEGACIÓN PARA CONTRATAR


De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 80 de 1993 y en los estatutos de la entidad, quien esté a cargo de la Dirección General del Instituto, será el funcionario o funcionaria competente para ordenar, dirigir, aprobar la propuesta seleccionada por el comité asesor y evaluador y suscribir los contratos en nombre de la entidad.


De conformidad con el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de contrataciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o en sus equivalentes.


Por su parte, y sin perjuicio de lo anteriormente estipulado, el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 establece que “En ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual”.


    1. DE LAS INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR

Serán las establecidos en el artículo 8 de la ley 80 de 1993, el artículo 18 de la ley 1150 de 2007 y los artículos 1, 2, 3, 4, 26, 27, 90 y 96 de la ley 1474 de 2011.


    1. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN


Los contratos estatales tienen como finalidad suplir una necesidad específica. Por consiguiente, la administración debe contar con los elementos de juicio necesarios para establecer la mejor forma de atender dicho propósito, por lo cual, la información que se genere en cada una de las áreas del Instituto, debe dar respuesta a todos los requerimientos y necesidades en cumplimiento de la misión, visión y objetivos estratégicos.

Para consolidar dichas necesidades, se debe elaborar un plan de contratación en el que cada área del Instituto observe los lineamientos concordantes con la misión y objetivos institucionales, siguiendo los parámetros establecidos por la Dirección General en apoyo con el área de Planeación y las Subdirecciones Administrativa y Financiera y la Académica de la entidad. Lo anterior, teniendo en cuenta la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación y ajuste a las apropiaciones presupuestales para cada vigencia fiscal.


Para ello, es necesario que cada dependencia realice un diagnóstico de la inversión, de los gastos de funcionamiento y de las contrataciones con personas naturales. Luego, realizar la formulación de necesidades de acuerdo con los objetivos estratégicos y el plan de acción institucional. Dicho plan debe elaborarse inmediatamente se cuente con la formulación de necesidades y la asignación del presupuesto aprobado para la respectiva vigencia fiscal.


    1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES


En cumplimiento del principio de planeación, el objetivo del Plan anual de adquisiciones es programar las necesidades de bienes y servicios que requiera el Instituto para lograr la misión institucional.


De acuerdo con lo contemplado en el artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, Las Entidades Estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En el Plan Anual de Adquisiciones, la Entidad Estatal debe señalar la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa nece­sidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la entidad estatal iniciará el proceso de contratación.


El Instituto, a través del área de Planeación y con el apoyo de cada una de los grupos de las dos subdirecciones elaborará un Plan anual de adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante el año respectivo.


De otra, el Instituto se guiará en los lineamientos y orientaciones de la Agencia Colombia Compra Eficiente para elaborar el Plan anual de adquisiciones.

Conforme los artículos 2.2.1.1.1.4.3 y 2.2.1.1.1.4.3 del Decreto 1082 de 2015, El Instituto deberá publicar actualizar el Plan anual de adquisiciones en la página web y en el SECOP por lo menos una vez durante su vigencia, en la forma y la oportunidad que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente.









CAPÍTULO 2

DEL PROCESO CONTRACTUAL


    1. DEFINICIÓN Y ALCANCE


El proceso contractual es el conjunto de etapas, acciones y trámites que el Instituto Caro y Xxxxxx realiza a través de la coordinación de sus dependencias para la adquisición de los bienes, servicios u obras que se requieran para el cumplimiento de sus funciones.


En los procesos contractuales adelantados por el Instituto se atenderán los procedimientos establecidos en el presente manual de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes de contratación estatal.

En virtud a lo establecido por el Artículo 2.2.1.1.1.1.1 del Decreto 1082 de 2015, el Instituto procurará el logro de los objetivos del sistema de compras y contratación pública definidos por Colombia Compra Eficiente.


    1. PARTÍCIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA


Los partícipes del sistema de compras y contratación pública del Instituto son:


  1. El Instituto Caro y Xxxxxx, quien en los términos xx xxx, realizará el correspondiente procedimiento para la adquisición de bienes, obras y servicios.

  2. Los oferentes en los procesos de contratación.

  3. Los contratistas (Personas naturales o jurídicas públicas o privadas).

  4. Los supervisores e interventores.

  5. Colombia Compra Eficiente.

  6. Los organismos de control del Estado.

  7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley.


    1. INSTANCIAS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL


Las siguientes son las instancias que participan en el proceso contractual del Instituto:


      1. Área que solicita el bien, obra o servicio


El área que requiere la contratación del bien, obra o servicio, es la encargada de elaborar los estudios previos, el análisis del sector, estudio xx xxxxxxx, la definición, estimación y asignación de riesgos, la determinación de los requisitos habilitantes y de criterios de puntuación (cuando aplique). De la misma forma, tiene la obligación de hacer llegar todos los documentos necesarios en medio físico y magnético, para la iniciación del proceso de selección en el Grupo de gestión contractual del Instituto.


El documento de estudios previos debe ser elaborado por el área que solicita la contratación, de manera que se evidencie la justificación de la necesidad y se detalle con precisión el bien, obra o servicios que se requiere con el fin de que no se presenten errores que puedan prestarse a equívocos o malas interpretaciones al momento de la selección del contratista y del cumplimiento del objeto contractual. En caso de que se presenten situaciones que deban ser aclaradas únicamente por el área solicitante, el Grupo de gestión contractual devolverá la información para la correspondiente modificación o adecuación. En todo momento, el Grupo de gestión contractual ofrecerá la asesoría necesaria a las áreas para la correcta elaboración de los estudios previos.

      1. Comité asesor y evaluador

En las modalidades de selección de contratistas de Licitación Pública, Selección Abreviada, Mínima Cuantía y Concurso de Méritos, el funcionario encargado de la Dirección General del Instituto designará mediante acto administrativo un comité asesor y evaluador.


Conforme lo establecido en el Artículo.2.1.1.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015, el Instituto podrá designar un comité evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada proceso de contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos. Dicho comité debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual la Entidad Estatal no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión.

Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incom­patibilidades y conflicto de intereses legales.

La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.


El comité asesor y evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones.


En todo caso, el comité asesor y evaluador estará integrado, por regla general, salvo que las condiciones del proceso a contratar hagan necesaria otra conformación, por los siguientes grupos:


Grupo de gestión contractual

Abogado del Grupo

El Grupo de gestión contractual a través del funcionario integrante del Comité evaluador, ejercerá la coordinación del mismo.


Grupo técnico

Funcionario y/o contratista del área solicitante


Grupo financiero

Funcionario del Grupo de gestión financiera


Dado el caso que al momento de la verificación de requisitos de carácter habilitante, sea necesario que el proponente subsane la propuesta, cada integrante del comité asesor y evaluador, será responsable de requerir la información, para lo cual, deberán informar al Grupo de gestión contractual para que este informe al proponente dentro del término.


        1. Funciones del comité asesor y evaluador


Dentro del procedimiento de verificación y calificación de propuestas, el comité asesor y evaluador tendrá a cargo las siguientes funciones:


  1. Verificar que lo señalado en el estudio previo, pliego de condiciones y demás documentos anexos del proceso, sean precisos y que no den lugar a equívocos o errores de interpretación. Frente a lo anterior, deberán recomendar los ajustes que consideren pertinentes.

  2. Verificar que cada uno de los documentos de la propuesta cumplan las condiciones solicitadas en el Pliego de condiciones y el cumplimiento de los requisitos habilitantes desde el punto de vista jurídico, técnico y financiero, así como las condiciones de experiencia.

  3. Requerir a los proponentes, cuando sea necesario, para que subsanen los documentos que no tengan carácter de puntuación en el proceso.

  4. Calificar dentro del término señalado en el cronograma del proceso, las propuestas presentadas, de manera objetiva, conforme con lo estipulado en el Pliego de condiciones.

  5. Publicar en el SECOP los correspondientes informes de evaluación y calificación relacionados con el proceso de selección.

  6. Responder dentro del término señalado en el proceso, las observaciones, aclaraciones y peticiones que los proponentes realicen a los Pliegos de condiciones.

  7. En los procesos de mínima cuantía, la función del comité asesor y evaluador estará dirigida a verificar los requisitos habilitantes del proponente cuya oferta sea la de menor valor.

  8. Recomendar al ordenador del gasto la propuesta más favorable para la adjudicación del contrato.


        1. Algunas precisiones sobre el comité asesor y evaluador


  • En la modalidad de mínima cuantía, el comité asesor y evaluador no requiere de pluralidad de miembros para la verificación de requisitos habilitantes y su designación se establecerá en el documento de invitación pública.


  • El comité asesor y evaluador será seleccionado por parte del ordenador del gasto con la apertura formal del mismo mediante acto administrativo. El Grupo de gestión contractual del Instituto informará a todos los miembros, de su vinculación al Comité.


  • El encargado del Comité asesor para realizar el informe de puntuación y evaluación de propuestas, será el delegado del área solicitante, quien deberá remitir al Grupo de gestión contractual dicho informe con un día de anterioridad a la fecha de publicación en el SECOP.


  • Una vez sea publicado el informe de evaluación, y sean presentadas las observaciones por parte de los oferentes, estas serán remitidas inmediatamente por parte del Grupo de gestión contractual a los respectivos miembros del comité asesor y evaluador, de acuerdo con el asunto de competencia de cada integrante.


  • En el evento de ser necesario un mayor tiempo para el estudio y respuesta de observaciones, el comité lo informará por escrito al Grupo de gestión contractual dentro del término establecido en el cronograma del proceso, para que se realicen las acciones pertinentes que garanticen la selección objetividad dentro del proceso.


    1. SELECCIÓN DE CONTRATISTAS


De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y el Decreto 1082 de 2015, el Instituto seleccionará los contratistas mediante las modalidades de licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada, mínima cuantía o contratación directa.


      1. Licitación pública


Conforme con el numeral 1 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones que se señalan en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la misma Ley.

La licitación pública consiste en la convocatoria pública que se hace para que, en igualdad de condiciones, participen todas las personas naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras, en consorcio o unión temporal o bajo la promesa de sociedad, que cumplan los requisitos establecidos en los correspondientes pliegos de condiciones.


Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, así como lo señalado en el capítulo 2 del Título I del Decreto 1082 de 2015.


      1. Selección abreviada


Conforme con lo señalado en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, así como en el artículo 2.2.1.2.1.2.1. del Decreto 1082 de 2015, se realizará la contratación mediante la modalidad de selección abreviada en los siguientes casos:

  • Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. En este evento, deberá hacerse uso de uno de los siguientes procedimientos siempre y cuando el reglamento así lo señale: subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.

  • Contratación de menor cuantía. (Se tendrá en cuenta la cuantía del Instituto, que se actualizará anualmente o cuando el presupuesto sea modificado).

  • Celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

  • La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto; en cuyo caso la entidad deberá iniciar la selección abreviada dentro de los cuatro meses siguientes a la declaración de desierta del proceso inicial.

  • La enajenación de bienes del Estado. (Literal “e”, numeral 2, artículo 2 de la ley 1150 de 2007).


      1. Concurso de méritos

Esta modalidad de selección está consagrada en el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Artículo 2.2.1.2.1.3.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015. Cuando se requiera contratar los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, así como aquellos de arquitectura y que corresponden a los “que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesorías, gerencia de obra o de proyectos, dirección programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.”


En la selección de consultores se podrá utilizar el sistema de concurso abierto o concurso con precalificación.


Concurso abierto: Procede cuando se defina en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma.


Concurso por el sistema de precalificación con lista corta: Procede cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques, metodologías o la complejidad que la misma así lo exija.


      1. Contratación directa

Las causales para la contratación directa están señaladas en el Núm. 4 del Art. 2° de la L. 1150/2007. Para los efectos del presente Manual de Contratación son las siguientes:


  1. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

  2. Contratos Interadministrativos

  3. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

  4. Contratos cuando no exista pluralidad de oferentes

  5. Contratos de arrendamiento

  6. Contratos de arrendamiento o adquisición de inmuebles

  7. Urgencia manifiesta

  8. Contratación de empréstitos


De acuerdo con el artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, el Instituto mediante un acto administrativo justificará el uso de la modalidad de selección de contratación directa. El acto administrativo contendrá el señalamiento de la causal que se invoca, la determinación del objeto a contratar, presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán al contratista, indicación del lugar donde se podrán consultar los estudios y documentos previos.


Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los contratos de que tratan los literales a), b) y c) del artículo 2.2.1.2.1.4.3. del Decreto 1082 de 2015.



En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto de justificación y no se requerirá de estudios previos.


      1. Mínima cuantía


Esta modalidad procede para la adquisición de bienes, servicios y obras, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía del presupuesto del Instituto, independientemente del objeto y teniendo en cuenta el procedimiento previsto en el artículo 2.2.1.2.1.5.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015.


    1. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL


      1. ETAPA PRECONTRACTUAL


Esta etapa tiene como objetivo la planeación y preparación del proceso contractual. En ese sentido, la Administración contemplará los aspectos iniciales que sientan las bases del proceso contractual las cuales van desde el análisis, conveniencia y determinación del objeto del proceso. Comprende entre otros aspectos, la realización de estudios previos, estudio del sector, estudios xx xxxxxxx, evaluación de los riesgos, necesidad de exigencia de garantías, determinación de los requisitos habilitantes, entre otros.

De la misma forma, en la etapa contractual se identificará la modalidad de selección que deba realizarse: licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada, mínima cuantía o contratación directa. Las dependencias del Instituto que requieren el bien o servicio a contratar, son las encargadas de realizar lo anterior para la contratación de sus necesidades.


Un aspecto fundamental en la etapa precontractual es el análisis de conveniencia de la necesidad de la contratación que deben realizar las áreas solicitantes en el documento de estudios previos. En desarrollo de lo anterior se deberá señalar lo siguiente:(i) la satisfacción de una o varias necesidades previamente identificadas;(ii) el impacto y beneficio que generará la ejecución del objeto estimado; y (iii) la proyección y permanencia en el tiempo; es decir, que logre consolidarse en la comunidad o en la Entidad como una obra, bien o servicio que podrá disfrutarse por el periodo para el cual fue concebido.

        1. Estudios Previos


De acuerdo con la modalidad de selección aplicable, el área en la cual surge la necesidad, debe realizar la solicitud de contratación y diligenciar los “Estudios Previos”, los cuales contendrán los aspectos mínimos requeridos por el Decreto 1082 de 2015, la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007. Sin perjuicio de lo descrito, la dependencia solicitante debe incluir todos los demás aspectos que considere necesarios para complementar los estudios.


A los estudios previos deberá anexarse la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, debidamente firmada por el responsable de la dependencia solicitante.


Los estudios previos, estudio de sector y xxx xxxxxxx y demás documentos anexos se deberán radicar en el Grupo de gestión contractual, en físico y enviarse por correo electrónico con antelación a la fecha prevista para el inicio de la contratación en el Plan de adquisiciones, a fin de iniciar el proceso de selección o elaboración del contrato. Sin la totalidad de los documentos establecidos no se podrá iniciar el proceso de contratación.


El Grupo de gestión contractual devolverá las solicitudes de contratación cuando los documentos no estén completos. En todo caso, desde el área de contratos se prestará asesoría continua a las áreas que requieran la consolidación de los estudios previos, en materia legal y normativa.


Por considerarse el documento indispensable del proceso de contratación, se definirá el concepto y la descripción de cada los aspectos más importantes que lo componen:


  1. Descripción y justificación de la necesidad que el Instituto Caro y Xxxxxx pretende satisfacer con la contratación

En términos generales, es la expresión de aquello que se requiere. Para tal efecto, las áreas deben tener en cuenta los planes, programas y proyectos que adelanta el Instituto. Responde a las preguntas qué, cómo, cuando, por qué y para qué.


Para este punto, se debe tener en cuenta por parte de cada área que requiera el bien, servicio, obra, o necesidad, señalar y adjuntar el correspondiente soporte que certifique aspectos como por ejemplo la inexistencia del bien o elemento en el almacén del Instituto, o la inexistencia del cargo con el perfil requerido que se pretende contratar.


  1. Descripción del objeto a contratar, especificaciones esenciales e identificación del contrato a celebrar

La descripción del objeto es la expresión general, clara, breve y concisa, del bien, servicio u obra que se pretende contratar. La redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo preferiblemente, que indique la acción del contratista; por ejemplo, prestar el servicio de… (Para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión); realizar las obras de… para… (Para contratos de obra: restauración, mantenimiento, primeros auxilios, etc.); suministrar… (Para los contratos de suministro) o compraventa de… para señalar por ambas vías la compra que hace la Entidad y la venta que efectúa el contratista en los contratos de compraventa.


  1. Alcance del objeto y/o especificaciones técnicas

Para este punto, el área solicitante deberá precisar de manera detallada, específica y con un lenguaje técnico, todo lo que se requiere con la contratación. Lo anterior para que al momento de dar cumplimiento del objeto contractual, no haya lugar a equivocaciones e interpretaciones erróneas que vayan en perjuicio y detrimento tanto del contratista como del Instituto.

  1. Obligaciones del contratista – actividades y productos

La dependencia que requiere la contratación establecerá tanto las obligaciones específicas del contratista como los requerimientos y especificaciones mínimas y productos a entregar, para desarrollar el objeto del contrato a cabalidad. Las obligaciones generales del contratista serán fijadas por el Grupo de gestión contractual.


  1. Plazo de ejecución

Es el periodo o término en el que el contratista ejecutará el objeto y las obligaciones. Xxxx expresarse en meses o días calendario razonablemente y proporcional con la carga que se le impone al contratista.


Para los contratos de ejecución instantánea, que por lo general son contratos de compraventa de bienes, se sugiere un mínimo de quince (15) días calendario, con el fin de asegurar el cumplimiento de la entrega a satisfacción de éstos con la debida entrada al almacén de la Entidad por parte del Grupo de recursos físicos para su registro de inventario, cuando así se requiera.


La dependencia que solicita la contratación debe calcular el plazo, previendo cualquier eventualidad que pueda retrasar las actividades.


  1. Información presupuestal

En este punto se debe indicar el nombre del rubro presupuestal que ampara financieramente el contrato. Por lo general, corresponde al presupuesto de inversión o de funcionamiento, salvo que haya otras partidas que integren el presupuesto a afectar. Es importante que el encargado de realizar los estudios previos, verifique esta información con el Grupo de gestión financiera del Instituto.

En todo caso, el Grupo de gestión contractual brindará asesoría permanente y necesaria a las áreas que requieran la consolidación de los estudios previos, en materia legal y normativa, siempre bajo el cometido de lograr la consolidación del proceso contractual.


  1. Valor del presupuesto oficial

Es la cantidad expresada en una suma de dinero que resulta del estudio xx xxxxxxx elaborado previamente. Se expresa con la frase “hasta la suma de”, toda vez que constituye el límite para los ofrecimientos económicos de los proponentes. Igualmente es necesario precisar si el valor incluye o no el IVA, así como el AIU en el caso de procesos de obra. Al igual que la información presupuestal, es necesario que el valor se verifique con el Grupo de gestión contractual del Instituto.


  1. Forma de pago

Como su nombre lo indica, es la manera como se pagará el valor del contrato al contratista expresado en montos calculados por porcentajes en relación con el tiempo en que se van a efectuar. Es importante tener en cuenta que el número de pagos corresponda al tiempo de la prestación del servicio, el avance de la obra o a la entrega de productos o bienes, previamente establecidos en las obligaciones del contratista. Al igual que el plazo, debe responder a los criterios de razonabilidad y proporcionalidad.


Por lo general, los pagos de los contratos de prestación de servicios (profesionales o de apoyo a la gestión) con personas naturales, se pactan por mensualidades vencidas para evitar la elusión de aportes al SGSSSP; sin embargo, cada caso puede estudiarse por separado, siempre que se garantice el cumplimiento de los requisitos xx xxx para recibir la contraprestación por parte de la Entidad. En otras palabras, no es una exigencia pactar honorarios por mensualidades vencidas, ya que pueden darse contratos de este tipo con pagos cada dos o tres meses por ejemplo, o al cumplimiento de unas tareas o actividades específicas; es decir, a la entrega de una monografía, concepto, o a la revisión de documentos, la realización de conferencias, foros, simposios, cátedras, entre otras. Lo importante, para efectos del pago de aportes a salud y pensiones, de obligatorio cumplimiento cuando su ejecución exceda los tres (3) meses de plazo, es garantizar que el contratista ha cumplido con esta obligación legal respecto del cálculo del 40% del IBC que se haya definido mensualmente.


En los otros tipos de contratos que celebre el Instituto, como el de suministro y compraventa, es aconsejable que el pago este precedido de la entrega a satisfacción de los bienes para su ingreso en el almacén, cuando sea necesario. En los contratos de obra pública en la modalidad de licitación se puede pactar un anticipo que, en ningún caso, podrá superar el cincuenta por ciento (50%) del valor total y que se acompañará de la respectiva garantía de cumplimiento a favor de Entidades Estatales amparando el riesgo de buen manejo y correcta inversión del anticipo, así como el de la Responsabilidad Civil Extracontractual por daños a terceros en la ejecución de las obras.


  1. Identificación del contrato a celebrar

Este punto está conferido al Grupo de gestión Contractual. Sin embargo, para una orientación descriptiva se indican a continuación los principales tipos de contratos que celebran las entidades públicas de acuerdo con el artículo 32 de la Ley 80 de 1993.


  • Contrato de obra: Son aquellos que celebran las Entidades para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso licitatorio, la interventoría de dichas obras deberá ser contratada con una persona independiente de la Entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos del Art. 53 de la ley 80 de 1993.


  • Contrato de prestación de servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebran las entidades para desarrollar las actividades relacionadas con la administración y funcionamiento de la misma, así como de apoyo a su gestión.


Estos contratos son viables, siempre que dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta que requieran conocimientos especializados, para lo cual el Grupo xx xxxxxxx humano dejará constancia por escrito en los documentos previos de la contratación.


La entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área que se trate. Adicionalmente, se realizarán los contratos de prestación de servicios, cuando se trate de fines específicos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar. Estos servicios corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad.


No obstante la unión que se infirió en este tipo de contratos, entre los servicios profesionales con los de apoyo a la gestión, éstos últimos, se entienden como aquellos en los que la persona contratada realiza labores predominantemente materiales y no calificadas para la atención de necesidades de la entidad, sin que sea posible entender comprendida dentro de los mismos, la contratación de actividades que supongan la intermediación de la relación laboral, ni la contratación de empresas de servicios temporales.


  • Contrato de compraventa: El contrato de compraventa es aquel en el que de forma bilateral una de las partes, en este caso, el contratista en calidad de vendedor, entrega los bienes, productos o elementos, objeto del contrato celebrado; y la otra, llamada el Instituto, en calidad de comprador, realiza el pago acordado y estipulado por éstos en un cierto precio, en dinero o signo que lo represente. El pago se hace en dinero a menos que se pacte otra forma en el contrato.


El contrato de compraventa es de ejecución instantánea, toda vez que se cumple la obligación con la Entidad a través de la entrega del bien o los bienes en el lugar y fecha señalados, una vez el contrato se encuentre debidamente legalizado. El perfeccionamiento de la entrega se da con el acta de recibo a satisfacción o constancia de entrega que expide el supervisor del contrato, para que se haga la incorporación de los mismos en los haberes de la Entidad a través xxx xxxxxxx general.


  • Contrato de suministro: Es aquel mediante el cual el contratista en su calidad de suministrador, se obliga a realizar en el tiempo, una serie de prestaciones periódicas y determinadas, a cambio del pago de un precio, que puede ser unitario o por cada prestación periódica por parte de la entidad contratante.


A diferencia del contrato de compraventa, el de suministro no implica la ejecución instantánea, toda vez que su consumación se prolonga en el tiempo.


El contrato de suministro se sustenta en el objeto de satisfacer necesidades periódicas que tiene la entidad contratante de recibir determinada clase de bienes sin tener que realizar contratos para cada necesidad que se presente. Se destaca como contrato de suministro en el Instituto, el de combustible.

  • Contrato de consultoría: De acuerdo con el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato.

El contrato de interventoría es una modalidad de consultoría, el cual consiste en el examen y fiscalización de un contrato, que puede ser de obra pública. Esta actividad se contrata con una persona independiente de la entidad y del contratista a quien se le va ejercer dicha supervisión.

  • Contrato de concesión: El artículo 32 de la Ley 80 de 1993 señala que son aquellos que celebran las entidades estatales con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario, la prestación, operación explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial, de una obra o bien destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden.


  • Contrato xx xxxxxxx pública: Consiste en un acuerdo por medio del cual la entidad entrega a una entidad fiduciaria, uno o más bienes concretos despojándose o no de la propiedad de los mismos, con el objeto de cumplir una determinada finalidad en provecho de la entidad o de un tercero a quien expresamente éste determine.


  1. Supervisión

Corresponderá para todos los casos y sin excepción, al funcionario que, de acuerdo con su perfil (estudios y experiencia), pueda atender y hacer el seguimiento al contrato de la mejor forma posible. El funcionario puede acudir a contratistas, personas naturales especializadas en un área del conocimiento y con la idoneidad necesaria para apoyarse cuando así lo requiera, sin olvidar que es él, en calidad de funcionario, servidor público del Instituto, el único responsable de velar por buena marcha y ejecución del contrato, por lo que esta responsabilidad no podrá delegarse en un contratista so pena de incurrir en falta disciplinaria. No obstante lo anterior, los contratistas podrán prestar apoyo a la supervisión.


  1. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección

Este punto está conferido al Grupo de gestión contractual, el cual debe indicar las razones o argumentos legales que justifican la modalidad de selección a escoger para sustanciar el respectivo proceso de contratación.


  1. Análisis que soporta el valor estimado del contrato

El presupuesto estimado debe soportarse en el estudio xx xxxxxxx, que contengan las mismas especificaciones técnicas y cantidades de la necesidad requerida.


  1. Justificación de los factores de selección

El área solicitante, en consulta con el Grupo de gestión contractual, determinará las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de evaluación y calificación para la selección del contratista, dependiendo de la modalidad de selección, con el fin de identificar de manera objetiva, la oferta más favorable para el Instituto.


  1. Tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles

El área solicitante de la contratación en consulta con el Grupo de gestión contractual, determinará las contingencias que pueden presentarse durante la ejecución del contrato y que podrían entorpecer, dificultar o impedir su adecuada realización. De acuerdo con lo previsto en el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007 y los lineamientos del manual de riesgos expedido por Colombia Compra Eficiente, se debe identificar los riesgos inherentes al objeto de la contratación, su consecuencia, tratamiento y asignación. El manual de riesgos se podrá consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx/xxx_xxxxxx_xxxxxx_xxx.xxx


  • Definición: Es el nombre que recibe el riesgo previsible advertido por el grupo técnico dada la experiencia en el desarrollo del objeto contractual.

  • Asignación: Es la designación del riesgo para la Entidad contratante o el contratista en relación con la responsabilidad que le asiste para asumir las consecuencias que se deriven de la ocurrencia del mismo.

  • Nivel: Es la valoración de probabilidad de ocurrencia, expresado de la siguiente manera: Alto, Medio y Bajo.

  • Tratamiento: Es el conjunto de actividades, métodos y reglas que se establecen con el fin de reducir el impacto del riesgo. En este campo se describirán las acciones que la Entidad y el contratista ejecutarán para evitar la ocurrencia de cada uno de los riesgos definidos y debidamente asignados.


  1. Mecanismos de cobertura

El área solicitante en coordinación con el Grupo de gestión contractual determinará la exigencia o no de garantía única de cumplimiento u otro tipo de garantía de acuerdo con el objeto y las obligaciones del contrato. El Grupo de gestión contractual aprobará las garantías solicitadas.



  1. La indicación de si el proceso de contratación está cobijado por un acuerdo comercial

Para este punto se tendrá en cuenta los acuerdos y tratados comerciales vigentes sobre el asunto a contratar y el valor del contrato.


  1. Condiciones habilitantes

Con el fin de advertir los requisitos de carácter habilitante en el proyecto xx xxxxxx de condiciones o en la invitación pública, el área solicitante de la contratación, establecerá los criterios técnicos como por ejemplo el requisito de experiencia. El Grupo de gestión contractual establecerá los requisitos habilitantes jurídicos; y el Grupo de gestión financiera determinará lo propio frente a los indicadores en esa materia, cuando la naturaleza del proceso lo amerite.


        1. Análisis del sector económico


De acuerdo con lo establecido por el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015, a través de la dependencia respectiva, se deberá hacer durante la etapa de planeación, el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo. La entidad estatal debe dejar constancia de este análisis en los documentos del proceso.

El estudio xx xxxxxxx y análisis del sector forman parte de los estudios previos y deben radicarse en el Grupo de gestión contractual. Con base en las especificaciones técnicas y demás características de la contratación a realizar, debe efectuarse un completo estudio xx xxxxxxx que permita soportar el valor estimado del contrato a celebrar, teniendo en cuenta todas las variables utilizadas para determinar el presupuesto.


Para la elaboración del estudio xx xxxxxxx, el área solicitantes tendrá en cuenta los manuales, guías e instructivos que sobre la materia publique la Agencia Colombia Compra Eficiente, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015.


        1. Disponibilidad presupuestal


La solicitud de expedición del CDP se debe tramitar diligenciando el formato dispuesto para tal fin y se radicará para revisión y firma del ordenador del gasto o quien este delegue para tal actividad. Cuando el presupuesto requerido se trate de proyectos de inversión, debe tener el visto bueno de parte de la oficina Asesora de Planeación. Cumplido lo anterior, el Grupo de gestión contractual expedirá el Certificado de Disponibilidad Presupuestal de acuerdo con el valor solicitado en los estudios previos, y en concordancia con la suma señalada en el Plan anual de adquisiciones aprobado para la vigencia.


        1. Certificaciones y/o autorizaciones

Como parte de los estudios previos, la dependencia solicitante que requiera el bien o servicio a contratar, deberá determinar antes de iniciar el respectivo proceso, si se requieren autorizaciones, licencias y demás documentos obligatorios para el trámite contractual. En tal caso debe tramitarlos ante las dependencias e instancias competentes con anterioridad a la iniciación del proceso de selección. A manera de ejemplo se indican los siguientes documentos que son necesarios antes de iniciar el proceso: Certificados de inexistencia de personal o no existencia en almacén del ICC, licencias de obra y autorizaciones de vigencias futuras.


        1. Aviso de convocatoria


El aviso de convocatoria para participar en un proceso de contratación debe contener como mínimo la siguiente información, además de lo establecido para cada modalidad de selección:


  • El objeto del contrato de la contratación a realizar, identificando las cantidades y especificaciones técnicas a adquirir.

  • La modalidad de selección que corresponde a la contratación.

  • Cronograma del proceso

  • Lugar físico o electrónico en que se podrá consultar la información del proceso.

  • Convocatoria a las veedurías ciudadanas

  • Valor estimado del proceso y respaldo presupuestal

  • El plazo estimado del contrato.

  • La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la misma.

  • Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

  • Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el proceso de contratación.


        1. Acto administrativo de apertura del proceso de selección


El Instituto dará apertura del proceso de selección, mediante acto administrativo realizado por el Grupo de gestión contractual. El acto administrativo debe señalar lo siguiente:


  • La motivación por la cual se justifica iniciar un proceso contractual.

  • El objeto de la contratación a realizar.

  • La modalidad de selección que corresponda a la contratación.

  • El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes.

  • La designación de los integrantes del Comité técnico asesor y evaluador

  • El cronograma.

  • La convocatoria para las veedurías ciudadanas.

  • El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos.

  • Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.



        1. Pliegos de condiciones


Se llama así al documento final que se establece como marco de referencia y de requisitos que deben cumplir las partes para lograr su objetivo final: la adjudicación del contrato. Este documento debe recoger las observaciones planteadas por los interesados durante la etapa de proyecto y aquellos aspectos que la entidad consideró importantes para complementar su información. Los pliegos de condiciones deben contener la siguiente información:


  • La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el Clasificador de Bienes y Servicios.

  • Lugar, fecha y hora de apertura y cierre del proceso.

  • Normatividad aplicable a la modalidad de selección.

  • Convocatoria a veedurías ciudadanas.

  • Plazo de ejecución del contrato.

  • Publicidad y consulta del proyecto xx xxxxxx de condiciones.

  • Presentación de propuestas y ras reglas aplicables a la presentación de las mismas.

  • Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.

  • Fecha del cierre del proceso.

  • Condiciones habilitantes jurídicas, técnicas y financieras.

  • Criterios de evaluación, calificación y reglas de desempate.

  • Definición, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

  • Garantías exigidas en el proceso contractual.

  • Cronograma del proceso de selección.

  • Aplicación de acuerdos internacionales y tratados de libre comercio.

  • Requisitos para aplicación de la convocatoria limitada a Mipymes.

  • Anexos (Manifestación de apoyo a la industria nacional, propuesta económica, compromiso anticorrupción, minuta del contrato, etc.).


        1. Publicidad en el SECOP


El Grupo de gestión contractual del Instituto, en cumplimiento con lo estipulado por el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, publicará en el SECOP los documentos del proceso de selección y los actos administrativos dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del proceso de contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP.

Igualmente se publicará el aviso de convocatoria o la invitación en los procesos de contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP, para que los interesados en el proceso de contratación puedan presentar observaciones, o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015.


        1. Observaciones al pliego de condiciones

Los interesados en los procesos de selección que haya publicado el Instituto, podrán presentar observaciones vía email o en radicado a la oficina de correspondencia, al proyecto de pliegos de condiciones, a partir de la fecha de publicación de los mismos: (i) durante un término xx xxxx (10) días hábiles en la licitación pública; y (ii) durante un término de cinco (5) días hábiles en la selección abreviada y el concurso de méritos.


El Grupo de gestión contractual consolidará las observaciones y aclaraciones solicitadas y las remitirá a las áreas competentes, según sea el caso, para que estas den contestación dentro del término señalado en el cronograma del proceso. Todas las respuestas deberán publicarse en el SECOP.


        1. Modificación de los pliegos de condiciones


Se podrán modificar los pliegos de condiciones a través de adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas y dentro del término establecido por la normatividad contractual y el Pliego de condiciones.


Las adendas son modificaciones sustanciales al pliego de condiciones definitivo y sus alcances son los siguientes:



  • Forman parte integral xxx xxxxxx de condiciones definitivo.

  • La no observancia por parte de los posibles oferentes, podría constituirse en causal rechazo de la propuesta, dependiendo de lo que se haya modificado.

  • Cumplirá con el principio de publicidad y de economía. La Entidad deberá cerciorarse y dejar constancia de que los inscritos o postulados fueron debidamente notificados.

  • Se podrán expedir adendas para modificar el cronograma, una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.

  • El Instituto Caro y Xxxxxx, a través del Grupo de gestión contractual, publicará las adendas en los días hábiles, entre las 8:00 AM. y las 5:00 Pm. a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas, y teniendo en cuenta la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública, pues de conformidad con la ley, la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación.


        1. Cierre de la convocatoria


El cierre de la convocatoria es la audiencia de recepción de propuestas que se realizará en la fecha, hora y lugar determinado en el cronograma del proceso de selección.


La audiencia se desarrolla en virtud del principio de transparencia, para lo cual, al inicio de la misma, la Entidad a través del Grupo de gestión contractual informa a los asistentes el procedimiento que se llevará a cabo para su realización y explica la finalidad consistente en hacer apertura de los sobres que contienen las propuestas para verificar los siguientes aspectos:


  • Número total de folios en la propuesta original y en las copias.

  • Carta de presentación de la propuesta

  • Garantía de seriedad de los ofrecimientos(Cuando aplique, según el proceso)

  • Valor total de la propuesta


En ningún momento de la audiencia pública y por ningún motivo, el Instituto podrá solicitar documentos a los proponentes para que subsanen sus ofertas. Esta audiencia, en particular, es un acto de verificación de los documentos anteriormente descritos y no de verificación de condiciones o requisitos habilitantes, ni de evaluación de los mismos; por lo tanto, si en dicha verificación no se encontrare alguno de ellos, se dejará constancia escrita en el acta que se levantará y se firmará por quienes la presidieron. Deberá publicarse en el SECOP.


        1. Verificación de las condiciones habilitantes


Es el acto de comprobación de los requisitos exigidos por la entidad a los proponentes en el pliego de condiciones, los cuales han aportado en las respectivas ofertas recibidas en audiencia pública de cierre.


Los miembros de cada uno de los grupos que conforman el Comité asesor y evaluador son los encargados de realizar esta verificación de acuerdo con su especialidad, es decir, la verificación de las condiciones (i) jurídicas; (ii) financieras y (iii) técnicas, todas de carácter habilitante.


La manera de verificar las condiciones habilitantes es propia de cada grupo, siempre y cuando se utilice para tal fin. Los formatos o plantillas utilizados deben brindar la información completa de todos los aspectos a revisar para que sus resultados sean lo suficientemente claros para determinar si un proponente queda o no queda habilitado para ser evaluado. El resultado final en cada informe de verificación será usando las expresiones: HABILITADO / NO HABILITADO según corresponda.


Los plazos correspondientes a la verificación (para el Comité) y la subsanabilidad (para los oferentes) serán aquellos que se establecieron en el cronograma del proceso de selección, a los cuales se les deberá dar estricto cumplimiento.


Finalmente, el Grupo de gestión contractual consolidará los resultados de cada uno de los grupos del Comité asesor y evaluador y rendirá el informe final de verificación de las condiciones habilitantes que formará parte integral del informe de evaluación.


        1. Subsanabilidad de las propuestas


No se podrán rechazar propuestas por la ausencia o falta de requisitos que verifiquen las condiciones del proponente y que por ende, no constituyan factores de escogencia, ni hagan parte de los criterios de evaluación.


El Grupo de gestión contractual, previa información de los integrantes del Comité asesor y evaluador, requerirá mediante publicación en el SECOP a los proponentes, para que subsanen y/o aclaren todos aquellos documentos que no tengan carácter puntuable para la selección del contratista.


        1. Ofrecimiento artificialmente bajo

Cuando la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado.

El grupo técnico del Comité asesor y evaluador deberá determinar previamente el valor artificialmente bajo mediante el cálculo matemático de las variables que componen la oferta a partir de los valores del estudio xx xxxxxxx y demás factores que considere determinantes.


        1. Criterios de evaluación y asignación de puntajes

Los criterios de evaluación son los que definen la mejor propuesta o también llamado “ofrecimiento más favorable para la entidad”. Tal y como se señaló líneas arriba, estos criterios se deben definir y cuantificar en el Pliego de condiciones de manera precisa. Serán acordados por el grupo técnico, es decir, por el área que solicita la contratación, la cual será la encargada de realizar la evaluación de los criterios, para lo cual, rendirá un informe de evaluación que indicará el nombre del oferente que y su puntaje, luego de la aplicación de las fórmulas y operaciones matemáticas respectivas.


        1. Traslado del informe de verificación y evaluación

Es el periodo de tiempo mediante el cual, la entidad hace oficiales los resultados consistentes en el informe de verificación y evaluación, mediante la publicación en el SECOP, para conocimiento general. En especial, este informe se dirige a los interesados que participaron como proponentes en el proceso de selección. Este plazo se determina en el cronograma del proceso y el Pliego de Condiciones.


        1. Observaciones al informe de verificación y evaluación


Conforme con el derecho de contradicción y el debido proceso que le asiste al oferente a quien le fue verificada y evaluada su propuesta, se permite que éste formule las observaciones al informe de verificación y evaluación. El plazo que se señala para tal fin, se estipula en el cronograma del proceso y el Pliego de condiciones y corresponde al mismo que se tiene establecido para el traslado del informe en el SECOP.

Si alguna de las observaciones de los oferentes o de las veedurías ciudadanas advierte algún yerro en el informe que amerite la modificación de uno o varios aspectos del mismo, el Comité asesor y evaluador, procederá a revisarlo y analizarlo, notificando al observante que se están realizando las rectificaciones del caso. Una vez corregido el informe se publicará en el SECOP y este será el definitivo. No se admitirán más observaciones a dicho informe.


Para el caso de licitaciones y concursos de méritos, las respuestas a las observaciones tendrán lugar en la audiencia pública de adjudicación.


        1. Factores de desempate

En caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas, el Instituto, de acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.2.9 del Decreto 1082 de 2015, escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación. Si persiste el empate, escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación y así sucesivamente hasta agotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones.

Si persiste el empate, se utilizarán las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, respetando los compromisos adquiridos por Acuerdos Comerciales:


  1. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o ser­vicios extranjeros.

  2. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.

  3. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.

  4. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones esta­blecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

  5. Utilizar un método aleatorio para seleccionar el oferente, método que deberá haber sido previsto en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación.


Si después de agotados los criterios de desempate, dos (2) o más oferentes siguieren empatados, el Instituto llamará y citará únicamente a éstos oferentes para que, mediante audiencia pública, se resuelva definitivamente el desempate. Las condiciones para tales efectos, se darán a conocer en la diligencia pública cuyo resultado será la adjudicación del contrato resultante.


No se recibirá, ni se aprobará otra forma o mecanismo de desempate diferente al anteriormente señalado.





        1. Audiencia y/o acto administrativo de adjudicación

La audiencia de adjudicación es un encuentro público convocado por la entidad a los oferentes que participaron en el proceso de selección y a la comunidad en general, (veedurías ciudadanas) para que realicen las observaciones frente al informe de verificación y evaluación que refleja el resultado final del oferente que presentó la mejor propuesta u ofrecimiento más favorable para la el Instituto, luego de la verificación de las condiciones habilitantes y de la respectiva evaluación técnica. En esta audiencia se deben resolver todas las preguntas y observaciones de los oferentes, para luego proceder a su adjudicación mediante la lectura del acto administrativo correspondiente, por parte del representante legal u ordenador del gasto. La audiencia pública de adjudicación aplica para procesos de selección como la Licitación pública y podrá ser suspendida a juicio del Grupo de gestión contractual quien la presidirá, siguiendo las directrices impartidas por las normas contractuales.


En la etapa de selección de la licitación son obligatorias las audiencias de: a) asignación de riesgos, y b) adjudicación. Si a solicitud de un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de riesgos. En la audiencia de asignación de riesgos, el Instituto debe presentar el análisis de riesgos efectuado y realizar la asignación de riesgos definitiva.


La audiencia de adjudicación se realizará en la fecha y hora establecida en el cronograma, la cual se llevará a cabo conforme las reglas establecidas para el efecto en el pliego de condiciones. Para mayor claridad, deberá tenerse en cuenta lo siguiente:


  • En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por el Instituto a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio del Comité asesor y evaluador, requieren análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos.

  • Se deberá conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes.

  • Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente y estar limitada a la duración máxima que se establezca al instalar la audiencia.

  • Una vez finalizadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia y las respuestas por parte del Comité asesor y evaluador, se procederá a adoptar la decisión del caso.


Para los procesos de modalidad por Selección abreviada de menor cuantía y mínima cuantía, se publicará el acto administrativo de adjudicación sin necesidad de realizar audiencia pública para ello.


Este documento, deberá publicarse en la página Web del Portal Único de Contratación SECOP.




        1. Acto administrativo de declaratoria de desierta


Las causales para que la administración declare desierto un proceso de selección, deben señalarse en el pliego de condiciones las cuales se constituyen en circunstancias que impiden la selección objetiva. Algunas de estas se presentan cuando:


  • Ninguna de las propuestas se ajuste a los requisitos xxx xxxxxx de condiciones.

  • Se descubran acuerdos o maniobras fraudulentas por parte de los proponentes durante el proceso de selección.

