Expediente Contractual. Los documentos originados con ocasión a los procesos contractuales se incluirán en los repositorios existentes y aprobados en la política de gestión documental de la AGENCIA NACIONAL DIGITAL – AND y deberán adoptarse los formatos dispuestos por la Entidad para tal fin.
Expediente Contractual. Los documentos originados con ocasión de la actividad contractual se incluirán en carpetas, estarán debidamente foliados de acuerdo con el orden establecido en las listas de chequeo que socialice la Dirección Jurídica para cada modalidad de selección. Las carpetas de expedientes contractuales contendrán los documentos previos, proyecto xx xxxxxx de condiciones, pliego de condiciones, adendas, constancias de publicación en el Portal Único de Contratación (SECOP), actas de audiencias, listados de asistencia, observaciones y documentos de respuesta, actos administrativos, contrato, pólizas, oficios, documentos modificatorios, actas de inicio, suspensiones, la relación de contratación derivada, copia de los contratos derivados, documentos de correspondencia entre contratante y contratista, las actas de liquidación de los mismos, e informes de ejecución que el contratista haya presentado, los informes de interventoría o supervisión, así como todos los documentos soporte de la ejecución contractual, actos administrativos de imposición de sanciones, sus respectivas constancias de ejecutoria y oficios derivados de esta actividad. Esta carpeta debe encontrarse bajo custodia de la Dirección Jurídica de la Asociación Aeropuerto del Café a disposición de quien llegaré a requerirla para efectos de adelantar cualquier trámite contractual y post-contractual, de control interno o interno disciplinario y/o para los entes de control
Expediente Contractual. El expediente contractual, consistirá en una carpeta electrónica cargada en la plataforma transaccional SECOP II, conformada entre otros, por los siguientes documentos:
1. Documentos de la etapa precontractual (estudios previos, hoja de vida del contratista, si es persona natural, junto con los soportes académicos y laborales, etc).
2. Documentos de la etapa contractual (Contrato, garantías, acta de inicio, documentos de modificaciones contractuales, informes, pagos, etc).
Expediente Contractual. Acta de audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del concurso de méritos y publicación en el SECOP. Resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta firmada y publicada en SECOP. Resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta. Documentos publicados en SECOP II Contrato suscrito por las partes a través de la plataforma SECOP II. Contratos electrónicos que son aprobados/aceptados por las partes a través de la plataforma y publicados a través de la misma. El SECOP II genera un expediente electrónico siempre que una Entidad Estatal crea un Proceso de Contratación Ordenador del Gasto, Comité evaluador Profesional designado para la sustanciación. Profesional designado para la sustanciación del proceso Ordenador del gasto o delegatario de la ordenación Profesional designado para la sustanciación del proceso. Contratista y ordenador del gasto o delegatario de la ordenación.
Expediente Contractual. Borrador del estudio previo con los soportes Físicamente radicado Análisis del sector Ajustes EP Estudios previos corregidos con los soportes Acto administrativo de justificación de contratación directa Contrato suscrito por las partes a través de la plataforma SECOP II. Contratos electrónicos que son aprobados/aceptados por las partes a través de la plataforma y publicados a través de la misma. El SECOP II genera un expediente electrónico siempre que una Entidad Estatal crea un Proceso de Contratación Secretaría del ordenador del gasto Secretaría general. Profesional asignado por el ordenador del gasto o delegatario de la ordenación Profesional asignado por el ordenador del gasto o delegatario de la ordenación Profesional asignado por el ordenador del gasto o delegatario de la ordenación Contratista y ordenador del gasto o delegatario de la ordenación.
Expediente Contractual. Remitir expediente de la contratación a la Contraloría. Remite el expediente completo de la contratación, incluido el contrato o contratos suscritos, los
Expediente Contractual. La custodia del expediente contractual estará a cargo de la Oficina Asesora Jurídica del Instituto, la cual alimentará el expediente de conformidad con las actuaciones desarrolladas en la actividad contractual. Cada dependencia del Instituto será responsable del envío de toda la documentación relacionada con la etapa de planeación del proceso, so pena de rechazo.
Expediente Contractual. La custodia del expediente contractual estará a cargo de la Subdirección administrativa y financiera, la cual alimentará el expediente de conformidad con las actuaciones desarrolladas en la actividad contractual. Una vez suscrito el contrato, el supervisor del contrato será responsable de mantener actualizado el expediente contractual y solicitar que se publique en plazo establecido en la ley en el portal de contratación SECOP, para lo cual deberá remitir de manera ordenada y foliada las actuaciones desarrolladas al área de apoyo jurídico y contractual.
Expediente Contractual. Los documentos originados con ocasión de la actividad contractual se incluirán en carpetas, estarán debidamente foliados de acuerdo con el orden establecido en las listas de chequeo. Los Expedientes Contractuales reposarán en la Oficina de Contratación 4 años, quienes tendrán la custodia de estos; luego enviada al grupo de archivo a disposición de quién llegare a requerirla, para efectos de adelantar cualquier trámite contractual y post-contractual, de control interno, o interno disciplinario, y/o para los entes de control.
Expediente Contractual. 2.2.4.1. INSUMO TECNICO Y ESTUDIOS PREVIOS Los formatos de Estudios Previos, Insumos Técnicos y Solicitud de Adquisición se encuentran publicados en el aplicativo SIGEPRE y son revisados y actualizados en caso de requerirse de acuerdo a la normatividad vigente y a las necesidades del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República . Al Estudio xx Xxxxxxx se debe adjuntar con la solicitud de contratación, los soportes de las invitaciones a cotizar que la dependencia solicitante haya remitido para efectos de establecer el presupuesto oficial del proceso de selección. MANUAL DE CONTRATACIÓN Proceso asociado Código Versión Adquisición de Bienes y Servicios M-BS-01 19 Para la realización de los estudios xx xxxxxxx el Área de Contratos con el fin de unificar y establecer las condiciones mínimas que deben tener las cotizaciones de los bienes, obras y servicios que se requieren ha estandarizado una FICHA TÉCNICA que podrá ser utilizada por los usuarios, la cual, en caso de usarse, debe ser diligenciada por los diferentes usuarios para la cotización de los bienes, obras y servicios. Es preciso indicar que la ficha debe ser elaborada conforme las necesidades y especificaciones de cada contratación y no necesariamente todas sus descripciones aplican de manera uniforme. La dependencia usuaria en la realización del estudio xx xxxxxxx , debe solicitar como mínimo tres (3) pre cotizaciones que no generen obligaciones para la entidad, las cuales deberán contener los requerimientos técnicos mínimos del objeto a contratar, ser solicitadas en igualdad de condiciones para todos los posibles cotizantes de manera clara y puntual. El presupuesto oficial deberá establecerse con fundamento en el estudio xx xxxxxxx o cualquier otro método que permita obtener un precio xxx xxxxxxx, y por tanto, es deber de los usuarios remitir la solicitud al mayor número de proveedores del bien, servicio u obra a contratar. En el evento en que no sea posible establecer el presupuesto oficial con base en el promedio de las cotizaciones, la Entidad podrá acudir a otras formas para estimarlo, como el uso de promedios históricos o de otras fórmulas matemáticas que se utilicen para el efecto. En caso de que no se logre por parte de la dependencia solicitante obtener como mínimo tres (3) pre cotizaciones, en razón a que los posibles proveedores no remitieron cotización, se deberán adjuntar las CONSTANCIAS con las cuales se evidencie que se gestionaron las solicitudes, y la constancia expres...