Expediente Contractual. Los documentos originados con ocasión a los procesos contractuales se incluirán en los repositorios existentes y aprobados en la política de gestión documental de la AGENCIA NACIONAL DIGITAL – AND y deberán adoptarse los formatos dispuestos por la Entidad para tal fin.
Expediente Contractual. Los documentos originados con ocasión de la actividad contractual se incluirán en carpetas, estarán debidamente foliados de acuerdo con el orden establecido en las listas de chequeo que socialice la Dirección del Departamento Administrativo de Contratación, para cada modalidad de selección. Las carpetas de expedientes contractuales contendrán los documentos previos, proyecto xx xxxxxx de condiciones, pliego de condiciones, adendas, constancias de publicación en el Portal único de Contratación SECOP, actas de audiencias, listados de asistencia, observaciones y documentos de respuesta, actos administrativos, contrato, pólizas, oficios, documentos modificatorios, actas de inicio, suspensiones, la relación de contratación derivada, copia de los contratos derivados, documentos de correspondencia entre contratante y contratista, las actas de liquidación de los mismos, e informes de ejecución que el contratista haya presentado, los informes de supervisión o interventoría, actas del comité de asesoría y verificación, así como todos los documentos soporte de la ejecución contractual, actos administrativos de imposición de sanciones, sus respectivas constancias de ejecutoria y oficios derivados de esta actividad. Esta carpeta debe encontrarse bajo custodia del archivo del Departamento Administrativo de Contratación y no podrá salir de sus dependencias. El Director del Departamento Administrativo de Contratación podrá adelantar las diligencias necesarias cuando se requiera la reconstrucción de expedientes administrativos contractuales.
Expediente Contractual. Los documentos originados con ocasión de la actividad contractual se incluirán en carpetas, estarán debidamente foliados de acuerdo con el orden establecido en las listas de chequeo. Los Expedientes Contractuales reposarán en la Oficina de Contratación 4 años, quienes tendrán la custodia de estos; luego enviada al grupo de archivo a disposición de quién llegare a requerirla, para efectos de adelantar cualquier trámite contractual y post-contractual, de control interno, o interno disciplinario, y/o para los entes de control. El principal criterio de selección de la Universidad Tecnológica del Chocó será el precio, de tal suerte, que el oferente que brinde menor precio para la institución en las condiciones técnicas indicadas por ella.
Expediente Contractual. N.° 202311001500800005E Fecha: Señores: Atn. Email: Estimados Señores: Por medio de la presente, nosotros, nombre o razón social de la firma, en calidad de proponente de la convocatoria para seleccionar el contratista en el proceso de la referencia, hacemos entrega de una propuesta jurídica, técnica, financiera y económica, de acuerdo a lo solicitado en los Términos de Referencia. Así mismo en mi calidad de proponente declaro que: En consecuencia, hago entrega de una propuesta jurídica, técnica, financiera y económica, de acuerdo a lo solicitado en los Términos de Referencia. Así mismo, en el evento de resultar favorecido con la adjudicación me comprometo a notificarme, perfeccionar las condiciones de la negociación y ejecutar el objeto de la misma de acuerdo con los documentos que hacen parte del proceso de selección, los precios de esta oferta y las demás estipulaciones de la misma, en las condiciones aceptadas por PLAN. Así mismo en mi calidad de proponente declaro que:
Expediente Contractual. La custodia del expediente contractual estará a cargo de la Subdirección administrativa y financiera, la cual alimentará el expediente de conformidad con las actuaciones desarrolladas en la actividad contractual. Una vez suscrito el contrato, el supervisor del contrato será responsable de mantener actualizado el expediente contractual y solicitar que se publique en plazo establecido en la ley en el portal de contratación SECOP, para lo cual deberá remitir de manera ordenada y foliada las actuaciones desarrolladas al área de apoyo jurídico y contractual.