  • Las propuestas se consideren económicamente inconvenientes para la administración, o cuando la propuesta más económica sobrepase el presupuesto oficial.


      1. ETAPA CONTRACTUAL


Esta etapa comprende todas las actividades que se realizan desde la elaboración y perfeccionamiento del contrato, pasando por su ejecución hasta llegar a su liquidación. Todos los contratos del Instituto deben constar siempre por escrito.


        1. Elaboración del contrato y suscripción

Una vez adelantado el procedimiento de la modalidad de selección correspondiente, el Grupo de gestión contractual procede a la elaboración del contrato conforme con las especificaciones técnicas, jurídicas y financieras contenidas en los estudios previos, el pliego de condiciones, adendas, oferta seleccionada, documento de invitación pública, el acto de adjudicación y demás documentos que hayan hecho parte del proceso precontractual.


Todos los contratos que realice el Grupo de gestión contractual deberán llevar un consecutivo de inscripción en el cual se indique la clase de contrato, el número y el año en el cual se suscribieron.


Una vez realizada la minuta del contrato, se entregará a la Dirección General del Instituto para la firma del representante legal de la entidad, previa recolección de los vistos buenos de las dependencias que tengan relación con el contrato.


Finalmente el contratista firmará el contrato y se le entregará una copia del mismo para que proceda a constituir las garantías exigidas por la entidad.

El Grupo de gestión contractual publicará el documento en el Portal Único de Contratación SECOP.

        1. Perfeccionamiento y legalización


El concepto de perfeccionamiento de los contratos alude a los requisitos de orden legal establecidos para que se exprese la voluntad de los contratistas. De acuerdo con el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito.


Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto. El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios xxx Xxxx, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. Lo anterior de acuerdo conforme lo estipula el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.


En conclusión, los siguientes serán los requisitos para la ejecución del contrato:


  • La expedición del registro presupuestal por parte del Grupo de gestión financiera.

  • La aprobación de garantía única de cumplimiento como mecanismo de cobertura(cuando se requiera)

  • Acta de inicio, cuando así se determine en la minuta del contrato.


Dentro del término previsto en el contrato, el contratista deberá hacer llegar al Grupo de gestión contractual del Instituto la garantía única con los amparos solicitados. Una actividad importante para que se dé la legalización del contrato, es la revisión y aprobación de la garantía mediante documento de aprobación de la póliza firmado por el coordinador del Grupo de gestión contractual.


Finalmente, desde el Grupo de gestión contractual se hará entrega de la copia del contrato y del documento de legalización al supervisor para los fines pertinentes.

Una vez se encuentren tramitados el registro presupuestal y la aprobación de la garantía única, se suscribirá el acta de inicio por el supervisor del contrato y el contratista. Está se suscribirá en los casos en que se estipule dentro de los contratos para efectos de contabilizar el plazo de ejecución. Estos documentos serán remitidos a sus destinatarios a través del correo electrónico institucional.


De acuerdo con lo establecido por el artículo 2.2.1.1.2.3.1 del Decreto 1082 de 2015, en el cronograma, el Instituto debe señalar el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y para el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del contrato.


        1. Certificado de registro presupuestal


Es el documento mediante el cual, la entidad reserva y confirma los recursos económicos que soportarán financieramente el contrato resultante, según la disponibilidad que previamente apropió para tal efecto. Se diferencia de la disponibilidad, en el sentido que el Registro determina el contrato, es decir, indica con claridad sus aspectos esenciales tales como: el número, la fecha de suscripción, el nombre del contratista y el valor exacto conforme al del contrato.


Será responsabilidad del Grupo de gestión financiera la expedición de este certificado, siempre que se cuente con la debida suscripción del contrato por las partes: por el Instituto y por el contratista, entendiéndose perfeccionado por este acto.


        1. Garantías: mecanismo de cobertura del riesgo

Una vez perfeccionado el contrato, el Grupo de gestión contractual deberá entregar una copia al contratista para que constituya la garantía de cumplimiento según la naturaleza y la cuantía del contrato.


Dentro del término previsto en el contrato, el contratista deberá hacer llegar al Grupo de gestión contractual del Instituto la garantía única con los amparos solicitados. Una actividad importante para que se dé la legalización del contrato, es la revisión y aprobación de la garantía mediante documento de aprobación de la póliza firmado por el coordinador del Grupo de gestión contractual.

El Decreto 1082 de 2015 establece a partir del artículo 2.2.1.2.3.1.1 y siguientes, las generalidades a tener en cuenta por parte de las entidades públicas frente a las garantías. Por tal razón se establece el cumpli­miento de las obligaciones surgidas en favor de las entidades estatales con ocasión de: (i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades Estatales, derivados de la responsabilidad extra­contractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas en los términos de la ley.


El mecanismo de cobertura del riesgo que el Grupo de gestión contractual exigirá a los proponentes en la etapa del proceso de selección y al contratista que resulte adjudicatario de este para la ejecución del contrato resultante será la garantía única de cumplimiento, expedida por un banco o compañía de seguros legalmente establecidos en Colombia y con permiso de funcionamiento de la Superintendencia Financiera de Colombia, acompañada del correspondiente recibo de pago.

Se entiende por mecanismo de cobertura del riesgo, el instrumento otorgado por los oferentes o el contratista de una entidad pública contratante, en favor de ésta o en favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre otros:


  • La seriedad de su ofrecimiento.

  • El cumplimiento de las obligaciones que para aquel surjan del contrato y de su liquidación.

  • La responsabilidad extracontractual de la administración por los actos de sus contratistas o subcontratistas; y

  • Los demás riesgos a que se encuentre expuesta la administración según el contrato.


Conforme el Artículo 2.2.1.2.3.1.2. del Decreto 1082 de 2015, las garantías que los oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones son:


  1. Contrato de seguro contenido en una póliza.

  2. Patrimonio autónomo.

  3. Garantía Bancaria.


A continuación se indican los riesgos derivados que serán amparados por las garantías que se exigirán por parte del Instituto en cada etapa contractual.


          1. Riesgos derivados del incumplimiento del oferta

La garantía de seriedad de la oferta cubrirá los siguientes riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento en los siguientes eventos, conforme el artículo 2.2.1.2.3.1.6. del Decreto 1082 de 2015:


  1. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la Adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres (3) meses.

  2. El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas.

  3. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.

  4. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.


          1. Riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales

El Artículo 2.2.1.2.3.1.7. del Decreto 1082 de 2015 establece que la garantía de cumplimiento del contrato cubrirá los siguientes riesgos:


  1. Buen manejo y correcta inversión del anticipo. Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la Entidad Estatal con ocasión de: (i) la no inversión del anticipo; (ii) el uso indebido del anticipo; y (iii) la apropiación indebida de los recursos recibidos en calidad de anticipo.

  2. Devolución del pago anticipado. Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la Entidad Estatal por la no devolución total o parcial del dinero entregado al contratista a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.

  3. Cumplimiento del contrato. Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios derivados de:

    1. El incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento es impu­table al contratista;

    2. El cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista;

    3. Los daños imputables al contratista por entregas parciales de la obra, cuando el contrato no prevé entregas parciales; y

    4. El pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria.

  4. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. Este am­paro debe cubrir a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones laborales del contratista derivadas de la contratación del personal utilizado en el territorio nacional para la ejecución del contrato amparado.

La Entidad Estatal no debe exigir una garantía para cubrir este riesgo en los contratos que se ejecuten fuera del territorio nacional con personal contratado bajo un régimen jurí­dico distinto al colombiano.

  1. Estabilidad y calidad de la obra. Este amparo cubre a la Entidad Estatal de los per­juicios ocasionados por cualquier tipo de daño o deterioro, imputable al contratista, sufrido por la obra entregada a satisfacción.

  2. Calidad del servicio. Este amparo cubre a la Entidad Estatal por los perjuicios deri­vados de la deficiente calidad del servicio prestado.

  3. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes. Este amparo debe cubrir la calidad y el correcto funcionamiento de los bienes que recibe la Entidad Estatal en cumplimiento de un contrato.

  4. Los demás incumplimientos de obligaciones que la Entidad Estatal considere deben ser amparados de manera proporcional y acorde a la naturaleza del contrato.


          1. Suficiencia de la garantía


Para evaluar e impartir aprobación a las garantías que se otorguen por el oferente o el contratista, el Grupo de gestión contractual en coordinación con el área solicitante del contrato, analizará la suficiencia de la garantía teniendo en cuenta el objeto y condiciones del contrato. Igualmente se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 2.2.1.2.3.1.9 y siguientes del Decreto 1082 de 2015, que por su importancia se citan a continuación:


  • Artículo 2.2.1.2.3.1.9. Suficiencia de la garantía de seriedad de la oferta. La garantía de seriedad de la oferta debe estar vigente desde la presentación de la oferta y hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato y su valor debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%) del valor de la oferta.

El valor de la garantía de seriedad de la oferta que presenten los proponentes en el proceso de contratación de un Acuerdo Marco de Xxxxxx debe ser de mil (1.000) smmlv.

El valor de la garantía de seriedad de la oferta que presenten los proponentes en la subasta inversa y en el concurso de méritos debe ser equivalente al diez por ciento (10%) del presupuesto oficial estimado del proceso de contratación.

Cuando el valor de la oferta o el presupuesto estimado de la contratación sea superior a un millón (1.000.000) de smmlv se aplicarán las siguientes reglas:

1. Si el valor de la oferta es superior a un millón (1.000.000) de smmlv y hasta cinco millones (5.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del valor de la oferta.

2. Si el valor de la oferta es superior a cinco millones (5.000.000) de smmlv y hasta diez millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el uno por ciento (1%) del valor de la oferta.

3. Si el valor de la oferta es superior a diez millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor de la oferta.

  • Artículo 2.2.1.2.3.1.10. Suficiencia de la garantía de buen manejo y correcta inversión del anticipo. La garantía de buen manejo y correcta inversión del anticipo debe estar vigente hasta la liquidación del contrato o hasta la amortización del anticipo, de acuerdo con lo que determine la entidad estatal. El valor de esta garantía debe ser el ciento por ciento (100%) de la suma establecida como anticipo, ya sea este en dinero o en especie.

  • Artículo 2.2.1.2.3.1.11. Suficiencia de la garantía de pago anticipado. La garantía de pago an­ticipado debe estar vigente hasta la liquidación del contrato o hasta que la Entidad Estatal verifique el cumplimiento de todas las actividades o la entrega de todos los bienes o servicios asociados al pago anticipado, de acuerdo con lo que determine la Entidad Estatal. El valor de esta garantía debe ser el ciento por ciento (100%) del monto pagado de forma anticipada, ya sea este en dinero o en especie.

  • Artículo 2.2.1.2.3.1.12. Suficiencia de la garantía de cumplimiento. La garantía de cumplimiento del contrato debe tener una vigencia mínima hasta la liquidación del contrato. El valor de esta garantía debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%) del valor del contrato a menos que el valor del contrato sea superior a un millón (1.000.000) de smmlv, caso en el cual la Entidad Estatal aplicará las siguientes reglas:

1. Si el valor del contrato es superior a un millón (1.000.000) de smmlv y hasta cinco millones (5.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el dos punto cinco por ciento (2,5%) del valor del contrato.

2. Si el valor del contrato es superior a cinco millones (5.000.000) de smmlv y hasta diez millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el uno por ciento (1%) del valor del contrato.

3. Si el valor del contrato es superior a diez millones (10.000.000) de smmlv, la Entidad Estatal puede aceptar garantías que cubran al menos el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor del contrato.

4. Colombia Compra Eficiente debe determinar el valor de la garantía única de cum­plimiento del Acuerdo Marco de Precios de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en este.

  • Artículo 2.2.1.2.3.1.13. Suficiencia de la garantía de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. Esta garantía debe estar vigente por el plazo del contrato y tres (3) años más. El valor de la garantía no puede ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato.

  • Artículo 2.2.1.2.3.1.14. Suficiencia de la garantía de estabilidad y calidad de la obra. Esta ga­rantía debe estar vigente por un término no inferior a cinco (5) años contados a partir de la fecha en la cual la entidad estatal recibe a satisfacción la obra. la entidad estatal debe determinar el valor de esta garantía en los pliegos de condiciones de la Contratación, de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato.

La Entidad Estatal puede aceptar que esta garantía tenga una vigencia inferior a cinco (5) años previa justificación técnica de un experto en la materia objeto del contrato.

  • Artículo 2.2.1.2.3.1.15. Suficiencia de la garantía de calidad del servicio. La entidad estatal debe determinar el valor y el plazo de la garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato. En los contratos de interventoría, la vigencia de este amparo debe ser igual al plazo de la garantía de estabilidad del contrato principal en cumplimiento del parágrafo del artículo 85 de la Ley 1474 de 2011.

  • Artículo 2.2.1.2.3.1.16. Suficiencia de la garantía de calidad de bienes. La entidad estatal debe determinar el valor y el plazo de la garantía de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza, las obligaciones contenidas en el contrato, la garantía mínima presunta y los vicios ocultos.

  • Artículo 2.2.1.2.3.1.17. Suficiencia del seguro de responsabilidad civil extracontractual. El valor asegurado por los contratos de seguro que amparan la responsabilidad civil extracontractual no debe ser inferior a:

1. Doscientos (200) smmlv para contratos cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos (1.500) smmlv.

2. Trescientos (300) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a mil quinientos (1.500) smmlv e inferior o igual a dos mil quinientos (2.500) smmlv.

3. Cuatrocientos (400) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a dos mil quinientos (2.500) smmlv e inferior o igual a cinco mil (5.000) smmlv.

4. Quinientos (500) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a cinco mil (5.000) smmlv e inferior o igual a diez mil (10.000) smmlv.

5. El cinco por ciento (5%) del valor del contrato cuando este sea superior a diez mil (10.000) smmlv, caso en el cual el valor asegurado debe ser máximo setenta y cinco mil (75.000) smmlv.

La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución del contrato.


        1. Acta de inicio de ejecución


Es el acuerdo que hacen las partes del contrato: Instituto, a través del funcionario designado como supervisor y el contratista, una vez se verifique que este se encuentra debidamente legalizado para iniciar. Dicha acta contendrá la información más relevante del contrato y será firmada por quienes en ella intervienen. La fecha de iniciación de la ejecución del contrato no podrá ser retroactiva, es decir, anterior a la fecha de elaboración y/o expedición del acta (por lo mínimo, igual o posterior).


        1. Novedades contractuales - otrosí

Las novedades contractuales pueden ser vistas como una falla en la planeación inicial de la contratación, toda vez que, la entidad debe prever y considerar los aspectos esenciales de los contratos. Sin embargo, las novedades contractuales que se requieran no necesariamente tienen que ser atribuibles a la entidad contratante en todo momento, puesto que pueden presentarse eventos particulares y de fuerza mayor que soliciten modificaciones al contrato.


Si durante la ejecución del contrato se presentan situaciones que ameriten una modificación al contrato, el supervisor deberá justificar la necesidad, mediante un documento denominado Concepto técnico, el cual estará sometido a la revisión del Grupo de gestión contractual con el visto bueno de la subdirección del Instituto (Administrativa o Académica) a la cual esté adscrita la supervisión del contrato. El Concepto técnico será el documento en donde se evidencie la viabilidad técnica, jurídica y financiera de cualquier modificación al contrato. El supervisor será el responsable de las justificaciones consignadas en este documento.


Cualquier solicitud de modificación al contrato deberá presentarse en el Grupo de gestión contractual con 10 días de anterioridad al vencimiento de plazo de ejecución del contrato con su respectiva justificación y su disponibilidad presupuestal, para el caso de las adiciones.


Una vez revisado y aprobado el Concepto técnico, el Grupo de gestión contractual realizará el otrosí, que para el caso, será el documento mediante el cual el acuerdo de voluntades entre el Instituto y el contratista, posterior a la celebración del contrato principal, deciden incluir elementos o modificaciones no previstas expresamente en los estudios previos y/x xxxxxx de condiciones y por ende excluidos del contrato celebrado, pero que tienen relación con su objeto y resultan indispensables para cumplir la finalidad del mismo, como por ejemplo: adiciones, prórrogas y nuevas actividades.


A continuación se explican brevemente las novedades más frecuentes:


          1. La adición


Las adiciones que se presenten al valor del contrato deben contar con la correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal, observando al efecto lo establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993. En tal sentido los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales.


Tal y como se indicó anteriormente, el supervisor y/o interventor deberá presentar el concepto técnico de adición con su respectiva justificación, lo cual siempre deberá hacerse antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato.


          1. La prórroga


Es la ampliación del término previsto para la ejecución del contrato. Aun cuando en la normatividad contractual no se establece un plazo máximo en que pueda prorrogarse un contrato, no es aconsejable a la administración superar la mitad del tiempo inicialmente pactado, porque contraría los principios de la contratación, en especial, el de transparencia.


El supervisor y/o interventor deberá presentar el concepto técnico solicitando la prórroga debidamente motivado para la elaboración del otrosí. La prórroga se deberá suscribir antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato



Como la prórroga no tiene efectos presupuestales no es necesaria la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Sin embargo, el supervisor deberá tener en cuenta la vigencia de las garantías solicitadas en el contrato inicial para que sean ajustadas por el contratista al nuevo plazo establecido.


          1. La suspensión


La suspensión es la interrupción en el tiempo del plazo de ejecución previsto en el contrato para el cumplimiento de las obligaciones a cargo de las partes. Se suspenderá por motivos de fuerza mayor, caso fortuito o. interés del servicio público.


El tiempo de suspensión es nulo y las obligaciones del contrato cesan. No obstante, el plazo sigue siendo el mismo inicialmente pactado. Al igual que la prórroga, el término de suspensión debe ser proporcional con el plazo de ejecución inicialmente pactado en razón de la necesidad que se pretendió satisfacer inicialmente; por ejemplo, no es dable suspender por tres (3) meses un contrato que tiene como plazo inicial este mismo tiempo. La suspensión es temporal y limitada y por ende, no debe superar el cincuenta por ciento (50%) del plazo total como máximo.


Es necesario que en el concepto técnico el supervisor determine las fechas entre las cuales se suspenderá y reiniciará el contrato y se solicite al contratista ampliar los plazos de los amparos de la garantía única por el período igual al de la suspensión. La suspensión y reinicio del contrato deberá hacerse a través de actas suscritas por el supervisor y el contratista, previa autorización del ordenador del gasto.


          1. La cesión


La cesión es la autorización expresa del ordenador del gasto al contratista para que ceda sus derechos y obligaciones contraídas con ocasión del contrato. Esta novedad es más frecuente en los contratos “intuito personae” como el de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, en el marco de la contratación directa, para lo cual el concepto técnico del supervisor sirve de soporte para realizar la invitación directa a la persona que cumpla con las mismas condiciones exigidas al contratista cedente.

          1. La modificación y/o aclaración


Son aquellas reformas, enmiendas o explicaciones que se hacen necesarias en los contratos para evitar interpretaciones erradas o sesgadas por las partes: entidad contratante y contratista. Su razón de ser tiene que ver con la exigencia en el cumplimiento de una obligación específica que por causas externas no atribuibles a las partes, no es posible ejecutar. Así mismo, aquellas que por la forma de redacción de las mismas se entiende que quedaron por fuera del alcance o no tienen relación con el objeto del contrato propiamente.


Por ningún motivo, se podrá modificar el objeto del contrato. Si las obligaciones que adquieren las partes son modificadas sustancialmente, se deberá revisar el impacto de las mismas en cláusulas del plazo y del valor del contrato con el fin de evitar desequilibrios económicos.


        1. Terminación anticipada por mutuo acuerdo de las partes


Contraria a la terminación unilateral, facultad exclusiva de la administración pública, esta terminación anticipada o anormal del contrato es la representación más notoria de la consensualidad, pues son las partes quienes acuerdan extinguir los derechos y deberes estipulados en el contrato antes de cumplir el tiempo de ejecución del mismo. Debe fundamentarse. Por lo general, se acompaña de la liquidación del contrato.


        1. Acta de recibo final o certificación de cumplimiento


Es el acto declarativo consistente en un documento que expide el supervisor o el interventor, según la designación o el contrato celebrado para tal efecto, en donde se certifica o se da constancia del cumplimiento del contratista frente a las obligaciones contraídas.


      1. ETAPA POSTCONTRACTUAL


Esta etapa hace referencia al proceso de liquidación del contrato. Una vez acaba el plazo de ejecución, el Instituto procederá a realizar la liquidación del contrato, según lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.


La liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de acuerdo con el artículo 217 del Decreto 019 de 2012.


Teniendo en cuenta lo anterior, los supervisores deberán realizar la liquidación de los contratos de tracto sucesivo, es decir, de aquellos cuya ejecución y cumplimiento se prolongue en el tiempo o que de acuerdo con las circunstancias lo ameriten. En el trámite de la liquidación es fundamental la actuación del supervisor y/o interventor del contrato, quién en representación del Instituto verificará junto con el contratista, el cumplimiento de las obligaciones pactadas.


        1. Liquidación bilateral del contrato


El acta de liquidación del contrato tiene como propósito hacer un ajuste final de cuentas mediante el reconocimiento de saldos a favor de alguna de las partes o la declaratoria xx xxx y salvo, según el caso. Con la liquidación del contrato, la relación jurídica queda terminada definitivamente en lo que atañe al cumplimiento de las obligaciones que se derivan del contrato para las partes, lo que implica, la extinción definitiva del vínculo contractual dada por el acuerdo y representado mediante un acto administrativo llamado acta de liquidación bilateral del contrato.


La liquidación del contrato resulta obligatoria en todos los contratos de tracto sucesivo, en los que se haya declarado la caducidad, la terminación bilateral y la unilateral, así como, en los que siendo de ejecución instantánea, ésta se ha prolongado en el tiempo por diversas circunstancias, para lo cual se deberá cumplir con el siguiente procedimiento:


La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.


En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente.


La liquidación de los contratos se realizará conforme a lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, derogado parcialmente por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto No. 019 de 2012.


El acta de liquidación deberá ser suscrita por el contratista y el representante legal.


Cuando el contrato a liquidar tenga Interventoría contratada, el acta de liquidación deberá suscribirse además de las partes contratantes, por la persona natural o jurídica que haya ejercido la Interventoría.


El acta de liquidación del respectivo contrato debe contener la información relacionada con la ejecución del contrato, el desarrollo financiero del mismo, las multas o declaratoria de incumplimiento de las que hubiese sido objeto el contratista.


Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.


Respecto de los efectos que genera la liquidación de un contrato, especialmente en aquellos casos en que la misma se adopta de manera bilateral, es decir, por acuerdo entre las partes, la jurisprudencia del Consejo de Estado ha establecido que son los siguientes:


“El acta que se suscribe sin manifestación de inconformidad sobre cifras o valores y en general sobre su contenido, está asistida de un negocio jurídico pleno y válido, porque refleja la declaración de voluntad en los términos que la ley supone deben emitirse, libres o exentos de cualesquiera de los vicios que pueden afectarla...”


“Constituye un acto de autonomía privada de aquellos que le da firmeza o definición a las prestaciones mutuas entre sí, de tal suerte que constituye definición de sus créditos y deudas recíprocas, no susceptible de enjuiciarse ante el órgano jurisdiccional, como no sea que se acredite algún vicio del consentimiento que conduzca a la invalidación de la misma, tales como: error, fuerza o dolo”.


“Cuando se liquida un contrato y las partes firman el acta de liquidación sin reparo alguno, éstos en principio no pueden mañana impugnar el acta que tal acuerdo contiene, a menos que exista error u omisión debidamente comprobado. La liquidación suscrita sin reparos es un auténtico xxxxx xx xxxxxxx entre los contratistas, en la cual se define quién debe, a quién y cuánto”.

 

Cuando el acta de liquidación ha sido firmada por alguna de las partes del contrato con salvedades o reservas, procede acudir a la jurisdicción de lo contencioso administrativo para reclamar por las inconformidades de las que se deje constancia.


Luego, si las partes se declararon x xxx y salvo, no hay lugar a que alguna de ellas solicite posteriormente nuevos reconocimientos por concepto de obligaciones que ellas mismas finiquitaron en documento escrito.


Finalmente, se destaca que la liquidación de los contratos estatales comprende una actividad que se puede desarrollar de dos maneras: la primera de ellas respetando el principio de que prime el acuerdo de voluntades, y la segunda acudiendo a las potestades del Estado para hacerlo de manera unilateral. Por esta razón, la liquidación del contrato debe entenderse como una carga jurídica de las partes por medio de la cual se finiquita el mismo, de tal manera que si el contratista no concurre en forma conjunta con la Entidad contratante al perfeccionamiento de este trámite, surge para la administración la facultad de hacerlo en forma unilateral sin que ello signifique el contratista quede liberado de participar en ella.


        1. Liquidación unilateral del contrato


Se deberá realizar cuando el contratista no se presente a la liquidación de mutuo acuerdo o bilateral previo x xxxx o notificación que le haga el Instituto. También cuando las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido.


Para la liquidación unilateral, la entidad deberá realizar un acto administrativo que así lo determine, sobre el cual procede el recurso de reposición.


El supervisor del contrato será el responsable de realizar el acta de liquidación unilateral y enviar la solicitud junto con todos los documentos soportes al Grupo de gestión contractual, el cual, una vez evaluados los aspectos jurídicos de la liquidación unilateral del contrato y establecida la viabilidad jurídica de la misma, proyectará el acto administrativo de liquidación unilateral para que el representante legal lo firme.

Una vez formalizada la resolución, se procederá a su notificación según las disposiciones legales que regulan dicho trámite.


        1. Incumplimiento, multas y clausula penal

          1. Elaboración del Informe de incumplimiento


Cuando se presente incumplimiento del contrato por parte del contratista, el supervisor debe elaborar un informe detallado sobre los hechos materia del incumplimiento, previo pronunciamiento que el contratista haya efectuado sobre los requerimientos del supervisor.


El informe debe indicar de manera clara y soportada el incumplimiento de las obligaciones del contratista para justificar la aplicación del incumplimiento total o parcial, la imposición de la multa o de la cláusula penal pecuniaria, así como la determinación de su cuantía.

Una vez radicado el informe de supervisión, el Grupo de gestión contractual adoptará todas las acciones correspondientes a establecer la ocurrencia del incumplimiento, para lo cual, deberá hacer el análisis del informe y los soportes presentados por el superviso y confrontarlos con los términos del contrato, la invitación pública y/o los pliegos de condiciones. También elaborará un informe a la compañía de seguros garante del contrato, para lo cual se deberá adjuntar copia de la garantía y del informe presentado por el supervisor.


          1. Procedimiento para la imposición de multas, declaratoria de incumplimiento y caducidad


Para la aplicación de las multas por xxxx, declaratoria de incumplimiento, la cláusula penal pecuniaria, caducidad y para declarar el siniestro de incumplimiento, se dará aplicación al siguiente procedimiento:


  1. Cuando el supervisor considere que el contratista no está ejecutando el contrato con estricta sujeción a las condiciones técnicas y jurídicas previamente establecidas entre las partes, deberá adelantar la gestión necesaria para requerir al contratista, a efectos de que éste cumpla la obligación en xxxx o en su defecto rinda los descargos respectivos. De tal actuación siempre deberá existir soporte documental.


  1. Una vez el contratista responda a los requerimientos formulados por el supervisor, éste deberá conforme al material probatorio, elaborar un informe detallado sobre los hechos constitutivos del incumplimiento de las obligaciones contractuales a cargo del contratista. Dicho informe deberá contener el concepto respecto de la procedibilidad de la multa, declaratoria de incumplimiento o caducidad, así como la determinación de su cuantía (multa y/o penal pecuniaria).


  1. El informe elaborado por el supervisor, deberá acompañarse de los soportes y pruebas en que se fundamenta para ser remitido al Grupo de gestión contractual.


  1. Una vez presentado el informe a la Subdirección Administrativa y Financiera, esta adoptará todas las medidas concernientes a establecer la ocurrencia del incumplimiento, para lo cual pondrá en práctica la actuación administrativa que estime favorable a efectos garantizar la observancia del debido proceso conforme el artículo 17 de la Ley 1150 de 20017. El Grupo de gestión contractual deberá apoyar este procedimiento.


  1. Definida la procedencia de la multa o sanción, el Instituto expedirá el correspondiente acto administrativo debidamente motivado que así lo determine, contra el cual procederá el recurso de reposición.


Sólo una vez en firme la resolución que imponga la multa, declare el incumplimiento, la caducidad o se declare el siniestro, el Instituto podrá descontar el valor de las sumas adeudadas al contratista en las actas de recibo parcial, final y liquidación. Si lo anterior no fuere posible, se procederá al cobro respectivo a la compañía garante del contrato o al cobro por jurisdicción coactiva, tal como lo establece el parágrafo del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.





























CAPÍTULO 3

DE LA SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA


    1. Introducción


El presente capítulo tiene por objeto fijar los lineamientos, procedimientos y actividades de seguimiento que deben realizar los funcionarios designados para la supervisión y los contratistas que sirvan de apoyo técnico a la supervisión de los contratos. Teniendo en cuenta que con la celebración de contratos y su ejecución se busca lograr el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con la entidad en la consecución de dichos fines, las actuaciones de los supervisores se desarrollarán con sujeción a los principios de transparencia, economía, responsabilidad y demás postulados que orientan la función administrativa.


De acuerdo con el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, la supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Lo anterior debe entenderse como todas aquellas actividades que desde el punto de vista técnico, jurídico y contable del contrato, permitan su correcta ejecución y cumplimiento.


Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.


Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993. Lo anotado de conformidad con el artículo 85 de la ley 1474 de 2011.


    1. Objeto de la supervisión e interventoría

Consiste en realizar un seguimiento detallado del objeto contractual para asegurar el cumplimiento de las obligaciones generales y específicas, y la observancia de las especificaciones técnicas ofrecidas por el contratista.


    1. Designación del supervisor

El supervisor del contrato será designado por el representante legal del Instituto. En los estudios previos que suscriba el área solicitante, se deberá designar la o las personas que ejercerán la supervisión indicando el nombre completo, el cargo y el área a la que pertenecen. Quien sea designado como supervisor, deberá contar con el perfil para desempeñar esta función, por lo que deberá poseer las capacidades y conocimientos técnicos para supervisar el contrato y haber participado en la elaboración de los estudios previos del proceso de contratación.


Los supervisores siempre serán funcionarios pertenecientes a la planta de personal del Instituto. No obstante lo anterior, los contratistas podrán prestar sus servicios de apoyo a la supervisión de contratos cuando por su objeto y naturaleza sea necesario.

No podrá ser supervisor y/o interventor quien se encuentre incurso en alguna de las causales de impedimento respecto del contratista, según lo previsto en la ley 80 de 1993 y la ley 734 de 2002. De igual manera, quien este incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad para celebrar contratos con entidades del Estado.


En caso de que se requiera reemplazar a un supervisor de manera temporal o permanente, el representante legal del Instituto designará al nuevo supervisor mediante documento escrito, del cual deberá enviarse copia al Grupo de gestión contractual para que repose en el respectivo archivo.


    1. Procedimientos que se deben realizar en actividad de supervisión o interventoría


      1. Acta de inicio del contrato

El acta de iniciación del contrato procederá para los contratos en los cuales se haya señalado expresamente como requisito para comenzar la ejecución. Será el supervisor el encargado de su elaboración una vez el contrato se haya legalizado.


Es necesario que el supervisor establezca en el acta los siguientes datos: el número del contrato, la fecha de suscripción, el objeto, el nombre y el NIT o cédula del contratista, el plazo de ejecución y la identificación clara de contratista y supervisor.


El supervisor no podrá impartir órdenes al contratista con el fin de dar inicio a la ejecución del contrato sin que se haya efectuado el perfeccionamiento y legalización del contrato.


      1. Seguimiento del anticipo


Para los contratos de obra, concesión, salud o los que se realicen por licitación pública, el supervisor deberá sujetarse a lo establecido en el artículo 91 Ley 1474 de 2011.


En los contratos que se estipule, el supervisor será responsable de vigilar la correcta inversión del anticipo, solicitando el correspondiente cronograma y plan de inversión al contratista, así como los informes que considere necesarios a fin de garantizar la correcta ejecución de los recursos públicos. Los informes que el supervisor solicite al contratista sobre el manejo del anticipo, se dejara copia en la carpeta del Grupo de gestión contractual.


      1. Facturas, cuentas de cobro y documentos equivalentes

La supervisión del contrato confirmará que todos los documentos presentados por el contratista para los pagos estén acorde con lo que se haya establecido en la forma de pago del contrato. Si se encuentran inconsistencias deberá requerir al contratista el cambio de la factura, cuenta de cobro o documento equivalente, para que este le ajuste dentro del término que el supervisor le indique. En cualquier caso el supervisor podrá solicitar apoyo a los grupos de gestión financiera y gestión contractual para verificar los documentos presentados por el contratista para el pago.


      1. Solicitud de adición y prórroga al contrato


Si durante el plazo de ejecución se presenta una circunstancia que no estuviera contemplada dentro de la etapa de planeación del contrato, por la cual se requiera ejecutar nuevas actividades que impliquen adición presupuestal o prórroga en la ejecución, el supervisor deberá señalarlo mediante concepto técnico que será aprobado por el representante legal del Instituto y se formalizará mediante documento otrosí. En ningún caso, se podrán hacerle cambios al objeto del contrato.


Para la adición, en los casos en que sea procedente y conforme con las necesidades del Instituto, el supervisor del contrato deberá, mediante concepto técnico enviado al Grupo de gestión contractual, justificar la necesidad de llevar a cabo la adición presupuestal. Deberá tener en cuenta que la adición en valor del contrato no podrá superar el cincuenta por ciento (50%) del valor inicial, expresado en salarios mínimos.


Para la prórroga deberá enviarse el concepto técnico al Grupo de gestión contractual para que éste realice el otrosí. Aun Como la prórroga no tiene efectos presupuestales no es necesaria la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Sin embargo, el supervisor deberá tener en cuenta la vigencia de las garantías solicitadas en el contrato inicial para que sean ajustadas por el contratista al nuevo plazo establecido.


Cualquier solicitud de modificación al contrato deberá presentarse en el Grupo de gestión contractual con 10 días de anterioridad al vencimiento de plazo de ejecución del contrato con su respectiva justificación y su disponibilidad presupuestal, para el caso de las adiciones.



      1. Solicitud de suspensión

Podrá suspenderse temporalmente el plazo de ejecución de un contrato cuando se presenten circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que lo justifiquen. En cualquier caso, el supervisor del contrato debe realizar un concepto técnico en el cual debe tener en cuenta lo siguiente: señalar los motivos que obligan a la suspensión, plasmar el periodo que se suspenderá y reiniciará el contrato, y cuando sea el caso, tener en cuenta la ampliación de los amparos de la garantía única por el período igual al de la suspensión. La suspensión y reinicio del contrato deberá hacerse a través de actas suscritas por el supervisor y el contratista, previa autorización del ordenador del gasto.


      1. Solicitud de cesión


Cuando el contratista no pueda continuar con la ejecución del contrato y el supervisor determine que es necesario continuar con la realización de actividades, deberá realizar el concepto técnico en donde debe justificar y anexar los soportes que acrediten que la persona a la cual se le pretende hacer la cesión del contrato cumple con las mismas condiciones exigidas al contratista cedente. El concepto técnico será revisado por el Grupo de gestión contractual y aprobado por la Subdirección Administrativa y Financiera como requisito previo para que el ordenador del gasto autorice la cesión mediante acto administrativo..


      1. Recibo final o certificación de cumplimiento


Dependiendo de la naturaleza del contrato y previa la verificación del cumplimiento de todas las actividades del contrato, el supervisor debe elaborar un documento que certifica que el contratista cumplió con todas las obligaciones pactadas.


      1. Actas de liquidación del contrato


Tal y como se señaló en el Capítulo II de este manual sobre el tema, los supervisores deberán realizar la liquidación de los contratos de tracto sucesivo, es decir, de aquellos cuya ejecución y cumplimiento se prolongue en el tiempo o que de acuerdo con las circunstancias lo ameriten. En el trámite de la liquidación es fundamental la actuación del supervisor y/o interventor del contrato, quién en representación del Instituto verificará junto con el contratista, el cumplimiento de las obligaciones pactadas.


Una vez acaba el plazo de ejecución, el Instituto procederá a realizar la liquidación del contrato, según lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.


La liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión de acuerdo con el artículo 217 del Decreto 019 de 2012.


Una vez finalizado el tiempo de plazo de ejecución del contrato, el supervisor deberá elaborar el acta de liquidación en la cual se indicará el balance final respecto del cumplimiento de obligaciones, la información financiera y pagos realizados. En todos los casos, el acta de liquidación deberá ser suscrita por el ordenador del gasto, el contratista y el supervisor o interventor.

Una vez liquidado el contrato, el supervisor deberá entregar al Grupo de gestión contractual el acta de liquidación para que repose en la carpeta del contrato.


    1. Obligaciones y funciones a cargo del supervisor

Las siguientes son algunas de las actividades y funciones principales que deben ser tenidas en cuenta por la supervisión para garantizar la correcta ejecución del contrato:



  • Suscribir el acta de inicio del contrato cuando a ello haya lugar y remitirla al Grupo de gestión contractual dentro del término establecido.

  • Verificar que se hayan cumplido todos los requisitos para el perfeccionamiento y ejecución del contrato.

  • Realizar el seguimiento, control técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico a la ejecución del contrato.

  • Estar informado de la vigencia de las garantías del contrato.

  • Atender y responder oportunamente todos los requerimientos que realice el contratista dentro de la ejecución del contrato, para evitar la ocurrencia del silencio administrativo positivo.

  • Requerir oportunamente al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato.

  • Informar a la dependencia jurídica y al Grupo de gestión contractual con respecto a las demoras o incumplimiento de las obligaciones del contratista.

  • Solicitar las novedades contractuales (prórrogas, adiciones, modificaciones, suspensiones, etc.) mediante el formato de concepto técnico y con los respectivos soportes para tales efectos.

  • Solicitar aclaraciones, adiciones, modificaciones o complementos al contenido de los informes presentados por el contratista, o de aquellos que específicamente requiera el contratante, siempre y cuando se estime su conveniencia y necesidad, propendiendo por el cumplimiento a cabalidad del objeto contratado.

  • Certificar el cumplimiento de las actividades a cargo del contratista para cada uno de los pagos a realizar por parte del Instituto.

  • Remitir al Grupo de gestión contractual, en forma permanente y a medida que avance la ejecución del contrato, toda la información y documentos que surjan en desarrollo del mismo, para efectos de mantener actualizada la respectiva carpeta contractual.

  • Radicar en el Grupo de gestión financiera la documentación y soportes para los pagos de los honorarios al contratista.

  • Realizar los trámites para la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal o vigencias futuras, para adicionar el contrato en valor, cuando se requiera.

  • Elaborar con su visto bueno el acta de liquidación del contrato cuando a ello haya lugar, para la firma del ordenador del gasto y el contratista.

  • Xxxxx por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

    1. Obligaciones de verificación técnica en la supervisión


En la revisión de los bienes y servicios suministrados por el contratista al Instituto, la supervisión deberá cumplir con las siguientes funciones:


  • Coordinar con el Grupo de recursos físicos la entrega de los bienes objeto del contrato para registrar el ingreso al almacén y la actualización del inventario físico.

  • Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o servicios contratados correspondan a las establecidas en la invitación pública, el pliego de condiciones, el contrato y el alcance del objeto, según sea el caso.

  • Exigir y verificar la buena calidad y el correcto funcionamiento de los bienes y servicios que sean contratados

  • En los contratos de obra, la supervisión del contrato deberá enviar al Grupo de gestión contractual copia de las actas de comités técnicos de obra que se realicen periódicamente y realizará las observaciones que considere pertinentes.









































CAPÍTULO 4

POTESTADES EXORBITANTES


    1. Definición y clases


El numeral segundo del artículo 14 de la Ley 80 de 1993, establece que las entidades estatales, para el cumplimiento de los fines de la contratación, podrán aplicar las siguientes potestades exorbitantes: interpretación unilateral, modificación unilateral, terminación unilateral, caducidad y reversión. El ejercicio de esas facultades por parte del Instituto se deberá realizar mediante acto administrativo debidamente motivado y le será aplicable el procedimiento señalado en el artículo 77 de la Ley 80 de 1993, susceptible del recurso de reposición y de impugnación a través del medio de control de acción contractual.


      1. Interpretación unilateral


El artículo 15 de la Ley 80 de 1993, establece que si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la interpretación de algunas de sus estipulaciones que puedan conducir a la paralización o a la afectación grave del servicio público que se pretende satisfacer con el objeto contratado, la entidad estatal, si no se logra acuerdo, interpretará en acto administrativo debidamente motivado, las estipulaciones o cláusulas objeto de la diferencia.


Lo anterior significa que el Instituto podrá hacer uso de la interpretación unilateral para aquellos casos en los que las estipulaciones contractuales no se entiendan, sean confusas o se contradigan y cuya interpretación resulte necesaria para la debida ejecución del contrato. Sobre lo anterior es importante la labor de las áreas solicitantes al momento de la elaboración de los estudios previos, ya que desde la justificación de la necesidad de la contratación se debe dejar detallado y especificado el bien o servicio a requerir de tal manera que no quede lugar a confusiones que puedan afectar la ejecución del contrato o incluso generar un detrimento patrimonial en contra de la entidad.


En todo caso, la procedencia de esta potestad exorbitante siempre estará sujeta a que las diferencias en la interpretación lleven a la interrupción del servicio público que se pretende satisfacer con la contratación.


      1. Modificación Unilateral


De acuerdo con el artículo 16 de la Ley 80 de 1993, si durante la ejecución del contrato y para evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se deba satisfacer con él, fuere necesario introducir variaciones en el contrato y previamente las partes no llegan al acuerdo respectivo, la entidad lo modificará mediante la supresión o adición de obras, trabajos, suministros o servicios.


Al igual que la interpretación unilateral, la modificación es una facultad de la entidad que debe ser ejecutada mediante acto administrativo motivado, en el cual se establezcan los criterios técnicos que justifiquen la necesidad de modificación. Igualmente se deben garantizar los derechos e intereses del contratista.


EL artículo 16 también señala que si las modificaciones alteran el valor del contrato en veinte por ciento (20%) o más del valor inicial, el contratista podrá renunciar a la continuación de la ejecución. En este evento, se ordenará la liquidación del contrato y la entidad adoptará de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación del objeto del mismo.


En conclusión, la modificación será viable y procedente cuando las variaciones que deban introducirse al contrato sean necesarias para evitar la paralización del servicio público que se pretende satisfacer, o cuando se pretendan mejorar las condiciones de la obra o servicio para la entidad.


      1. Terminación unilateral


El artículo 17 de la Ley 80 de 1993 señala de manera taxativa las causales mediante las cuales la entidad dispondrá de la terminación anticipada de forma unilateral. Se deberá realizar mediante acto administrativo motivado en el cual se evidencie cualquiera de los siguientes eventos:


  1. Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo imponga.

  2. Por muerte o incapacidad física permanente del contratista, si es persona natural, o por disolución de la persona jurídica del contratista. Se aclara que la incapacidad física permanente debe impedir de manera absoluta el cumplimiento de las obligaciones específicamente contractuales, cuando ellas dependan de las habilidades físicas del contratista.

  3. Por interdicción judicial de declaración de quiebra del contratista.

  4. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato.


La terminación unilateral también puede ser adelantada en los términos del artículo 45 de la Ley 80, es decir, cuando se presente la nulidad absoluta en el contrato.