Expediente Contractual. 2.2.4.1. INSUMO TECNICO Y ESTUDIOS PREVIOS Los formatos de Estudios Previos, Insumos Técnicos y Solicitud de Adquisición se encuentran publicados en el aplicativo SIGEPRE y son revisados y actualizados en caso de requerirse de acuerdo a la normatividad vigente y a las necesidades del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República . Al Estudio xx Xxxxxxx se debe adjuntar con la solicitud de contratación, los soportes de las invitaciones a cotizar que la dependencia solicitante haya remitido para efectos de establecer el presupuesto oficial del proceso de selección. MANUAL DE CONTRATACIÓN Proceso asociado Código Versión Adquisición de Bienes y Servicios M-BS-01 19 Para la realización de los estudios xx xxxxxxx el Área de Contratos con el fin de unificar y establecer las condiciones mínimas que deben tener las cotizaciones de los bienes, obras y servicios que se requieren ha estandarizado una FICHA TÉCNICA que podrá ser utilizada por los usuarios, la cual, en caso de usarse, debe ser diligenciada por los diferentes usuarios para la cotización de los bienes, obras y servicios. Es preciso indicar que la ficha debe ser elaborada conforme las necesidades y especificaciones de cada contratación y no necesariamente todas sus descripciones aplican de manera uniforme. La dependencia usuaria en la realización del estudio xx xxxxxxx , debe solicitar como mínimo tres (3) pre cotizaciones que no generen obligaciones para la entidad, las cuales deberán contener los requerimientos técnicos mínimos del objeto a contratar, ser solicitadas en igualdad de condiciones para todos los posibles cotizantes de manera clara y puntual. El presupuesto oficial deberá establecerse con fundamento en el estudio xx xxxxxxx o cualquier otro método que permita obtener un precio xxx xxxxxxx, y por tanto, es deber de los usuarios remitir la solicitud al mayor número de proveedores del bien, servicio u obra a contratar. En el evento en que no sea posible establecer el presupuesto oficial con base en el promedio de las cotizaciones, la Entidad podrá acudir a otras formas para estimarlo, como el uso de promedios históricos o de otras fórmulas matemáticas que se utilicen para el efecto. En caso de que no se logre por parte de la dependencia solicitante obtener como mínimo tres (3) pre cotizaciones, en razón a que los posibles proveedores no remitieron cotización, se deberán adjuntar las CONSTANCIAS con las cuales se evidencie que se gestionaron las solicitudes, y la constancia expres...
Expediente Contractual. 6.8.1.1. Expedientes Contratos SECOP I
Expediente Contractual. Acta de audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del concurso de méritos y publicación en el SECOP. Resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta firmada y publicada en SECOP. Resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta. Documentos publicados en SECOP II Contrato suscrito por las partes a través de la plataforma SECOP II. Contratos electrónicos que son aprobados/aceptados por las partes a través de la plataforma y publicados a través de la misma. El SECOP II genera un expediente electrónico siempre que una Entidad Estatal crea un Proceso de Contratación Ordenador del Gasto, Comité evaluador Profesional designado para la sustanciación. Profesional designado para la sustanciación del proceso Ordenador del gasto o delegatario de la ordenación Profesional designado para la sustanciación del proceso. Contratista y ordenador del gasto o delegatario de la ordenación.
Expediente Contractual. Borrador del estudio previo con los soportes Físicamente radicado Análisis del sector Ajustes EP Estudios previos corregidos con los soportes Acto administrativo de justificación de contratación directa Contrato suscrito por las partes a través de la plataforma SECOP II. Contratos electrónicos que son aprobados/aceptados por las partes a través de la plataforma y publicados a través de la misma. El SECOP II genera un expediente electrónico siempre que una Entidad Estatal crea un Proceso de Contratación Secretaría del ordenador del gasto Secretaría general. Profesional asignado por el ordenador del gasto o delegatario de la ordenación Profesional asignado por el ordenador del gasto o delegatario de la ordenación Profesional asignado por el ordenador del gasto o delegatario de la ordenación Contratista y ordenador del gasto o delegatario de la ordenación.
Expediente Contractual. El Expediente contractual es aquel contentivo de toda la documentación relativa a la etapa precontractual, contractual y post contractual de un contrato o convenio suscrito por el Departamento, el cual se encuentra bajo la custodia del Departamento Administrativo de Contratación, conforme a la Ley 594 de 14 de julio de 2000 – Ley General de Archivo, y demás normas que la modifiquen, complementen o sustituyan. Los expedientes de contratos y/o convenios que sean celebrados en virtud de delegación existente en Dependencia diferente al Departamento Administrativo de Contratación estarán bajo custodia de la mencionada dependencia, conforme a la Ley 594 de 14 de julio de 2000 – Ley General de Archivo, y demás normas que modifiquen, complementen o sustituyan. La confirmación del expediente contractual, durante las diferentes etapas contractuales, estará a cargo de las dependencias que requieren la necesidad, quienes se encargaran de aplicar las reglas establecidas en la ley general de archivos. En virtud de lo establecido en el articulo 2.8.2.5.3 del Decreto 1080 de 2015,”Responsabilidad de la gestión documental. La gestión de documentos esta asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y a desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas; aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx, y las respectivas entidades públicas” En consonancia con lo mencionado se debe cumplir con los requisitos exigidos por la normatividad vigente en tema contractual tanto para aquellos procesos contractuales publicados en SECOP I y con todos los lineamientos, requeridos y procedimientos establecidos para la utilización de la plataforma SECOP II. Los documentos originados con ocasión de la actividad se incluirán en carpetas, estarán debidamente foliados de acuerdo a la normatividad vigente y directrices impartidas por la Dirección del Departamento Administrativo de Contratación y la Secretaria General, para cada modalidad de selección. Las carpetas de expedientes contractuales contendrán entre otros los documentos previos, proyecto xx xxxxxx de condiciones, pliego de condiciones, adendas, actas de audiencias, listados de asistencia, observaciones y documentos de respuesta, actos administrativos, pólizas, oficios, documentos modific...