      1. Caducidad


Conforme el artículo 18 de la Ley 80 de 1993, la caducidad es la estipulación en virtud de la cual si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencia que puede conducir a su paralización, la entidad por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre.  

En caso de que la entidad decida abstenerse de declarar la caducidad, adoptará las medidas de control e intervención necesarias, que garanticen la ejecución del objeto contratado. La declaratoria de caducidad no impedirá que la entidad contratante tome posesión de la obra o continúe inmediatamente la ejecución del objeto contratado, bien sea a través del garante o de otro contratista, a quien a su vez se le podrá declarar la caducidad, cuando a ello hubiere lugar.

Si se declara la caducidad no habrá lugar a indemnización para el contratista, quien se hará acreedor a las sanciones e inhabilidades previstas en esta ley.

La declaratoria de caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento.

La declaratoria de caducidad dará una inhabilidad al contratista por el término de 5 años.

      1. Reversión

Es una potestad que hace referencia a los contratos de concesión de bienes del Estado, por lo que no tiene aplicabilidad con las actividades relacionadas con el Instituto Caro y Xxxxxx.

No obstante, el artículo 19 de la Ley 80 de 1993 establece que en los contratos de explotación o concesión de bienes estatales se pactará que, al finalizar el término de la explotación o concesión, los elementos y bienes directamente afectados a la misma pasen a ser propiedad de la entidad contratante, sin que por ello ésta deba efectuar compensación alguna, es decir, que cuando la entidad termina el contrato, los bienes pasarán a esta una vez finalice el contrato.





























CAPÍTULO 5

PROCEDIMIENTOS EN LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN


La modalidad de selección denominada licitación pública constituye la regla general para tramitar los procesos contractuales que requiera el Instituto, por cuanto es una determinación del legislador desde la expedición de la Ley 80 de 1993 y ratificada en el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. Esto quiere decir que la mayoría de pasos y/o etapas que deben agotarse para los demás procedimientos de selección (Selección Abreviada de Menor Cuantía-SAMC, Selección Abreviada por Subasta Inversa-SASI, Selección de Mínima Cuantía-SMC y Concurso de Méritos-MC) ya están contenidos en el proceso licitatorio y esto tiene su explicación en que éste procedimiento formaliza la generalidad, que obedece al marco de referencia en la ritualidad contractual.


Así las cosas, los procedimientos que adelantarán conjuntamente las dependencias del Instituto Caro y Xxxxxx, interesadas en la contratación para la realización de obras públicas, compraventa y suministro de bienes y prestación de servicios y aquellos de consultoría, mediante las diferentes modalidades de selección, deberán estar coordinadas y asesoradas por el Grupo de gestión contractual en cuanto al trámite y ajuste legal de los procesos contractuales.


Los procedimientos que se describen a continuación secuencialmente en columnas y filas, corresponden al desarrollo del Capítulo 2 de este manual en el cual se estableció todo lo referente al proceso contractual en todas sus etapas, comenzando a partir de la elaboración de estudios previos, lo cual se constituye en el documento que soporta y justifica la necesidad de cualquier contratación sin importar su modalidad.


Aun cuando los procedimientos que a continuación se describen se encuentran acorde con el Estatuto General de la Contratación Pública, el Grupo de gestión contractual será el responsable de realizar las actualizaciones y ajustes según corresponda con la normatividad contractual vigente.


    1. ESTUDIOS PREVIOS

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y REVISIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS

ÍTEM

ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

DOCUMENTO

1

  • Verificar si la necesidad (Bien, obra o servicio) se encuentra en el plan de adquisiciones de la vigencia.

  • Consultar con el responsable del Grupo de gestión financiera la información sobre la asignación y rubro presupuestal.

  • Solicitar al Grupo de recursos físicos la certificación de no existencia de los bienes(Aplica cuando se requiera adquirir un bien)

  • Solicitud al Grupo de recursos físicos la certificación de no existencia o insuficiencia de personal de planta (Aplica cuando se requiera contratar a persona natural por prestación de servicios)

Grupo o área solicitante de la contratación

Certificación de no existencia de bienes en el almacén


Certificación de inexistencia de personal.

2

Preparación de documentos que servirán para fundamentar la descripción y justificación de la necesidad de contratación en los estudios previos, tales como: cotizaciones, estudios xx xxxxxxx, normatividad, certificaciones, entre otros.

Grupo o área solicitante de la contratación

Documentos anexos a los estudios previos

3

Elaboración de estudios previos.

Se deberá tener en cuenta el formato aprobado por el Grupo de gestión contractual para cada modalidad.

En cualquier caso, los estudios previos deberán contener como mínimo la siguiente información:

  • Descripción y justificación de la necesidad que el Instituto Caro y Xxxxxx pretende satisfacer con la contratación

  • Descripción del objeto a contratar, especificaciones esenciales e identificación del contrato a celebrar

  • Obligaciones del contratista – actividades y productos

  • Plazo de ejecución

  • Información presupuestal

  • Valor del presupuesto oficial

  • Forma de pago

  • Identificación del contrato a celebrar

  • Supervisión

  • Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección

  • Análisis que soporta el valor estimado del contrato

  • Justificación de los factores de selección

  • Tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles

  • Mecanismos de cobertura(Cuando se requiera)

  • La indicación de si el proceso de contratación está cobijado por un acuerdo comercial

  • Condiciones habilitantes.

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos

4

Envío al correo electrónico del documento(borrador de estudio previo) al coordinador del Grupo de gestión contractual

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos en borrador

5

  • Punto de control

Revisión del documento de estudio previo inicial, realización de ajustes a que haya lugar mediante el sistema de control de cambios y comentarios en el mismo documento; y devolución por correo electrónico al Grupo o área solicitante.

Grupo de gestión contractual

Estudios previos ajustados

6

Ajuste e impresión de la versión final del documento de estudios previos conforme con las observaciones del profesional del Grupo de gestión contractual.

Recolección de firmas y vistos buenos que aprueben la elaboración del estudio previo.

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos definitivos

7

Elaboración del formato de solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal con la información económica y financiera consignada en el documento de estudios previos definitivos.

NOTA: Si los recursos económicos que amparan la contratación corresponden a los rubros de inversión, el formato de solicitud, debe llevar la firma del Asesor de Dirección con funciones de Planeación.

Entrega el formato de solicitud a la Directora general o, en su ausencia, a la Subdirección Administrativa y Financiera para su firma.

Grupo o área solicitante de la contratación

Formato solicitud de expedición CDP

8

Solicitud al Grupo de gestión financiera de la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, para lo cual anexa el documento definitivo de estudios previos al formato de solicitud.

Grupo o área solicitante de la contratación


Grupo de gestión financiera

Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP

9

Radicación de documentos al Grupo de gestión contractual para dar inicio del proceso de contratación acompañado de los siguientes documentos:


  • Estudios Previos definitivos con sus anexos técnicos y soportes a que haya lugar.

  • Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

  • Documento de estudios previos definitivos al coordinador del Grupo de gestión contractual por correo electrónico.

Grupo o área solicitante de la contratación


Grupo de gestión contractual

Estudios previos


CDP


Documentos anexos



    1. LICITACIÓN PÚBLICA

      PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA

      ÍTEM

      ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN

      RESPONSABLE

      DOCUMENTO

      1

      Envío del documento de estudios previos al Grupo de gestión contractual para revisión.

      Grupo o área solicitante de la contratación

      Estudios previos en borrador

      2

      • Punto de control

      Revisión de documento de estudios previos por parte del profesional del Grupo de gestión contractual para ajustes y observaciones correspondientes conforme a la normatividad vigente.

      Envío de estudios previos en formato de control de cambios.

      Grupo de gestión contractual

      Estudios previos ajustados

      3

      Radicación al Grupo de gestión contractual de los siguientes documentos:

      • Estudios Previos definitivos con sus anexos técnicos y soportes a que haya lugar.

      • Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

      • Documento de estudios previos definitivos al coordinador del Grupo de gestión contractual por correo electrónico.

      Grupo o área solicitante de la contratación

      Estudios previos


      CDP


      Documentos anexos

      4

      Elaboración y publicación en SECOP de los siguientes documentos:

      • Estudios previos

      • Proyecto xx xxxxxx de condiciones

      • Primer aviso de convocatoria

      Grupo de gestión contractual

      Proyecto xx xxxxxx de condiciones


      Primer aviso de convocatoria


      Estudios previos

      5

      Elaboración y publicación en el SECOP del segundo y tercer aviso de convocatoria. (Art. 224 Decreto 019 de 2012)

      Grupo de gestión contractual

      Aviso de convocatoria

      6

      Recepción y respuesta a las observaciones y aclaraciones que los interesados realicen (vía e-mail o por escrito radicado) al proyecto xx xxxxxx de condiciones y publicación de respuesta en el SECOP.


      NOTA: Tanto el grupo solicitante de la contratación, como el Grupo de gestión financiera deben elaborar la(s) respuesta(s) de su competencia, apoyándose en la necesidad de contratación consignada en los estudios previos y en la normatividad aplicable según el caso y enviar por correo electrónico al profesional del Grupo de gestión contractual para su revisión y consolidación.

      Grupo de gestión contractual


      Grupo o dependencia solicitante


      Grupo de gestión financiera (si aplica)

      Memorando de correos recibidos


      Documento de respuesta a observaciones al proyecto xx xxxxxx

      7

      Elaboración y publicación en SECOP del acto administrativo de apertura del proceso (Resolución)

      Grupo de gestión contractual

      Resolución de apertura

      8

      Elaboración y publicación en SECOP xxx xxxxxx de condiciones definitivo.

      Grupo de gestión contractual

      Pliego de condiciones

      9

      Recepción y respuesta a las observaciones y aclaraciones que los interesados realicen (vía e-mail o por escrito radicado dentro del término del cronograma del proceso) al pliego de condiciones y publicación en SECOP.

      Grupo de gestión contractual con apoyo del comité asesor y evaluador

      Memorando de correos recibidos


      Formato de respuesta a observaciones al proyecto xx xxxxxx

      10

      Práctica de audiencia pública de aclaración al pliego de condiciones definitivo y distribución de riesgos previsibles.

      NOTA: Se dejará constancia de la audiencia mediante acta, que se publicará en el SECOP.

      Grupo de gestión contractual

      Acta de audiencia

      11

      Elaboración y publicación de adendas en el SECOP (Si se requiere)

      Grupo de gestión contractual

      Adenda

      12

      Recepción de propuestas hasta la fecha y hora señalada en el cronograma del aviso de convocatoria

      Nota 1: Las propuestas de los oferentes deberán radicarse primero en el área de recepción del Instituto con el fin de verificar que la fecha y hora de éstas sea anterior a la fecha y hora del acto de cierre para considerarlas ofertas válidas (entregadas a tiempo) según el cronograma del proceso. El área de recepción deberá expedir la ficha de ingreso con la fecha y hora oficial.

      Nota 2: Se elaborará un acta de cierre de propuestas, la cual se publicará en el SECOP.

      Grupo de gestión contractual

      Acta de cierre

      13

      Verificación y requerimientos del Instituto a las propuestas frente a los criterios habilitantes establecidos en el pliego de condiciones definitivo.


      NOTA: Los profesionales designados por cada área para integrar el Comité asesor y evaluador deberán verificar cada uno de los requisitos habilitantes, según su competencia e informarán al Grupo de gestión contractual si se hace necesario solicitar aclaraciones, requerimientos o subsanaciones a los proponentes.


      Comité asesor y evaluador

      Oficio de requerimiento a los oferentes

      14

      Recepción delos documentos requeridos a los oferentes, y envío de éstos a los profesionales integrantes del Comité asesor y evaluador para continuar la verificación

      Grupo de gestión contractual

      Documentos requeridos a los oferentes

      15

      Elaboración del informe de verificación jurídico, financiero y técnico de cada una de las propuestas.

      NOTA: Los profesionales designados por cada área para integrar el Comité asesor y evaluador deberán elaborar el correspondiente informe de verificación para establecer las propuestas habilitadas. Xxxxx informe será enviado al profesional de contratos a cargo del proceso.

      Comité asesor y evaluador

      Formatos de verificación financiera, técnica y jurídica

      16

      Elaboración del informe de calificación y evaluación de las propuestas habilitadas

      Grupo o área técnica solicitante de la contratación

      Formato de evaluación técnica

      17

      Elaboración del informe consolidado de evaluación y publicación SECOP para dar publicidad y traslado a los interesados.


      NOTA: El profesional del Grupo de gestión contractual encargado del proceso consolidará en un informe y publicará los informes de verificación de las propuestas habilitadas por el Comité asesor y evaluador y dará publicación en el SECOP.

      Grupo de gestión contractual

      Informe consolidado de verificación y calificación de propuestas habilitadas

      18

      Recepción y respuesta a las observaciones (vía e-mail o por escrito radicado) presentadas por los interesados al informe de evaluación.

      NOTA: Se publicarán las respuestas en el SECOP

      Grupo de gestión contractual con apoyo del comité asesor y evaluador

      Formato de respuesta a observaciones

      19

      Realización de audiencia pública de adjudicación.


      NOTA 1: En esta audiencia el comité asesor y evaluador deberá contestar las observaciones presentadas al informe de evaluación.

      NOTA 2: Se deberá elaborar el acta correspondiente.

      NOTA 3: Se dará lectura de la resolución de adjudicación.

      NOTA 4: El acta de audiencia y la resolución de adjudicación se publicarán en el SECOP.

      Grupo de gestión contractual con apoyo del comité asesor y evaluador

      Acta de audiencia

      Resolución de adjudicación

      20

      Elaboración e impresión de la minuta del contrato.

      NOTA: El profesional del Grupo de gestión contractual realiza el contrato conforme la información xxx xxxxxx de condiciones y la propuesta del contratista, le asigna el número consecutivo y la fecha.

      Grupo de gestión contractual

      Contrato

      21

      Envío del contrato a la Dirección general para firma.

      • Punto de control

      NOTA: Previo a la firma del contrato de la dirección general, se deberá realizar la aprobación y el visto bueno de la subdirección administrativa y financiera del Instituto.

      Grupo de gestión contractual


      Subdirección administrativa y financiera


      Dirección general

      Contrato

      22

      Recepción del contrato firmado por el ordenador del gasto


      Notificación al representante legal de la empresa o la persona natural para suscripción del contrato.


      Entrega de copia del contrato suscrita por las partes al contratista para que éste realice las acciones para legalización. (Constitución de garantías)


      NOTA 1: El funcionario auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual será el encargado de realizar las anteriores actividades.

      NOTA 2: En caso de que la persona adjudicataria se negare a suscribir la minuta del contrato sin expresar motivos de fuerza mayor o caso fortuito, válidos y probados, el Área Jurídica comenzará los trámites administrativos respectivos para hacer efectiva la póliza de seriedad de la oferta con las consecuencias que esto genera y adjudicará al oferente que obtuvo el segundo mejor puntaje en la evaluación técnica, mediante Acto administrativo motivado.

      Grupo de gestión contractual

      Contrato

      23

      Aprobación de las garantías con los correspondientes amparos exigidos en el pliego de condiciones definitivo.

      Grupo de gestión contractual

      Formato de aprobación de garantía

      24

      Envío del contrato, certificado de cuenta bancaria y RUT al Grupo de gestión financiera para la expedición del Certificado de Registro Presupuestal.

      NOTA: Una vez expedido el Certificado de Registro Presupuestal, se entregará al auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual para el archivo en la correspondiente carpeta.


      Grupo de gestión contractual


      Grupo de gestión financiera



      Certificado de Registro Presupuestal

      25

      Publicación del contrato perfeccionado y legalizado y cierre del proceso en el SECOP por parte del profesional del Grupo de gestión contractual que llevó a cabo el proceso.

      Grupo de gestión contractual

      Contrato suscrito


      Copia de propuesta seleccionada

      26

      Envío de los documentos de legalización del contrato por correo electrónico al supervisor (Contrato original escaneado, registro presupuestal y acta de aprobación de garantía).

      Grupo de gestión contractual

      Contrato suscrito


      Registro presupuestal


      Acta de aprobación garantía

      27

      Elaboración y suscripción del acta de inicia de ejecución del contrato debidamente firmada por la supervisión y el contratista.


      NOTA: El supervisor deberá entregar el acta de inicio de ejecución al Grupo de gestión contractual para su revisión y archivo.

      Supervisión del contrato

      Acta de inicio

      28

      Supervisión de la ejecución y el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales

      Supervisión del contrato

      Actas y formatos de supervisión

      29

      Envío por parte del supervisor de los siguientes documentos al Grupo de gestión financiera para efectos del pago al contratista según se haya estipulado en el contrato:

      • Informe de actividades del periodo del contratista con su visto bueno (incluye el valor de los honorarios pactados)

      • Certificación de pago de aportes al SGSSSP y los parafiscales del contratista (cuando aplica).

      Supervisión del contrato

      Formato de supervisión


      Informe de actividades


      Certificados de pagos a seguridad social

      30

      Revisión de toda la documentación entregada por el supervisor para pagos al contratista.


      NOTA 1: Este procedimiento se realizará por el Grupo de gestión financiera cuantas veces sea necesario, según el número de pagos establecido en el contrato.

      NOTA 2: El Grupo de gestión financiera deberá enviar copia de los documentos de pago al Grupo de gestión contractual para el archivo en la carpeta del proceso.

      Grupo de gestión financiera

      Formato de supervisión

      31

      Elaboración del acta de liquidación bilateral del contrato con base en la información del estado de cuenta.


      NOTA 1. El supervisor del contrato, una vez finalizado el plazo de ejecución, deberá elaborar el acta y enviarla por correo electrónico al Grupo de gestión contractual para su revisión.

      NOTA 2. El Acta deberá tener el visto bueno de los grupos de gestión financiera y gestión contractual.

      Supervisión del contrato


      Grupo de gestión contractual


      Grupo de gestión financiera

      Acta de liquidación

      32

      Suscripción del acta de liquidación bilateral por parte del ordenador del gasto del Instituto y el Contratista.


      NOTA 1: Cuando el contratista no atienda la solicitud para liquidar por mutuo acuerdo el contrato, el Grupo de gestión contractual deberá proyectar resolución de liquidación unilateral, previo concepto técnico de la supervisión del contrato con documentos y soportes.

      NOTA 2: Una vez firmada la acta de liquidación unilateral, se deberá realizar la notificación al contratista del acto administrativo de liquidación unilateral.

      Dirección general

      Acta de liquidación

      33

      Verificación y organización de documentos de la carpeta contractual y entrega al Grupo de gestión documental.

      Grupo de gestión contractual

      Formato de entrega de expedientes

    2. SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA

PROCEDIMIENTO SAMC

ÍTEM

ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

DOCUMENTO

1

Envío del documento de estudios previos al Grupo de gestión contractual para revisión.

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos en borrador

2

  • Punto de control

Revisión de documento de estudios previos por parte del profesional del Grupo de gestión contractual para ajustes y observaciones correspondientes conforme a la normatividad vigente.

Envío de estudios previos en formato de control de cambios.

Grupo de gestión contractual

Estudios previos ajustados

3

Radicación al Grupo de gestión contractual de los siguientes documentos:

  • Estudios Previos definitivos con sus anexos técnicos y soportes a que haya lugar (cotizaciones, estudio xx xxxxxxx, fichas técnicas).

  • Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

  • Documento de estudios previos definitivos al coordinador del Grupo de gestión contractual por correo electrónico.

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos


CDP


Documentos anexos

4

Elaboración y publicación en SECOP de los siguientes documentos:

  • Estudios previos

  • Proyecto xx xxxxxx de condiciones

  • Aviso de convocatoria

Grupo de gestión contractual

Proyecto xx xxxxxx de condiciones


Aviso de convocatoria


Estudios previos

5

Recepción y respuesta a las observaciones y aclaraciones que los interesados realicen (vía e-mail o por escrito radicado) al proyecto xx xxxxxx de condiciones y publicación de respuesta en el SECOP.


NOTA: Tanto el grupo solicitante de la contratación, como el Grupo de gestión financiera deben elaborar la(s) respuesta(s) de su competencia, apoyándose en la necesidad de contratación consignada en los estudios previos y en la normatividad aplicable según el caso y enviar por correo electrónico al profesional del Grupo de gestión contractual para su revisión y consolidación.

Grupo de gestión contractual


Grupo o dependencia solicitante


Grupo de gestión financiera (si aplica)

Memorando de correos recibidos


Documento de respuesta a observaciones al proyecto xx xxxxxx

6

Elaboración y publicación en SECOP del acto administrativo de apertura del proceso (Resolución)

Grupo de gestión contractual

Resolución de apertura

7

Elaboración y publicación en SECOP xxx xxxxxx de condiciones definitivo.

Grupo de gestión contractual

Pliego de condiciones

8

Recepción de manifestaciones de interés de los interesados de participar en el proceso.


NOTA: Los interesados en participar deben enviar vía e-mail o por escrito radicado dentro del término señalado en el cronograma. La manifestación debe ser clara e inequívoca y debe estar debidamente suscrita por el representante legal de la empresa o de la persona natural con la identificación clara y completa del participante.

Grupo de gestión contractual

Manifestaciones de interés

9

Publicación de manifestaciones de interés en el SECOP.

NOTA: EN el caso que los oferentes superen el número de 10 manifestaciones de interés, el Instituto podrá celebrar el sorteo de consolidación de oferente, para lo cual deberá citar a una audiencia pública y dejar constancia en acta que se publicará en el SECOP.

Grupo de gestión contractual

Manifestaciones de interés


Acta de audiencia de consolidación de oferentes

10

Recepción y respuesta a las observaciones y aclaraciones que los interesados realicen (vía e-mail o por escrito radicado dentro del término del cronograma del proceso) al pliego de condiciones definitivo y publicación en SECOP.

Grupo de gestión contractual con apoyo del comité asesor y evaluador

Correos recibidos por correo electrónico y documentos radicados en físico.


Formato de respuesta a observaciones al proyecto xx xxxxxx

11

Elaboración y publicación de adendas en el SECOP (Si se requiere)

Grupo de gestión contractual

Adenda

12

Recepción de propuestas hasta la fecha y hora señalada en el cronograma del aviso de convocatoria

Nota 1: Las propuestas de los oferentes deberán radicarse primero en el área de recepción del Instituto con el fin de verificar que la fecha y hora de éstas sea anterior a la fecha y hora del acto de cierre para considerarlas ofertas válidas (entregadas a tiempo) según el cronograma del proceso. El área de recepción deberá expedir la ficha de ingreso con la fecha y hora oficial.

Nota 2: Se elaborará un acta de cierre de propuestas, la cual se publicará en el SECOP.

Grupo de gestión contractual

Acta de cierre

13

Verificación y requerimientos del Instituto a las propuestas frente a los criterios habilitantes establecidos en el pliego de condiciones definitivo.


NOTA: Los profesionales designados por cada área para integrar el Comité asesor y evaluador deberán verificar cada uno de los requisitos habilitantes, según su competencia e informarán al Grupo de gestión contractual si se hace necesario solicitar aclaraciones, requerimientos o subsanaciones a los proponentes.


Comité asesor y evaluador

Oficio de requerimiento a los oferentes

14

Recepción de los documentos requeridos a los oferentes, y envío de éstos a los profesionales integrantes del Comité asesor y evaluador para continuar la verificación

Grupo de gestión contractual

Documentos requeridos a los oferentes

15

Elaboración del informe de verificación jurídico, financiero y técnico de cada una de las propuestas.

NOTA: Los profesionales designados por cada área para integrar el Comité asesor y evaluador deberán elaborar el correspondiente informe de verificación para establecer las propuestas habilitadas. Xxxxx informe será enviado al profesional de contratos a cargo del proceso.

Comité asesor y evaluador

Formatos de verificación financiera, técnica y jurídica

16

Elaboración del informe de calificación y evaluación de las propuestas habilitadas

Grupo o área técnica solicitante de la contratación

Formato de evaluación técnica

17

Elaboración del informe consolidado de evaluación y publicación en el SECOP para dar publicidad y traslado a los interesados.


NOTA: El profesional del Grupo de gestión contractual encargado del proceso consolidará en un informe y publicará los informes de verificación de las propuestas habilitadas por el Comité asesor y evaluador y dará publicación en el SECOP.

Grupo de gestión contractual

Informe consolidado de verificación y calificación de propuestas habilitadas

18

Recepción y respuesta a las observaciones (vía e-mail o por escrito radicado) presentadas por los interesados al informe de evaluación.

NOTA: Se publicarán las respuestas en el SECOP

Grupo de gestión contractual con apoyo del comité asesor y evaluador

Formato de respuesta a observaciones

19

Elaboración y publicación del acto administrativo (resolución) de adjudicación en el SECOP.

Grupo de gestión contractual con apoyo del comité asesor y evaluador

Resolución de adjudicación

20

Elaboración e impresión de la minuta del contrato.

NOTA: El profesional del Grupo de gestión contractual realiza el contrato conforme la información xxx xxxxxx de condiciones y la propuesta del contratista, le asigna el número consecutivo y la fecha.

Grupo de gestión contractual

Contrato

21

Envío del contrato a la Dirección general para firma.

  • Punto de control

NOTA: Previo a la firma del contrato de la dirección general, se deberá realizar la aprobación y el visto bueno de la subdirección administrativa y financiera del Instituto.

Grupo de gestión contractual

Subdirección administrativa y financiera


Dirección general

Contrato

22

Recepción del contrato firmado por el ordenador del gasto


Notificación al representante legal de la empresa o la persona natural para suscripción del contrato.


Entrega de copia del contrato suscrita por las partes al contratista para que éste realice las acciones para legalización. (Constitución de garantías)


NOTA 1: El funcionario auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual será el encargado de realizar las anteriores actividades.

NOTA 2: En caso de que la persona adjudicataria se negare a suscribir la minuta del contrato sin expresar motivos de fuerza mayor o caso fortuito, válidos y probados, el Área Jurídica comenzará los trámites administrativos respectivos para hacer efectiva la póliza de seriedad de la oferta con las consecuencias que esto genera y adjudicará al oferente que obtuvo el segundo mejor puntaje en la evaluación técnica, mediante acto administrativo motivado.

Grupo de gestión contractual

Contrato

23

Aprobación de las garantías con los correspondientes amparos exigidos en el pliego de condiciones definitivo.

Grupo de gestión contractual

Formato de aprobación de garantía

24

Envío del contrato, certificado de cuenta bancaria y RUT al Grupo de gestión financiera para la expedición del Certificado de Registro Presupuestal.

NOTA: Una vez expedido el Certificado de Registro Presupuestal, se entregará al auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual para el archivo en la correspondiente carpeta.


Grupo de gestión contractual


Grupo de gestión financiera



Certificado de Registro Presupuestal

25

Publicación del contrato perfeccionado y legalizado y cierre del proceso en el SECOP por parte del profesional del Grupo de gestión contractual que llevó a cabo el proceso.

Grupo de gestión contractual

Contrato suscrito


Copia de propuesta seleccionada

26

Envío de los documentos de legalización del contrato por correo electrónico al supervisor (Contrato original escaneado, registro presupuestal y acta de aprobación de garantía).

Grupo de gestión contractual

Contrato suscrito


Registro presupuestal


Acta de aprobación garantía

27

Elaboración y suscripción del acta de inicio de ejecución del contrato debidamente firmada por la supervisión y el contratista.


NOTA: El supervisor deberá entregar el acta de inicio de ejecución al Grupo de gestión contractual para su revisión y archivo.

Supervisión del contrato

Acta de inicio

28

Supervisión de la ejecución y el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales

Supervisión del contrato

Actas y formatos de supervisión

29

Envío por parte del supervisor de los siguientes documentos al Grupo de gestión financiera para efectos del pago al contratista según se haya estipulado en el contrato:

  • Informe de actividades del periodo del contratista con su visto bueno (incluye el valor de los honorarios pactados)

  • Certificación de pago de aportes al SGSSSP y los parafiscales del contratista (cuando aplica).

Supervisión del contrato

Formato de supervisión


Informe de actividades


Certificados de pagos a seguridad social

30

Revisión de toda la documentación entregada por el supervisor para pagos al contratista.


NOTA 1: Este procedimiento se realizará por el Grupo de gestión financiera cuantas veces sea necesario, según el número de pagos establecido en el contrato.

NOTA 2: El Grupo de gestión financiera deberá enviar copia de los documentos de pago al Grupo de gestión contractual para el archivo en la carpeta del proceso.

Grupo de gestión financiera

Formato de supervisión

31

Elaboración del acta de liquidación bilateral del contrato con base en la información del estado de cuenta.


NOTA 1. El supervisor del contrato, una vez finalizado el plazo de ejecución, deberá elaborar el acta y enviarla por correo electrónico al Grupo de gestión contractual para su revisión.

NOTA 2. El Acta deberá tener el visto bueno de los grupos de gestión financiera y gestión contractual.

Supervisión del contrato


Grupo de gestión contractual


Grupo de gestión financiera

Acta de liquidación

32

Suscripción del acta de liquidación bilateral por parte del ordenador del gasto del Instituto y el Contratista.


NOTA 1: Cuando el contratista no atienda la solicitud para liquidar por mutuo acuerdo el contrato, el Grupo de gestión contractual deberá proyectar resolución de liquidación unilateral, previo concepto técnico de la supervisión del contrato con documentos y soportes.

NOTA 2: Una vez firmada la acta de liquidación unilateral, se deberá realizar la notificación al contratista del acto administrativo de liquidación unilateral.

Dirección general

Acta de liquidación

33

Verificación y organización de documentos de la carpeta contractual y entrega al Grupo de gestión documental.

Grupo de gestión contractual

Formato de entrega de expedientes


    1. SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA

PROCEDIMIENTO SASI

ÍTEM

ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

DOCUMENTO

1

Envío del documento de estudios previos al Grupo de gestión contractual para revisión.

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos en borrador

2

  • Punto de control

Revisión de documento de estudios previos por parte del profesional del Grupo de gestión contractual para ajustes y observaciones correspondientes conforme a la normatividad vigente.

Envío de estudios previos en formato de control de cambios.

Grupo de gestión contractual

Estudios previos ajustados

3

Radicación al Grupo de gestión contractual de los siguientes documentos:

  • Estudios Previos definitivos con sus anexos técnicos y soportes a que haya lugar (cotizaciones, estudio xx xxxxxxx, fichas técnicas).

  • Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

  • Documento de estudios previos definitivos al coordinador del Grupo de gestión contractual por correo electrónico.

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos


CDP


Documentos anexos

4

Elaboración y publicación en SECOP de los siguientes documentos:

  • Estudios previos

  • Proyecto xx xxxxxx de condiciones

  • Aviso de convocatoria

Grupo de gestión contractual

Proyecto xx xxxxxx de condiciones


Aviso de convocatoria


Estudios previos

5

Recepción y respuesta a las observaciones y aclaraciones que los interesados realicen (vía e-mail o por escrito radicado) al proyecto xx xxxxxx de condiciones y publicación de respuesta en el SECOP.


NOTA: Tanto el grupo solicitante de la contratación, como el Grupo de gestión financiera deben elaborar la(s) respuesta(s) de su competencia, apoyándose en la necesidad de contratación consignada en los estudios previos y en la normatividad aplicable según el caso y enviar por correo electrónico al profesional del Grupo de gestión contractual para su revisión y consolidación.

Grupo de gestión contractual


Grupo o dependencia solicitante


Grupo de gestión financiera (si aplica)

Memorando de correos recibidos


Documento de respuesta a observaciones al proyecto xx xxxxxx

6

Elaboración y publicación en SECOP del acto administrativo de apertura del proceso (Resolución)

Grupo de gestión contractual

Resolución de apertura

7

Elaboración y publicación en SECOP xxx xxxxxx de condiciones definitivo.

Grupo de gestión contractual

Pliego de condiciones

8

Recepción y respuesta a las observaciones y aclaraciones que los interesados realicen (vía e-mail o por escrito radicado dentro del término del cronograma del proceso) al pliego de condiciones definitivo y publicación en SECOP.

Grupo de gestión contractual con apoyo del comité asesor y evaluador

Correos recibidos por correo electrónico y documentos radicados en físico.


Formato de respuesta a observaciones al proyecto xx xxxxxx

9

Elaboración y publicación de adendas en el SECOP (Si se requiere)

Grupo de gestión contractual

Adenda

10

Recepción de propuestas hasta la fecha y hora señalada en el cronograma del aviso de convocatoria

Nota 1: Las propuestas de los oferentes deberán radicarse primero en el área de recepción del Instituto con el fin de verificar que la fecha y hora de éstas sea anterior a la fecha y hora del acto de cierre para considerarlas ofertas válidas (entregadas a tiempo) según el cronograma del proceso. El área de recepción deberá expedir la ficha de ingreso con la fecha y hora oficial.

Nota 2: Se elaborará un acta de cierre de propuestas, la cual se publicará en el SECOP.

Grupo de gestión contractual

Acta de cierre

11

Verificación y requerimientos del Instituto a las propuestas frente a los criterios habilitantes establecidos en el pliego de condiciones definitivo.


NOTA: Los profesionales designados por cada área para integrar el Comité asesor y evaluador deberán verificar cada uno de los requisitos habilitantes, según su competencia e informarán al Grupo de gestión contractual si se hace necesario solicitar aclaraciones, requerimientos o subsanaciones a los proponentes.


Comité asesor y evaluador

Oficio de requerimiento a los oferentes

12

Recepción de los documentos requeridos a los oferentes, y envío de éstos a los profesionales integrantes del Comité asesor y evaluador para continuar la verificación

Grupo de gestión contractual

Documentos requeridos a los oferentes

13

Elaboración del informe de verificación jurídico, financiero y técnico de cada una de las propuestas.

NOTA: Los profesionales designados por cada área para integrar el Comité asesor y evaluador deberán elaborar el correspondiente informe de verificación para establecer las propuestas habilitadas. Xxxxx informe será enviado al profesional de contratos a cargo del proceso.

Comité asesor y evaluador

Formatos de verificación financiera, técnica y jurídica

14

Recepción y respuesta a las observaciones (vía e-mail o por escrito radicado) presentadas por los interesados al informe verificación de requisitos habilitantes.

NOTA: Se publicarán las respuestas en el SECOP

Grupo de gestión contractual con apoyo del comité asesor y evaluador

Formato de respuesta a observaciones al informe de verificación

15

Realización de la audiencia de subasta inversa con los proponentes habilitados y elaboración de acto administrativo de adjudicación o de declaratoria desierta, según sea el caso.


NOTA 1: La audiencia se realizará de manera presencial en el lugar y hora indicados, observando cuidadosamente el procedimiento establecido en el pliego de condiciones definitivo.

NOTA 2: Si el proceso se declara desierto, se entiende surtido el trámite de selección. El proceso podrá comenzar nuevamente, de persistir la necesidad de contratación; para lo cual, se evaluarán las causas que dieron origen a la declaratoria de desierta.

NOTA 3: El Acta de audiencia y la resolución de adjudicación o declaratoria desierta se publicará en el SECOP.

Grupo de gestión contractual

Acta de audiencia de subasta inversa


Acto administrativo de adjudicación o de declaratoria desierta

16

Elaboración y publicación del acto administrativo (resolución) de adjudicación en el SECOP.

Grupo de gestión contractual

Resolución de adjudicación

17

Elaboración e impresión de la minuta del contrato.

NOTA: El profesional del Grupo de gestión contractual realiza el contrato conforme la información xxx xxxxxx de condiciones y la propuesta del contratista, le asigna el número consecutivo y la fecha.

Grupo de gestión contractual

Contrato

18

Envío del contrato a la Dirección general para firma.

  • Punto de control

NOTA: Previo a la firma del contrato de la dirección general, se deberá realizar la aprobación y el visto bueno de la subdirección administrativa y financiera del Instituto.

Grupo de gestión contractual

Subdirección administrativa y financiera


Dirección general

Contrato

19

Recepción del contrato firmado por el ordenador del gasto


Notificación al representante legal de la empresa o la persona natural para suscripción del contrato.


Entrega de copia del contrato suscrita por las partes al contratista para que éste realice las acciones para legalización. (Constitución de garantías)


NOTA 1: El funcionario auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual será el encargado de realizar las anteriores actividades.

NOTA 2: En caso de que la persona adjudicataria se negare a suscribir la minuta del contrato sin expresar motivos de fuerza mayor o caso fortuito, válidos y probados, el Área Jurídica comenzará los trámites administrativos respectivos para hacer efectiva la póliza de seriedad de la oferta con las consecuencias que esto genera y adjudicará al oferente que obtuvo el segundo mejor puntaje en la evaluación técnica, mediante acto administrativo motivado.

Grupo de gestión contractual

Contrato

20

Aprobación de las garantías con los correspondientes amparos exigidos en el pliego de condiciones definitivo.

Grupo de gestión contractual

Formato de aprobación de garantía

21

Envío del contrato, certificado de cuenta bancaria y RUT al Grupo de gestión financiera para la expedición del Certificado de Registro Presupuestal.

NOTA: Una vez expedido el Certificado de Registro Presupuestal, se entregará al auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual para el archivo en la correspondiente carpeta.


Grupo de gestión contractual


Grupo de gestión financiera



Certificado de Registro Presupuestal

22

Publicación del contrato perfeccionado y legalizado y cierre del proceso en el SECOP por parte del profesional del Grupo de gestión contractual que llevó a cabo el proceso.

Grupo de gestión contractual

Contrato suscrito


Copia de propuesta seleccionada

23

Envío de los documentos de legalización del contrato por correo electrónico al supervisor (Contrato original escaneado, registro presupuestal y acta de aprobación de garantía).

Grupo de gestión contractual

Contrato suscrito


Registro presupuestal


Acta de aprobación garantía

24

Elaboración y suscripción del acta de inicia de ejecución del contrato debidamente firmada por la supervisión y el contratista.


NOTA: El supervisor deberá entregar el acta de inicio de ejecución al Grupo de gestión contractual para su revisión y archivo.

Supervisión del contrato

Acta de inicio

25

Supervisión de la ejecución y el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales

Supervisión del contrato

Actas y formatos de supervisión

26

Envío por parte del supervisor de los siguientes documentos al Grupo de gestión financiera para efectos del pago al contratista según se haya estipulado en el contrato:

  • Informe de actividades del periodo del contratista con su visto bueno (incluye el valor de los honorarios pactados)

  • Certificación de pago de aportes al SGSSSP y los parafiscales del contratista (cuando aplica).

Supervisión del contrato

Formato de supervisión


Informe de actividades


Certificados de pagos a seguridad social

27

Revisión de toda la documentación entregada por el supervisor para pagos al contratista.


NOTA 1: Este procedimiento se realizará por el Grupo de gestión financiera cuantas veces sea necesario, según el número de pagos establecido en el contrato.

NOTA 2: El Grupo de gestión financiera deberá enviar copia de los documentos de pago al Grupo de gestión contractual para el archivo en la carpeta del proceso.

Grupo de gestión financiera

Formato de supervisión

28

Elaboración del acta de liquidación bilateral del contrato con base en la información del estado de cuenta.


NOTA 1. El supervisor del contrato, una vez finalizado el plazo de ejecución, deberá elaborar el acta y enviarla por correo electrónico al Grupo de gestión contractual para su revisión.

NOTA 2. El Acta deberá tener el visto bueno de los grupos de gestión financiera y gestión contractual.

Supervisión del contrato


Grupo de gestión contractual


Grupo de gestión financiera

Acta de liquidación

29

Suscripción del acta de liquidación bilateral por parte del ordenador del gasto del Instituto y el Contratista.


NOTA 1: Cuando el contratista no atienda la solicitud para liquidar por mutuo acuerdo el contrato, el Grupo de gestión contractual deberá proyectar resolución de liquidación unilateral, previo concepto técnico de la supervisión del contrato con documentos y soportes.

NOTA 2: Una vez firmada la acta de liquidación unilateral, se deberá realizar la notificación al contratista del acto administrativo de liquidación unilateral.

Dirección general

Acta de liquidación

30

Verificación y organización de documentos de la carpeta contractual y entrega al Grupo de gestión documental.

Grupo de gestión contractual

Formato de entrega de expedientes


    1. CONCURSO DE MÉRITOS

PROCEDIMIENTO CONCURSO DE MÉRITOS

ÍTEM

ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

DOCUMENTO

1

Envío del documento de estudios previos al Grupo de gestión contractual para revisión.

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos en borrador

2

  • Punto de control

Revisión de documento de estudios previos por parte del profesional del Grupo de gestión contractual para ajustes y observaciones correspondientes conforme a la normatividad vigente.

Envío de estudios previos en formato de control de cambios.

Grupo de gestión contractual

Estudios previos ajustados

3

Radicación al Grupo de gestión contractual de los siguientes documentos:

  • Estudios previos definitivos con sus anexos técnicos y soportes a que haya lugar.

  • Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

  • Documento de estudios previos definitivos al coordinador del Grupo de gestión contractual por correo electrónico.

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos


CDP


Documentos anexos

4

Elaboración y publicación en SECOP de los siguientes documentos:

  • Estudios previos

  • Proyecto xx xxxxxx de condiciones

  • Aviso de convocatoria

Grupo de gestión contractual

Proyecto xx xxxxxx de condiciones


Aviso de convocatoria


Estudios previos

5

Recepción y respuesta a las observaciones y aclaraciones que los interesados realicen (vía e-mail o por escrito radicado) al proyecto xx xxxxxx de condiciones y publicación de respuesta en el SECOP.


NOTA: Tanto el grupo solicitante de la contratación, como el Grupo de gestión financiera deben elaborar la(s) respuesta(s) de su competencia, apoyándose en la necesidad de contratación consignada en los estudios previos y en la normatividad aplicable según el caso y enviar por correo electrónico al profesional del Grupo de gestión contractual para su revisión y consolidación.

Grupo de gestión contractual


Grupo o dependencia solicitante


Grupo de gestión financiera (si aplica)

Memorando de correos recibidos


Documento de respuesta a observaciones al proyecto xx xxxxxx

6

Elaboración y publicación en SECOP del acto administrativo de apertura del proceso (Resolución)

Grupo de gestión contractual

Resolución de apertura

7

Elaboración y publicación en SECOP xxx xxxxxx de condiciones definitivo.

Grupo de gestión contractual

Pliego de condiciones

8

Recepción y respuesta a las observaciones y aclaraciones que los interesados realicen (vía e-mail o por escrito radicado dentro del término del cronograma del proceso) al pliego de condiciones definitivo y publicación en SECOP.

Grupo de gestión contractual con apoyo del comité asesor y evaluador

Correos recibidos por correo electrónico y documentos radicados en físico.


Formato de respuesta a observaciones al proyecto xx xxxxxx

9

Elaboración y publicación de adendas en el SECOP (Si se requiere)

Grupo de gestión contractual

Adenda

10

Recepción de propuestas hasta la fecha y hora señalada en el cronograma del aviso de convocatoria

Nota 1: Las propuestas de los oferentes deberán radicarse primero en el área de recepción del Instituto con el fin de verificar que la fecha y hora de éstas sea anterior a la fecha y hora del acto de cierre para considerarlas ofertas válidas (entregadas a tiempo) según el cronograma del proceso. El área de recepción deberá expedir la ficha de ingreso con la fecha y hora oficial.

Nota 2: Se elaborará un acta de cierre de propuestas, la cual se publicará en el SECOP.

Grupo de gestión contractual

Acta de cierre

11

Verificación y requerimientos del Instituto a las propuestas frente a los criterios habilitantes establecidos en el pliego de condiciones definitivo.


NOTA: Los profesionales designados por cada área para integrar el Comité asesor y evaluador deberán verificar cada uno de los requisitos habilitantes, según su competencia e informarán al Grupo de gestión contractual si se hace necesario solicitar aclaraciones, requerimientos o subsanaciones a los proponentes.


Comité asesor y evaluador

Oficio de requerimiento a los oferentes

12

Recepción de los documentos requeridos a los oferentes, y envío de éstos a los profesionales integrantes del Comité asesor y evaluador para continuar la verificación

Grupo de gestión contractual

Documentos requeridos a los oferentes

13

Elaboración del informe de verificación jurídico, financiero y técnico de cada una de las propuestas.

NOTA: Los profesionales designados por cada área para integrar el Comité asesor y evaluador deberán elaborar el correspondiente informe de verificación para establecer las propuestas habilitadas. Xxxxx informe será enviado al profesional de contratos a cargo del proceso.

Comité asesor y evaluador

Formatos de verificación financiera, técnica y jurídica

14

Elaboración del informe de calificación y evaluación de las propuestas habilitadas.

Grupo o área técnica solicitante de la contratación

Formato de evaluación técnica

15

Elaboración del informe consolidado de evaluación y publicación en el SECOP para dar publicidad y traslado a los interesados.


NOTA: El profesional del Grupo de gestión contractual encargado del proceso consolidará en un informe y publicará los informes de verificación de las propuestas habilitadas por el Comité asesor y evaluador y dará publicación en el SECOP.

Grupo de gestión contractual

Informe consolidado de verificación y calificación de propuestas habilitadas

16

Recepción y respuesta a las observaciones (vía e-mail o por escrito radicado) presentadas por los interesados al informe de evaluación.

NOTA: Se publicarán las respuestas en el SECOP

Grupo de gestión contractual con apoyo del comité asesor y evaluador

Formato de respuesta a observaciones

17

Elaboración y publicación del acto administrativo (resolución) de adjudicación en el SECOP.

Grupo de gestión contractual con apoyo del comité asesor y evaluador

Resolución de adjudicación

18

Elaboración e impresión de la minuta del contrato.

NOTA: El profesional del Grupo de gestión contractual realiza el contrato conforme la información xxx xxxxxx de condiciones y la propuesta del contratista, le asigna el número consecutivo y la fecha.

Grupo de gestión contractual

Contrato

19

Envío del contrato a la Dirección general para firma.

  • Punto de control

NOTA: Previo a la firma del contrato de la dirección general, se deberá realizar la aprobación y el visto bueno de la subdirección administrativa y financiera del Instituto.

Grupo de gestión contractual

Subdirección administrativa y financiera


Dirección general

Contrato

20

Recepción del contrato firmado por el ordenador del gasto


Notificación al representante legal de la empresa o la persona natural para suscripción del contrato.


Entrega de copia del contrato suscrita por las partes al contratista para que éste realice las acciones para legalización. (Constitución de garantías)


NOTA 1: El funcionario auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual será el encargado de realizar las anteriores actividades.

NOTA 2: En caso de que la persona adjudicataria se negare a suscribir la minuta del contrato sin expresar motivos de fuerza mayor o caso fortuito, válidos y probados, el Área Jurídica comenzará los trámites administrativos respectivos para hacer efectiva la póliza de seriedad de la oferta con las consecuencias que esto genera y adjudicará al oferente que obtuvo el segundo mejor puntaje en la evaluación técnica, mediante acto administrativo motivado.

Grupo de gestión contractual

Contrato

21

Aprobación de las garantías con los correspondientes amparos exigidos en el pliego de condiciones definitivo.

Grupo de gestión contractual

Formato de aprobación de garantía

22

Envío del contrato, certificado de cuenta bancaria y RUT al Grupo de gestión financiera para la expedición del Certificado de Registro Presupuestal.

NOTA: Una vez expedido el Certificado de Registro Presupuestal, se entregará al auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual para el archivo en la correspondiente carpeta.


Grupo de gestión contractual


Grupo de gestión financiera



Certificado de Registro Presupuestal

23

Publicación del contrato perfeccionado y legalizado y cierre del proceso en el SECOP por parte del profesional del Grupo de gestión contractual que llevó a cabo el proceso.

Grupo de gestión contractual

Contrato suscrito


Copia de propuesta seleccionada

24

Envío de los documentos de legalización del contrato por correo electrónico al supervisor (Contrato original escaneado, registro presupuestal y acta de aprobación de garantía).

Grupo de gestión contractual

Contrato suscrito


Registro presupuestal


Acta de aprobación garantía

25

Elaboración y suscripción del acta de inicia de ejecución del contrato debidamente firmada por la supervisión y el contratista.


NOTA: El supervisor deberá entregar el acta de inicio de ejecución al Grupo de gestión contractual para su revisión y archivo.

Supervisión del contrato

Acta de inicio

26

Supervisión de la ejecución y el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales

Supervisión del contrato

Actas y formatos de supervisión

27

Envío por parte del supervisor de los siguientes documentos al Grupo de gestión financiera para efectos del pago al contratista según se haya estipulado en el contrato:

  • Informe de actividades del periodo del contratista con su visto bueno (incluye el valor de los honorarios pactados)

  • Certificación de pago de aportes al SGSSSP y los parafiscales del contratista (cuando aplica).

Supervisión del contrato

Formato de supervisión


Informe de actividades


Certificados de pagos a seguridad social

28

Revisión de toda la documentación entregada por el supervisor para pagos al contratista.


NOTA 1: Este procedimiento se realizará por el Grupo de gestión financiera cuantas veces sea necesario, según el número de pagos establecido en el contrato.

NOTA 2: El Grupo de gestión financiera deberá enviar copia de los documentos de pago al Grupo de gestión contractual para el archivo en la carpeta del proceso.

Grupo de gestión financiera

Formato de supervisión

29

Elaboración del acta de liquidación bilateral del contrato con base en la información del estado de cuenta.


NOTA 1. El supervisor del contrato, una vez finalizado el plazo de ejecución, deberá elaborar el acta y enviarla por correo electrónico al Grupo de gestión contractual para su revisión.

NOTA 2. El Acta deberá tener el visto bueno de los grupos de gestión financiera y gestión contractual.

Supervisión del contrato


Grupo de gestión contractual


Grupo de gestión financiera

Acta de liquidación

30

Suscripción del acta de liquidación bilateral por parte del ordenador del gasto del Instituto y el Contratista.


NOTA 1: Cuando el contratista no atienda la solicitud para liquidar por mutuo acuerdo el contrato, el Grupo de gestión contractual deberá proyectar resolución de liquidación unilateral, previo concepto técnico de la supervisión del contrato con documentos y soportes.

NOTA 2: Una vez firmada la acta de liquidación unilateral, se deberá realizar la notificación al contratista del acto administrativo de liquidación unilateral.

Dirección general

Acta de liquidación

31

Verificación y organización de documentos de la carpeta contractual y entrega al Grupo de gestión documental.

Grupo de gestión contractual

Formato de entrega de expedientes


    1. SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA

PROCEDIMIENTO SMC

ÍTEM

ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

DOCUMENTO

1

Envío del documento de estudios previos al Grupo de gestión contractual para revisión.

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos en borrador

2

  • Punto de control

Revisión de documento de estudios previos por parte del profesional del Grupo de gestión contractual para ajustes y observaciones correspondientes conforme a la normatividad vigente.

Envío de estudios previos en formato de control de cambios.

Grupo de gestión contractual

Estudios previos ajustados

3

Radicación al Grupo de gestión contractual de los siguientes documentos:

  • Estudios previos definitivos con sus anexos (estudio xx xxxxxxx, cotizaciones y demás soportes a que haya lugar).

  • Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

  • Documento de estudios previos definitivos al coordinador del Grupo de gestión contractual por correo electrónico.

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos


CDP


Documentos anexos

4

Elaboración de la invitación pública y publicación de la misma junto con los estudios previos en el SECOP.

Grupo de gestión contractual

Invitación pública


Estudios previos

5

Elaboración y publicación de adendas en el SECOP (Si se requiere)

Grupo de gestión contractual

Adenda

6

Recepción de propuestas hasta la fecha y hora señalada en el cronograma de la invitación pública.

Nota 1: Las propuestas de los oferentes deberán radicarse primero en el área de recepción del Instituto con el fin de verificar que la fecha y hora de éstas sea anterior a la fecha y hora del acto de cierre para considerarlas ofertas válidas (entregadas a tiempo) según el cronograma del proceso. El área de recepción deberá expedir la ficha de ingreso con la fecha y hora oficial.

Nota 2: Se elaborará un acta de cierre de propuestas, la cual se publicará en el SECOP.

Grupo de gestión contractual

Acta de cierre

7

Verificación a la propuesta de menor precio.


NOTA: Los profesionales designados por cada área para integrar el Comité asesor y evaluador deberán verificar cada uno de los requisitos habilitantes, según su competencia e informarán al Grupo de gestión contractual si se hace necesario solicitar aclaraciones, requerimientos o subsanaciones a los proponentes.


Comité asesor y evaluador

Oficio de requerimiento a los oferentes

8

Recepción de los documentos requeridos a los oferentes, y envío de éstos a los profesionales integrantes del Comité asesor y evaluador para continuar la verificación

Grupo de gestión contractual

Documentos requeridos a los oferentes

9

Elaboración del informe de verificación jurídico, financiero (si aplica) y técnico de la propuesta de menor precio.


NOTA: Los profesionales designados por cada área para integrar el Comité asesor y evaluador deberán elaborar el correspondiente informe de verificación de la propuesta de menor precio. Xxxxx informe será enviado al profesional de contratos a cargo del proceso.

Comité asesor y evaluador

Formatos de verificación financiera, técnica y jurídica

10

Elaboración del informe consolidado y publicación en el SECOP para dar publicidad y traslado a los interesados.


NOTA: El profesional del Grupo de gestión contractual encargado del proceso consolidará en un informe y publicará el informe de verificación de la propuesta de menor precio y dará publicación en el SECOP.

Grupo de gestión contractual

Informe consolidado de verificación y calificación de propuesta de menor precio

11

Recepción y respuesta a las observaciones (vía e-mail o por escrito radicado) presentadas por los interesados al informe de evaluación.

NOTA: Se publicarán las respuestas en el SECOP

Grupo de gestión contractual con apoyo del comité asesor y evaluador

Formato de respuesta a observaciones

12

Comunicación de la aceptación de la oferta de menor precio y publicación del acto administrativo (resolución) de adjudicación en el SECOP.

Grupo de gestión contractual con apoyo del comité asesor y evaluador

Resolución de adjudicación

13

Elaboración e impresión de la minuta del contrato.

NOTA: El profesional del Grupo de gestión contractual realiza el contrato conforme la información xxx xxxxxx de condiciones y la propuesta del contratista, le asigna el número consecutivo y la fecha.

Grupo de gestión contractual

Contrato

14

Envío del contrato a la Dirección general para firma.

  • Punto de control

NOTA: Previo a la firma del contrato de la dirección general, se deberá realizar la aprobación y el visto bueno de la subdirección administrativa y financiera del Instituto.

Grupo de gestión contractual

Subdirección administrativa y financiera


Dirección general

Contrato

15

Recepción del contrato firmado por el ordenador del gasto


Notificación al representante legal de la empresa o la persona natural para suscripción del contrato.


Entrega de copia del contrato suscrita por las partes al contratista para que éste realice las acciones para legalización. (Constitución de garantías)


NOTA 1: El funcionario auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual será el encargado de realizar las anteriores actividades.

NOTA 2: En caso de que la persona adjudicataria se negare a suscribir la minuta del contrato sin expresar motivos de fuerza mayor o caso fortuito, válidos y probados, el Área Jurídica comenzará los trámites administrativos respectivos para hacer efectiva la póliza de seriedad de la oferta con las consecuencias que esto genera y adjudicará al oferente que obtuvo el segundo mejor puntaje en la evaluación técnica, mediante acto administrativo motivado.

Grupo de gestión contractual

Contrato

16

Aprobación de las garantías con los correspondientes amparos exigidos en el pliego de condiciones definitivo.

Grupo de gestión contractual

Formato de aprobación de garantía

17

Envío del contrato, certificado de cuenta bancaria y RUT al Grupo de gestión financiera para la expedición del Certificado de Registro Presupuestal.

NOTA: Una vez expedido el Certificado de Registro Presupuestal, se entregará al auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual para el archivo en la correspondiente carpeta.


Grupo de gestión contractual


Grupo de gestión financiera



Certificado de Registro Presupuestal

18

Publicación del contrato perfeccionado y legalizado y cierre del proceso en el SECOP por parte del profesional del Grupo de gestión contractual que llevó a cabo el proceso.

Grupo de gestión contractual

Contrato suscrito


Copia de propuesta seleccionada

19

Envío de los documentos de legalización del contrato por correo electrónico al supervisor (Contrato original escaneado, registro presupuestal y acta de aprobación de garantía).

Grupo de gestión contractual

Contrato suscrito


Registro presupuestal


Acta de aprobación garantía

20

Elaboración y suscripción del acta de inicio de ejecución del contrato debidamente firmada por la supervisión y el contratista.


NOTA: El supervisor deberá entregar el acta de inicio de ejecución al Grupo de gestión contractual para su revisión y archivo.

Supervisión del contrato

Acta de inicio

21

Supervisión de la ejecución y el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales

Supervisión del contrato

Actas y formatos de supervisión

22

Envío por parte del supervisor de los siguientes documentos al Grupo de gestión financiera para efectos del pago al contratista según se haya estipulado en el contrato:

  • Informe de actividades del periodo del contratista con su visto bueno (incluye el valor de los honorarios pactados)

  • Certificación de pago de aportes al SGSSSP y los parafiscales del contratista (cuando aplica).

Supervisión del contrato

Formato de supervisión


Informe de actividades


Certificados de pagos a seguridad social

23

Revisión de toda la documentación entregada por el supervisor para pagos al contratista.


NOTA 1: Este procedimiento se realizará por el Grupo de gestión financiera cuantas veces sea necesario, según el número de pagos establecido en el contrato.

NOTA 2: El Grupo de gestión financiera deberá enviar copia de los documentos de pago al Grupo de gestión contractual para el archivo en la carpeta del proceso.

Grupo de gestión financiera

Formato de supervisión

24

Elaboración del acta de liquidación bilateral del contrato con base en la información del estado de cuenta.


NOTA 1. El supervisor del contrato, una vez finalizado el plazo de ejecución, deberá elaborar el acta y enviarla por correo electrónico al Grupo de gestión contractual para su revisión.

NOTA 2. El Acta deberá tener el visto bueno de los grupos de gestión financiera y gestión contractual.

Supervisión del contrato


Grupo de gestión contractual


Grupo de gestión financiera

Acta de liquidación

25

Suscripción del acta de liquidación bilateral por parte del ordenador del gasto del Instituto y el Contratista.


NOTA 1: Cuando el contratista no atienda la solicitud para liquidar por mutuo acuerdo el contrato, el Grupo de gestión contractual deberá proyectar resolución de liquidación unilateral, previo concepto técnico de la supervisión del contrato con documentos y soportes.

NOTA 2: Una vez firmada la acta de liquidación unilateral, se deberá realizar la notificación al contratista del acto administrativo de liquidación unilateral.

Dirección general

Acta de liquidación

26

Verificación y organización de documentos de la carpeta contractual y entrega al Grupo de gestión documental.

Grupo de gestión contractual

Formato de entrega de expedientes



    1. ACUERDO MARCO DE PRECIOS

      PROCEDIMIENTO AMO

      ÍTEM

      ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN

      RESPONSABLE

      DOCUMENTO

      1

      El área solicitante debe exponer la necesidad para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes.

      Grupo o área solicitante de la contratación

      Plan de adquisiciones

      2

      • Punto de control

      El Grupo de gestión contractual revisa en la tienda virtual del Estado Colombiano los acuerdos marco vigentes para establecer si la necesidad se puede satisfacer mediante esta modalidad de contratos.

      Grupo de gestión contractual

      Acuerdo Marco de Precios

      3



      El área solicitante envía de manera digital el documento de estudios previos con sus requisitos y anexos al Grupo de gestión contractual.

      Grupo o área solicitante de la contratación

      Memorando de correo electrónico de envío

      Estudios previos

      4

      El Grupo de gestión contractual en coordinación con la dependencia solicitante, realiza las acciones establecidas en el Acuerdo Marco de Precios para determinar el proveedor con el cual se suscribirá la orden de compra.

      Grupo de gestión contractual

      Dependencia solicitante

      Estudios previos definitivos

      Catálogo de productos

      Cotizaciones

      CC-GF-03 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal y CDP

      5

      El Grupo de gestión contractual en coordinación con la dependencia solicitante, efectuará la suscripción la orden de compra cumpliendo los requisitos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios

      Grupo de gestión contractual

      Dependencia solicitante

      Orden de compra

      6

      Envío de orden de compra, (contiene número cuenta bancaria y número de RUT) al Grupo de gestión financiera para la expedición del Certificado de Registro Presupuestal.

      NOTA: Una vez expedido el Certificado de Registro Presupuestal, se entregará al auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual para el archivo en la correspondiente carpeta.


      Grupo de gestión contractual


      Grupo de gestión financiera



      Certificado de Registro Presupuestal

      7

      Envío de los documentos de legalización de la orden de compra por correo electrónico al supervisor (Orden de compra escaneada y registro presupuestal).

      Grupo de gestión contractual

      Contrato suscrito


      Registro presupuestal


      Acta de aprobación garantía

      8

      Supervisión de la ejecución y el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales (El área solicitante dará cumplimiento a lo señalado en cada Acuerdo Marco de Precios para tal fin.)

      Supervisión del contrato

      Actas y formatos de supervisión

    2. CONTRATACIÓN DIRECTA

Las causales para la contratación directa están señaladas en el numeral 4 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y desarrollada por el artículo 2.2.1.2.1.4.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015. Para los efectos del presente manual de contratación, el siguiente será el procedimiento según la causal y las necesidades a satisfacer:


      1. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN


PROCEDIMIENTO SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO

ÍTEM

ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

DOCUMENTO

1

Envío del documento de estudios previos al Grupo de gestión contractual para revisión.

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos en borrador

2

  • Punto de control

Revisión de documento de estudios previos por parte del profesional del Grupo de gestión contractual para ajustes y observaciones correspondientes conforme a la normatividad vigente.

Envío de estudios previos en formato de control de cambios.

Grupo de gestión contractual

Estudios previos ajustados

3

Envío de datos al Grupo de gestión contractual para crear usuario en la aplicación SIGEP.


NOTA: El funcionario designado en los estudios previos para la supervisión del contrato debe enviar los siguientes datos al Grupo de gestión contractual por correo electrónico:

Nombre completo

Número de cédula de ciudadanía

Fecha de nacimiento

Correo electrónico

Responsable del grupo o área solicitante de la contratación

Correo electrónico

4

Creación de usuario en aplicación SIGEP


NOTA: El Profesional del Grupo de contratos, con los datos suministrados por la supervisión, creará el usuario para que el contratista diligencia en la aplicación SIGEP toda la información personal y cargue todos los soportes académicos y laborales.

Grupo de gestión contractual

SIGEP

5

Habilitación del usuario en SIGEP

  • Punto de control

NOTA: Una vez verificada la información que el contratista ha subido a la plataforma virtual SIGEP, el profesional del grupo de contratos la válida.

Grupo de gestión contractual

SIGEP

6

Radicación al Grupo de gestión contractual de los estudios previos con los siguientes documentos anexos:

  • Certificado de Disponibilidad Presupuestal

  • Fotocopia cédula

  • Certificación antecedentes disciplinarios y fiscales

  • Certificado de no existencia o insuficiencia de personal, expedido por el Grupo xx xxxxxxx humano

  • Certificado afiliación seguridad social

  • Fotocopia libreta militar

  • RUT

  • Certificación bancaria

  • Certificado médico preocupacional

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos


CDP


Documentos anexos

7

Elaboración e impresión de la minuta del contrato.

NOTA: El profesional del Grupo de gestión contractual realiza el contrato conforme la información de los estudios previo, le asigna el número consecutivo y la fecha.

Grupo de gestión contractual

Contrato

8

Envío del contrato a la Dirección general para firma.

  • Punto de control

NOTA: Previo a la firma del contrato de la dirección general, se deberá realizar la aprobación y el visto bueno de la subdirección administrativa y financiera del Instituto.

Grupo de gestión contractual


Subdirección administrativa y financiera


Dirección general

Contrato

9

Recepción del contrato firmado por el ordenador del gasto


Notificación al contratista para suscripción del contrato.


Entrega de copia del contrato suscrita por las partes al contratista para que éste realice las acciones para legalización. (Constitución de garantías, según si se requiera)


NOTA 1: El funcionario auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual será el encargado de realizar las anteriores actividades.

Grupo de gestión contractual

Contrato

10

Aprobación de las garantías con los correspondientes amparos exigidos en los estudios previos (si se llegaré a requerir).

Grupo de gestión contractual

Formato de aprobación de garantía

11

Envío del contrato, certificado de cuenta bancaria y RUT al Grupo de gestión financiera para la expedición del Certificado de Registro Presupuestal.

NOTA: Una vez expedido el Certificado de Registro Presupuestal, se entregará al auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual para el archivo en la correspondiente carpeta.


Grupo de gestión contractual


Grupo de gestión financiera



Certificado de Registro Presupuestal

12

Envío de los documentos de legalización del contrato por correo electrónico al supervisor (Contrato original escaneado, registro presupuestal y acta de aprobación de garantía).

Grupo de gestión contractual

Contrato suscrito


Registro presupuestal


Acta de aprobación garantía

13

Supervisión de la ejecución y el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales

Supervisión del contrato

Actas y formatos de supervisión

14

Envío por parte del supervisor de los siguientes documentos al Grupo de gestión financiera para efectos del pago al contratista según se haya estipulado en el contrato:

  • Informe de actividades del periodo del contratista con su visto bueno (incluye el valor de los honorarios pactados)

  • Certificación de pago de aportes al SGSSSP del contratista.

Supervisión del contrato

Formato de supervisión


Informe de actividades


Certificados de pagos a seguridad social

15

Revisión de toda la documentación entregada por el supervisor para pagos al contratista.


NOTA 1: Este procedimiento se realizará por el Grupo de gestión financiera cuantas veces sea necesario, según el número de pagos establecido en el contrato.

NOTA 2: El Grupo de gestión financiera deberá enviar copia de los documentos de pago al Grupo de gestión contractual para el archivo en la carpeta del proceso.

Grupo de gestión financiera

Formato de supervisión

16

Verificación y organización de documentos de la carpeta contractual y entrega al Grupo de gestión documental.

Grupo de gestión contractual

Formato de entrega de expedientes


      1. CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS


PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS *

ÍTEM

ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

DOCUMENTO

1

Envío del documento de estudios previos al Grupo de gestión contractual para revisión.

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos en borrador

2

  • Punto de control

Revisión de documento de estudios previos por parte del profesional del Grupo de gestión contractual para ajustes y observaciones correspondientes conforme a la normatividad vigente.

Envío de estudios previos en formato de control de cambios.

Grupo de gestión contractual

Estudios previos ajustados

3

Radicación al Grupo de gestión contractual de los estudios previos con los siguientes documentos anexos:

  • Acto jurídico de creación o constitución de la entidad contratista

  • Estatutos de la entidad o empresa contratista.

  • Hoja de Vida del DAFP de la persona jurídica.

  • Fotocopia de la cédula de ciudadanía de quien suscribirá el contrato.

  • Fotocopia de la Libreta Militar de quien suscribirá el contrato (si es hombre menor de 50 años)

  • Acta de posesión y resolución de nombramiento de quien suscribirá el contrato por parte de la entidad contratista(Solo se exigirá para contratos interadministrativos)

  • Fotocopia del Registro Único Tributario – RUT de la DIAN de la persona jurídica.

  • Propuesta técnica y certificaciones de contratos ejecutados (Solo se exige para la celebración de convenios con entidades privadas sin ánimo de lucro).

  • Certificación de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación de quien suscribirá el contrato y de la persona jurídica.

  • Certificación de antecedentes fiscales de la Contraloría General de la República de quien suscribirá el contrato y de persona jurídica.

  • Certificación bancaria de cuenta de ahorros o corriente de la persona jurídica no mayor a tres (3) meses de expedición.

  • Certificación de aportes parafiscales

  • Certificación de exclusividad y único oferente en el mercado del bien o servicio otorgada por la Cámara de Comercio (Este requisito solo aplica para los contratos en los cuales no exista pluralidad de oferentes).

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos y anexos

4

Elaboración del acto administrativo que justifica la contratación directa.


NOTA: En el acto administrativo se ordenará al Grupo de gestión financiera del Instituto la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Grupo de gestión contractual

Acto administrativo de justificación

5

Elaboración e impresión de la minuta del contrato.

NOTA: El profesional del Grupo de gestión contractual realiza el contrato conforme la información de los estudios previos y la resolución de justificación y le asigna el número consecutivo y la fecha.

Grupo de gestión contractual

Contrato

6

Envío del contrato a la Dirección general para firma.

  • Punto de control

NOTA: Previo a la firma del contrato de la dirección general, se deberá realizar la aprobación y el visto bueno de la subdirección administrativa y financiera del Instituto.

Grupo de gestión contractual


Subdirección administrativa y financiera


Dirección general

Contrato

7

Recepción del contrato firmado por el ordenador del gasto y envío a la entidad contratista para la suscripción del contrato.


NOTA 1: El funcionario auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual será el encargado de realizar las anteriores actividades.

Grupo de gestión contractual

Contrato

8

Publicación del resolución de justificación y contrato en el SECOP

Grupo de gestión contractual

Acto administrativo de justificación


Minuta del contrato

9

Aprobación de las garantías con los correspondientes amparos exigidos en los estudios previos (si se llegaré a requerir).

Grupo de gestión contractual

Formato de aprobación de garantía

10

Envío del contrato y certificado de cuenta bancaria al Grupo de gestión financiera para la expedición del Certificado de Registro Presupuestal.

NOTA: Una vez expedido el Certificado de Registro Presupuestal, se entregará al auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual para el archivo en la correspondiente carpeta.


Grupo de gestión contractual


Grupo de gestión financiera



Certificado de Registro Presupuestal

11

Envío de los documentos de legalización del contrato por correo electrónico al supervisor (Contrato original escaneado, registro presupuestal y acta de aprobación de garantía).

Grupo de gestión contractual

Contrato suscrito


Registro presupuestal


Acta de aprobación garantía

12

Elaboración y entrega de acta de inicio al Grupo de gestión contractual

Supervisión del contrato

Acta de inicio

13

Supervisión de la ejecución y el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales

Supervisión del contrato

Actas y formatos de supervisión

14

Envío por parte del supervisor de los documentos al Grupo de gestión financiera para efectos del pago a la entidad contratista.

Supervisión del contrato

Formato de supervisión


Informe de actividades

15

Revisión de toda la documentación entregada por el supervisor para pagos a la entidad contratista.


NOTA 1: Este procedimiento se realizará por el Grupo de gestión financiera cuantas veces sea necesario, según el número de pagos establecido en el contrato.

NOTA 2: El Grupo de gestión financiera deberá enviar copia de los documentos de pago al Grupo de gestión contractual para el archivo en la carpeta del proceso.

Grupo de gestión financiera

Formato de supervisión

16

Elaboración del acta de liquidación bilateral del contrato con base en la información del estado de cuenta.


NOTA 1. El supervisor del contrato, una vez finalizado el plazo de ejecución, deberá elaborar el acta y enviarla por correo electrónico al Grupo de gestión contractual para su revisión.

NOTA 2. El Acta deberá tener el visto bueno de los grupos de gestión financiera y gestión contractual.

Supervisión del contrato


Grupo de gestión contractual


Grupo de gestión financiera

Acta de liquidación

17

Suscripción del acta de liquidación bilateral por parte del ordenador del gasto del Instituto y la entidad contratista.

Dirección general

Acta de liquidación

18

Verificación y organización de documentos de la carpeta contractual y entrega al Grupo de gestión documental.

Grupo de gestión contractual

Formato de entrega de expedientes

*Además del establecido, este procedimiento será aplicable para los siguientes contratos en la modalidad de contratación directa:

  • Convenios de cooperación y asociación con entidades privadas sin ánimo de lucro

  • Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

  • Contratos cuando no exista pluralidad de oferentes

      1. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Y PARA LA ADQUISICIÓN DE INMUEBLES

PROCEDIMIENTO PARA ARRENDAMIENTO Y ADQUISICIÓN DE INMUEBLES

ÍTEM

ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

DOCUMENTO

1

Envío del documento de estudios previos al Grupo de gestión contractual para revisión.

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos en borrador

2

  • Punto de control

Revisión de documento de estudios previos por parte del profesional del Grupo de gestión contractual para ajustes y observaciones correspondientes conforme a la normatividad vigente.

Envío de estudios previos en formato de control de cambios.

Grupo de gestión contractual

Estudios previos ajustados

3

Radicación al Grupo de gestión contractual de los estudios previos con toda la documentación necesario de la persona natural o jurídica con la cual se suscribirá el contrato.

NOTA: Para el contrato de adquisición de bien inmueble que realizará el Instituto Caro y Xxxxxx con una persona natural o jurídica privadas, junto con el documento de estudios previos, debe acompañarse la promesa de compraventa debidamente firmada por el representante legal de la empresa que venderá o de la persona natural propietaria del inmueble. Este documento preliminar que compromete a las partes: vendedor y comprador sobre la eficacia del negocio jurídico debe quedar protocolizada ante la Notaría 7ma Pública de Bogotá, con la diligencia de presentación personal.

Grupo o área solicitante de la contratación

Estudios previos y anexos

4

Elaboración del acto administrativo que justifica la contratación directa.


NOTA: En el acto administrativo se ordenará al Grupo de gestión financiera del Instituto la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Grupo de gestión contractual

Acto administrativo de justificación

5

Elaboración e impresión del contrato arrendamiento.

NOTA: El profesional del Grupo de gestión contractual realiza el contrato conforme la información de los estudios previos y la resolución de justificación y le asigna el número consecutivo y la fecha.

Grupo de gestión contractual

Contrato de arrendamiento

6

Envío del contrato a la Dirección general para firma.

  • Punto de control

NOTA: Previo a la firma del contrato de la dirección general, se deberá realizar la aprobación y el visto bueno de la subdirección administrativa y financiera del Instituto.

Grupo de gestión contractual


Subdirección administrativa y financiera


Dirección general

Contrato de arrendamiento

7

Recepción del contrato firmado por el ordenador del gasto y envío a la entidad contratista para la suscripción del contrato.


NOTA 1: El funcionario auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual será el encargado de realizar las anteriores actividades.

Grupo de gestión contractual

Minuta del contrato

8

Publicación del resolución de justificación y contrato en el SECOP

Grupo de gestión contractual

Acto administrativo de justificación


Contrato de arrendamiento

9

Aprobación de las garantías con los correspondientes amparos exigidos en los estudios previos (si se llegaré a requerir).

Grupo de gestión contractual

Formato de aprobación de garantía

10

Envío del contrato y certificado de cuenta bancaria al Grupo de gestión financiera para la expedición del Certificado de Registro Presupuestal.

NOTA: Una vez expedido el Certificado de Registro Presupuestal, se entregará al auxiliar administrativo del Grupo de gestión contractual para el archivo en la correspondiente carpeta.


Grupo de gestión contractual


Grupo de gestión financiera



Certificado de Registro Presupuestal

11

Envío de los documentos de legalización del contrato por correo electrónico al supervisor (Contrato original escaneado, registro presupuestal y acta de aprobación de garantía).

Grupo de gestión contractual

Contrato suscrito


Registro presupuestal


Acta de aprobación garantía

12

Elaboración y entrega de acta de inicio al Grupo de gestión contractual

Supervisión del contrato

Acta de inicio

13

Supervisión de la ejecución y el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales

Supervisión del contrato

Actas y formatos de supervisión

14

Envío por parte del supervisor de los documentos al Grupo de gestión financiera para efectos del pago a la entidad contratista.

Supervisión del contrato

Formato de supervisión


Informe de actividades

15

Revisión de toda la documentación entregada por el supervisor para pagos a la entidad contratista.


NOTA 1: Este procedimiento se realizará por el Grupo de gestión financiera cuantas veces sea necesario, según el número de pagos establecido en el contrato.

NOTA 2: El Grupo de gestión financiera deberá enviar copia de los documentos de pago al Grupo de gestión contractual para el archivo en la carpeta del proceso.

Grupo de gestión financiera

Formato de supervisión

16

Elaboración del acta de liquidación bilateral del contrato con base en la información del estado de cuenta.


NOTA 1. El supervisor del contrato, una vez finalizado el plazo de ejecución, deberá elaborar el acta y enviarla por correo electrónico al Grupo de gestión contractual para su revisión.

NOTA 2. El Acta deberá tener el visto bueno de los grupos de gestión financiera y gestión contractual.

Supervisión del contrato


Grupo de gestión contractual


Grupo de gestión financiera

Acta de liquidación

17

Suscripción del acta de liquidación bilateral por parte del ordenador del gasto del Instituto y la entidad contratista.

Dirección general

Acta de liquidación

18

Verificación y organización de documentos de la carpeta contractual y entrega al Grupo de gestión documental.

Grupo de gestión contractual

Formato de entrega de expedientes


































CAPÍTULO 6

GLOSARIO


Con el propósito de facilitar una mejor comprensión del vocabulario empleado en la contratación pública, este capítulo definirá los términos de utilización más frecuentes en los procedimientos contractuales del Instituto caro y Xxxxxx.


ACEPTACIÓN DE LA OFERTA. Documento por el que el Instituto caro y Xxxxxx le comunica al oferente con la mejor propuesta la aceptación de la misma. Este documento debe contener las condiciones mínimas de la contratación y las obligaciones del contratista.


ACTA DE CIERRE. Es el documento elaborado una vez se cierra el plazo señalado en la invitación pública o aviso de convocatoria para la presentación de propuestas. En este documento se procede a consignar de manera pública los datos de las propuestas recibidas: nombre del proponente, número de folios de la propuesta técnica y económica, valor de la oferta y presentación de la garantía de seriedad de la propuesta (en caso de que aplique).


ACTA DE INICIO. Es el documento suscrito entre el supervisor y el contratista por medio del cual se da inicio al cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales. En este documento deberá establecerse la fecha de inicio del contrato, el plazo y el lugar de ejecución establecido en el contrato y el objeto del mismo.


ACTO DE APERTURA. Es el documento (Resolución) mediante el cual, el ordenador del gasto del Instituto, establece la apertura formal del proceso de selección.


ACUERDOS COMERCIALES. Son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.


ACUERDO MARCO DE PRECIOS. Es el contrato celebrado entre uno o más proveedores de bienes y servicios con la Agencia Colombia Compra Eficiente, para la provisión a las entidades estatales de bienes y servicios de características técnicas uniformes.

ACTA DE LIQUIDACIÓN. Es el documento suscrito por el representante legal del Instituto, el supervisor del contrato y el contratista. En esta acta se refleja el balance de la ejecución financiera y contable del contrato y el cumplimiento del objeto contractual.


ACTO DE ADJUDICACIÓN. Es el acto administrativo por medio de la cual se determina la persona natural o jurídica que resultó favorecida en el proceso contractual, por ser la propuesta más favorable para el Instituto.


ADENDA. Es el documento que modifica o aclara los pliegos de condiciones con posterioridad a la apertura de un proceso. Una vez publicado dentro del término establecido en la normatividad contractual, este documento hace parte xxx xxxxxx de condiciones.


ADICIÓN DEL CONTRATO. Contrato celebrado entre el Instituto Caro y Xxxxxx y el contratista para adicionar el valor del contrato principal mediante un documento de otrosí. En ningún caso la adición podrá ser superior al 50% del valor del contrato inicial.


ANTICIPO. Valor pactado en los contratos, y que el Instituto entrega al contratista en calidad xx xxxxxxxx, para ser amortizado en cada pago. En ningún caso el anticipo podrá exceder el cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.


AUDIENCIA DE CONSOLIDACIÓN DE OFERENTES. Es el acto público mediante el cual el Instituto en los procesos de selección abreviada de menor cuantía, puede consolidar el listado a máximo diez (10) oferentes mediante sorteo, cuando se reciban más xx xxxx (10) manifestaciones de interés de personas naturales y/o jurídicas para participar en el proceso. Esta audiencia está regulada en el numeral 2 del artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015.


CADUCIDAD. Cláusula excepcional que se aplica como sanción al contratista cuando su incumplimiento afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que puede conducir a la paralización. Se debe declarar mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se dará por terminado el contrato y se ordenará su liquidación en el estado en el que se encuentre.


CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Es el documento expedido por el responsable del Grupo de gestión financiera, que respalda una actuación administrativa garantizando la existencia de una apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación presupuestal y suficiente para asignar a un objeto determinado, en este caso la suscripción del contrato.


CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL: Es el documento mediante el cual se certifica de forma definitiva la afectación apropiada en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, lo cual implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin.


CLÁUSULA PENAL. Es una estipulación propia en las relaciones contractuales que se puede pactar bien sea como una estimación total o parcial de los perjuicios que se puedan ocasionar con ocasión del incumplimiento de las obligaciones del contrato.


CESIÓN. Es el acto mediante el cual se hace una sustitución de las obligaciones y derechos que surjan de un contrato, en un tercero. Ésta solo procederá previa aprobación del ordenador del gasto del Instituto mediante acto administrativo.


CONCEPTO TÉCNICO. Es el documento que elabora el supervisor del contrato para justificar la necesidad de realizar una novedad contractual. (Adición, prórroga).

CONCURSO DE MÉRITOS. Corresponde a la modalidad de selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación.

CONSORCIO. Es la denominación que se da cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato.


CONSULTORÍA. Son aquellos contratos que celebran las entidades estatales y que están referidos a la realización de estudios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Igualmente son contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.


CONTRATISTA. Persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado y con quien se celebra el contrato.

CONTRATO. Acuerdo celebrado entre el Instituto Caro y Xxxxxx y una persona natural o jurídica, en el cual se determina el objeto a contratar, se establecen derechos y obligaciones para las partes, el valor total, el plazo de ejecución y los productos a entregar, entre otros.


ESTUDIOS XX XXXXXXX. Análisis que debe adelantar el área que solicita la contratación con el fin de establecer el valor del contrato y el presupuesto estimado para el mismo. Para este análisis se podrá recurrir al método que se considere conveniente y deberá estar soportado de manera documental.


ESTUDIOS PREVIOS. Es el documento en el cual el área o dependencia que requiere la contratación justifica la necesidad que se pretende satisfacer con el contrato, el objeto a contratar con sus especificaciones, su valor estimado, el lugar de ejecución, la forma de pago y las obligaciones del contratista, entre otros.


EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS. Acción por medio de la cual, el comité asesor y evaluador selecciona la propuesta más favorable para el Instituto de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar y los criterios establecidos en el pliego de condiciones. La evaluación de las propuestas conlleva aspectos jurídicos, financieros y técnicos, y se realiza de acuerdo con lo señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015.


EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA DE MEJOR PRECIO. Acción por medio de la cual el comité asesor y evaluador selecciona la propuesta de menor precio dentro del proceso de mínima cuantía.


FICHA TÉCNICA. Es un documento anexo a la invitación pública o al pliego de condiciones en el cual se precisa de manera detallada la descripción, la cantidad y demás especificaciones técnicas de los bienes y servicios a adquirir.


GARANTÍAS. Conforme con el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 “Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general en los demás mecanismos de cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto”.


GRUPO O ÁREA QUE REQUIERE LA CONTRATACIÓN. Es aquella dependencia que elabora los estudios previos de la contratación, en donde se encuentra la necesidad que se pretende satisfacer.


INFORME DE EVALUACIÓN. Documento en el cual el Instituto Caro y Xxxxxx presenta y publica en el SECOP la evaluación consolidada de la propuesta con la oferta más favorable. Los oferentes pueden presentar las observaciones que estimen necesarias frente a este documento.


INTERVENTOR. Es la persona natural o jurídica, contratada por la entidad estatal para realizar el seguimiento técnico sobre el cumplimiento del contrato, cuando dicho seguimiento suponga conocimiento especializado, o la complejidad o extensión del mismo lo justifiquen.


INVITACIÓN PÚBLICA. Es el documento mediante el cual el Instituto convoca públicamente a las personas naturales y/o jurídicas interesadas y que cumplan los requisitos, para participar en el proceso de selección de mínima cuantía.


LICITACIÓN. Modalidad mediante el cual, por regla general el Instituto define públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable.


MANIFESTACIÓN DE INTERÉS. Es el documento que envían las personas interesadas para participar en el proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía, mediante correo electrónico o en oficio radicado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la apertura del proceso. La manifestación debe ser clara e inequívoca y debe estar debidamente suscrita por el representante legal de la empresa o de la persona natural con la identificación clara y completa del participante.


MODALIDADES DE SELECCIÓN. Son todos aquellos procedimientos legalmente establecidos para la selección de contratistas (Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa).


MULTAS. Son las sanciones de carácter pecuniario que tienen como propósito la coacción y presión al contratista, cuando durante la ejecución del contrato se evidencia que no está cumpliendo sus obligaciones.


NOTIFICACIÓN. Es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a los interesados en la decisión.


PAGO ANTICIPADO. Es un pago parcial del valor contratado y que a diferencia del anticipo, forma parte de patrimonio del contratista, razón por la cual éste dispone totalmente de la administración y manejo de los mismos.


PLAZO DE EJECUCIÓN. Es el tiempo estipulado entre la fecha de iniciación del contrato y el término para su vencimiento.


PLIEGO DE CONDICIONES. Es el documento de carácter obligatorio que se publica en el SECOP, en el cual el Instituto establece las condiciones generales y específicas del contrato que se pretende realizar, los criterios habilitantes técnicos, jurídicos y financieros e igualmente también señala los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes que lo suscriben.


PROPONENTE. Es la persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que bajo cualquier modalidad de asociación permitida por la ley presenta una propuesta para participar en un proceso de selección de contratistas.


PROPUESTA. Es la oferta presentada por un proponente dentro de un proceso de selección.


PRÓRROGA. Consiste en la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto en el contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial.


REQUERIMIENTO. Es la solicitud que dentro del proceso de selección, el Instituto Caro y Xxxxxx le exige a un determinado proponente con el fin de que aclare, xxxxxxx información adicional sobre la propuesta presentada y/o los documentos que certifican su capacidad jurídica, capacidad financiera y las condiciones de experiencia, para poder realizar correctamente el procedimiento de evaluación de la propuesta. La exigencia de información adicional a través de requerimiento no permite que el oferente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta, sino que, por el contrario, esta información es requerida para desarrollar más fácilmente el principio de selección objetiva


SECOP. Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales que gestionan, tanto las entidades del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación, como las que voluntariamente coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.


SELECCIÓN ABREVIADA: Es la modalidad de selección objetiva, prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.


SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA. Es la modalidad de selección que debe adelantar la entidad cuando el presupuesto de la contratación no supere el 10% de la menor cuantía.


SUBASTA INVERSA. Es la puja dinámica mediante la cual los oferentes durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que por tener el menor costo evaluado, represente la mejor relación costo beneficio para la entidad, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones.


SUPERVISOR. Es la persona natural que representa al el Instituto Caro y Xxxxxx ante el contratista y que está encargada del control, seguimiento y cumplimiento del contrato.


UNIÓN TEMPORAL. Cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.


VIGENCIA DEL CONTRATO. Es el término jurídico del contrato, que se extiende hasta la liquidación del contrato, diferente al plazo que es el ciclo material definido en el contrato para que el contratista cumpla con las obligaciones.
















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Filed: May 5th, 2020